![копия верна](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/645a8ccbce4ed.jpg)
Как заверить
Иногда оригиналы теряются во время переездов или при частой смене работы. На их поиски необходимо время. Но проблема решается копией с подписями и штампами. Заверенные дубликаты документов необходимы в разных жизненных ситуациях: от трудоустройства на новое место работы до вступления в наследство.
Однако документ получает юридическую силу только при правильном оформлении. Важно, чтобы на листе стояла подпись специалиста или уполномоченного сотрудника, а также печать или штамп «Копия верна».
Например, сотрудник запрашивает сведения, которые организации по внутреннему распорядку или нормативным актам не вправе выдать в оригинальном виде. Тогда уполномоченный сотрудник делает копию приказа о приеме на работу, трудовой книжки, приказа об увольнении или другого документа, заверяет по правилам и передает работнику лично в руки.
Если вы как наемный сотрудник хотите получить дубликаты бумаг для передачи в налоговую службу, социальный фонд, инспекцию труда или в любую другую организацию, обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию с письменным запросом.
Дубликаты документов, копия паспорта потребуются и при оформлении ипотечного кредита. Обычно банк просит предоставить дубликат трудовой книжки, справок, подтверждающих доход, ИНН, СНИЛС и других бумаг.
Хотите оформить ипотеку, но голова идет кругом от разных условий, документов, процентных ставок? Совкомбанк предоставляет кредит на максимально выгодных условиях. Ипотечные программы помогут купить квартиру мечты людям с разными запросами и материальными возможностями. Простая система оформления документов и широкие возможности позволят сделать мечту ближе.
Индивидуальный предприниматель
Бизнесмен со статусом индивидуального предпринимателя обязан удовлетворять запросы налоговой инспекции, любых надзорных органов и передавать дубликаты важных документов, в том числе сведений о деятельности и отчеты.
В этом случае нужно знать, как правильно заверить документы и вовремя передать их в бухгалтерию, которая обслуживает организацию, у нотариуса, либо в специализированной компании.
Аналогичным образом следует поступить и с документацией, необходимой для участия в тендерных закупках по Федеральным законам №44-ФЗ и №223-ФЗ. Если индивидуальный предприниматель или его представитель стали истцом или ответчиком в суде, документы для процесса тоже нужно будет официально заверить.
Что должно быть на копиях:
![копия](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/64dceb3ed8035.jpg)
![подпись](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/64dceb6742bd1.jpg)
Документооборот — это сложный процесс, требующий внимания и профессионального подхода. Не каждый индивидуальный предприниматель готов нанимать бухгалтера или тратить большую сумму на сотрудничество со специальной фирмой.
Достаточно воспользоваться услугой Совкомбанка, с которой можно просто и быстро подготовить пакет документов для Федеральной налоговой службы и оформить их по действующим правилам.
Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.
Юридическое лицо
Крупным организациям или корпорациям требуется меньше времени на заверение копий. Обычно этим занимаются внутренняя бухгалтерия и юридический отдел. Для подтверждения подлинности большого объема бумаг сотрудникам требуется специальная печать с надписями «Копия верна»/ «Верно»/ «Копия»/ «Истина».
Что должно быть на дубликатах.
![подпись](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/64dcec5e3f07f.jpg)
![подпись](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/64dcecdb08081.jpg)
Документ из нескольких страниц
Заверяется по той же схеме, как и одностраничный. Сложности могут возникнуть, если листы не прошиты — тогда придется запрашивать штампы и подписи на каждой странице. С прошитой документацией проще, поскольку будет достаточно пронумеровать листы, указать общее число и подтвердить подлинность на месте сшивки.
![заверить документ](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/645a8d1ce6882.jpg)
![подпись](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/64dcec8560a7a.jpg)
Важный нюанс — это срок действия заверенных копий: не более 30 дней. Нормативные акты не регулируют этот нюанс напрямую, однако на практике финансовые, надзорные и другие организации не принимают дубликаты документов через месяц с даты создания.
Стоит учесть, что банк или микрофинансовая компания могут потребовать бумаги, срок действия которых 2-14 дней.
Законодательная база
Чтобы заверить копии документов по новым правилам, достаточно обратиться действующему законодательству. Специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, в которых четко прописаны требования.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» в редакции от 2018 года,
- Указ Президиума Верховного Совета СССР №9779-Х от 08.04.83 в редакции от 2003 года,
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
- Налоговый кодекс РФ,
- Гражданский кодекс РФ,
- Арбитражный процессуальный кодекс РФ.
Кто должен заверять
Существует убеждение, что всю юридическую работу с документацией выполняет нотариус. На деле все иначе — к этому специалисту следует идти лишь в некоторых случаях, о которых расскажем ниже.
Краткий список документов, которые заверяет нотариус:
- паспорт физического лица,
- свидетельство о собственности,
- доверенность сделки за границе,
- свидетельство о праве на наследство,
- измененные учредительные документы компаний.
Подтвердить подлинность других документов могут руководитель организации, менеджер, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела, любой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора с подтвержденным правом на такие действия.
Обязательные знаки на документах
Отметки, свидетельствующие о подлинности копии, разные для индивидуальных предпринимателей, физических и юридических лиц. Отличаются и общие требования к дубликатам документов.
Физлицо может заверить документацию только у нотариуса или в бухгалтерии организации, сотрудником которой человек является. Если невозможно подтвердить подлинность дубликатов, тогда следует запрашивать оригиналы.
Юридическое лицо вправе выбирать, кем могут быть заверены бумаги. Первый, кто может проставить подписи и штампы — это руководитель компании. Важно, чтобы ФИО и должность директора фигурировали в графе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» в выписке из ЕГРЮЛ.
Другие уполномоченные лица — главный бухгалтер, сотрудник отдела кадров, другой работник компании. Их назначение должно быть подтверждено приказами. Заверить документацию может и стороннее физическое лицо по нотариальной доверенности.
Индивидуальный предприниматель заверяет документы лично, с помощью нанятого бухгалтера или у нотариуса. Необходимо, чтобы печать на дубликатах была с номером ОГРНИП. Если печати нет или печать без номера, то бизнесмену нужно предоставлять оригиналы документов или копии с подписью нотариуса.
Электронный документ и фотокопия
Фотокопию может заверить только человек, который подготовил ее и внимательно сравнил с оригиналом. Если знаки и штампы проставит другое лицо, документ теряет юридическую силу.
![заверенная копия](https://cdn.s3torage.ru/journal-sovcombank/blog-article/0/645a8d5bb7c90.jpg)
Копию электронного документа надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которую вправе поставить сотрудник нотариальной конторы. Для этого достаточно лично передать нотариусу бумаги, файлы и показать свой паспорт для подтверждения личности.
Как избежать ошибок
Ошибки и опечатки в копиях документов — частое явление. Поэтому следует тщательно сверять оригиналы с дубликатами, не вносить свежие данные после заверения и не наносить посторонние отметки на копии.
Чтобы ничего не упустить, проверяйте заверенные копии на соответствие требованиям, прописанным в нормативных актах. Помните, что даже лишняя черточка или точка способны лишить бумаги юридической силы.