Баннер
Умный потребитель

Подпись и печать: как правильно заверить копию документа

Александра Мельник
/ 10 мая 2023 08:10
10 мин.
Текст изменился / 18 сентября 2023

Некоторые организации вместо оригиналов документов запрашивают официальные копии, заверенные по действующему законодательству. Рассказываем, как без ошибок заверить дубликаты и чем нужно руководствоваться.

копия верна
Документы нужно заверять по определенным правилам

Как заверить

Иногда оригиналы теряются во время переездов или при частой смене работы. На их поиски необходимо время. Но проблема решается копией с подписями и штампами. Заверенные дубликаты документов необходимы в разных жизненных ситуациях: от трудоустройства на новое место работы до вступления в наследство.

Однако документ получает юридическую силу только при правильном оформлении. Важно, чтобы на листе стояла подпись специалиста или уполномоченного сотрудника, а также печать или штамп «Копия верна». 

Например, сотрудник запрашивает сведения, которые организации по внутреннему распорядку или нормативным актам не вправе выдать в оригинальном виде. Тогда уполномоченный сотрудник делает копию приказа о приеме на работу, трудовой книжки, приказа об увольнении или другого документа, заверяет по правилам и передает работнику лично в руки. 

Если вы как наемный сотрудник хотите получить дубликаты бумаг для передачи в налоговую службу, социальный фонд, инспекцию труда или в любую другую организацию, обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию с письменным запросом. 

Дубликаты документов, копия паспорта потребуются и при оформлении ипотечного кредита. Обычно банк просит предоставить дубликат трудовой книжки, справок, подтверждающих доход, ИНН, СНИЛС и других бумаг. 

Хотите оформить ипотеку, но голова идет кругом от разных условий, документов, процентных ставок? Совкомбанк предоставляет кредит на максимально выгодных условиях. Ипотечные программы помогут купить квартиру мечты людям с разными запросами и материальными возможностями. Простая система оформления документов и широкие возможности позволят сделать мечту ближе.

Оформить ипотеку

Индивидуальный предприниматель

Бизнесмен со статусом индивидуального предпринимателя обязан удовлетворять запросы налоговой инспекции, любых надзорных органов и передавать дубликаты важных документов, в том числе сведений о деятельности и отчеты. 

В этом случае нужно знать, как правильно заверить документы и вовремя передать их в бухгалтерию, которая обслуживает организацию, у нотариуса, либо в специализированной компании. 

Аналогичным образом следует поступить и с документацией, необходимой для участия в тендерных закупках по Федеральным законам №44-ФЗ и №223-ФЗ. Если индивидуальный предприниматель или его представитель стали истцом или ответчиком в суде, документы для процесса тоже нужно будет официально заверить. 

Что должно быть на копиях:

копия
Проверьте, чтобы на копии было проставлено все верно
подпись
Без этого документ будет недействительным

Документооборот — это сложный процесс, требующий внимания и профессионального подхода. Не каждый индивидуальный предприниматель готов нанимать бухгалтера или тратить большую сумму на сотрудничество со специальной фирмой. 

Достаточно воспользоваться услугой Совкомбанка, с которой можно просто и быстро подготовить пакет документов для Федеральной налоговой службы и оформить их по действующим правилам. 

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Юридическое лицо

Крупным организациям или корпорациям требуется меньше времени на заверение копий. Обычно этим занимаются внутренняя бухгалтерия и юридический отдел. Для подтверждения подлинности большого объема бумаг сотрудникам требуется специальная печать с надписями «Копия верна»/ «Верно»/ «Копия»/ «Истина».

Что должно быть на дубликатах.

подпись
Необходимые пункты в документах
подпись
Проверьте, чтобы обязательно стояла печать

Документ из нескольких страниц

Заверяется по той же схеме, как и одностраничный. Сложности могут возникнуть, если листы не прошиты — тогда придется запрашивать штампы и подписи на каждой странице. С прошитой документацией проще, поскольку будет достаточно пронумеровать листы, указать общее число и подтвердить подлинность на месте сшивки. 

заверить документ
Многостраничный документ следует прошить
подпись
Проверьте, чтобы обязательно стояла печать

Важный нюанс — это срок действия заверенных копий: не более 30 дней. Нормативные акты не регулируют этот нюанс напрямую, однако на практике финансовые, надзорные и другие организации не принимают дубликаты документов через месяц с даты создания. 

Стоит учесть, что банк или микрофинансовая компания могут потребовать бумаги, срок действия которых 2-14 дней. 

Законодательная база

Чтобы заверить копии документов по новым правилам, достаточно обратиться действующему законодательству. Специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, в которых четко прописаны требования. 

  1. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт» в редакции от 2018 года,
  2. Указ Президиума Верховного Совета СССР №9779-Х от 08.04.83 в редакции от 2003 года
  3. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»
  4. Налоговый кодекс РФ,
  5. Гражданский кодекс РФ, 
  6. Арбитражный процессуальный кодекс РФ.

Кто должен заверять

Существует убеждение, что всю юридическую работу с документацией выполняет нотариус. На деле все иначе — к этому специалисту следует идти лишь в некоторых случаях, о которых расскажем ниже. 

Краткий список документов, которые заверяет нотариус:

  • паспорт физического лица,
  • свидетельство о собственности,
  • доверенность сделки за границе, 
  • свидетельство о праве на наследство,
  • измененные учредительные документы компаний.

Подтвердить подлинность других документов могут руководитель организации, менеджер, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела, любой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора с подтвержденным правом на такие действия.

Факт дня
Самая мелкая русская монета выпущена в 1700 году. Она была медной и равнялась 1/3 копейки. Спустя год выпуск был прекращен из-за невыгодности.

Обязательные знаки на документах

Отметки, свидетельствующие о подлинности копии, разные для индивидуальных предпринимателей, физических и юридических лиц. Отличаются и общие требования к дубликатам документов. 

Физлицо может заверить документацию только у нотариуса или в бухгалтерии организации, сотрудником которой человек является. Если невозможно подтвердить подлинность дубликатов, тогда следует запрашивать оригиналы. 

Юридическое лицо вправе выбирать, кем могут быть заверены бумаги. Первый, кто может проставить подписи и штампы — это руководитель компании. Важно, чтобы ФИО и должность директора фигурировали в графе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» в выписке из ЕГРЮЛ.

Другие уполномоченные лица — главный бухгалтер, сотрудник отдела кадров, другой работник компании. Их назначение должно быть подтверждено приказами. Заверить документацию может и стороннее физическое лицо по нотариальной доверенности. 

Индивидуальный предприниматель заверяет документы лично, с помощью нанятого бухгалтера или у нотариуса. Необходимо, чтобы печать на дубликатах была с номером ОГРНИП. Если печати нет или печать без номера, то бизнесмену нужно предоставлять оригиналы документов или копии с подписью нотариуса. 

Электронный документ и фотокопия

Фотокопию может заверить только человек, который подготовил ее и внимательно сравнил с оригиналом. Если знаки и штампы проставит другое лицо, документ теряет юридическую силу.

заверенная копия
Электронный документ заверяется УКЭП

Копию электронного документа надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которую вправе поставить сотрудник нотариальной конторы. Для этого достаточно лично передать нотариусу бумаги, файлы и показать свой паспорт для подтверждения личности. 

Как избежать ошибок

Ошибки и опечатки в копиях документов — частое явление. Поэтому следует тщательно сверять оригиналы с дубликатами, не вносить свежие данные после заверения и не наносить посторонние отметки на копии. 

Чтобы ничего не упустить, проверяйте заверенные копии на соответствие требованиям, прописанным в нормативных актах. Помните, что даже лишняя черточка или точка способны лишить бумаги юридической силы. 

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
Александра Мельник
Александра Мельник
Сохранить деньги — мудрость, умело расходовать — искусство. С легкостью рассказываю о финансовой стороне жизни.
Баннер