С чего начать
К счастью, на нашем блоге есть множество гайдов и советов, как поменять паспорт и другие документы. Это значительно упрощает бюрократическое приключение.
Но одно дело — теория, а другое — практика. Я живу в Казани, проверила эти инструкции на деле, и практически все они совпадают с реальностью. Расскажу, что оказалось самым сложным, и что меня удивило.
Сделать новое фото
Первое, что нужно сделать, — фотографию для паспорта. Почему-то в инструкциях об этом редко говорят, хотя начинать стоит именно с фото, потому что оно пригодится уже при подаче заявления, даже цифрового.
Снимок нужен для анкеты заявителя, бумажной или электронной в случае использования Госуслуг. Прикрепить какую угодно фотографию, а потом сделать другую для нового паспорта не получится. У изображения есть строгие требования. К тому же оно должно совпадать с тем, что будет в документе.
Поэтому моя первая попытка подать заявление на Госуслугах провалилась. Пришлось сначала искать студию снимков на паспорт.
Небольшой лайфхак: не стоит сразу соглашаться на предложение сделать набор фото для паспорта РФ и заграничного. Да, вместе это стоит дешевле. Но для загранника нового образца вас сфотографируют сразу в ведомстве — заранее делать ничего не нужно. Если вы знаете, что будете оформлять загранпаспорт на 10 лет, вам нужно только одно фото на российский документ.
За новый снимок я заплатила 1200 рублей. В услугу входили подбор лучшего кадра, ретушь и два вида фото, бумажное и цифровое в двух вариантах (3×4 и общий план).
Если фотосалон далеко, либо уверены в своих силах, можете попробовать сделать фотографию на документы в домашних условиях.
Определиться со списком документов
В соцсетях мне часто попадались видеоролики, где «эксперты» рассказывали, какие документы нужно менять. Помимо стандартного набора они перечисляли диплом об окончании университета и школы, а также различные свидетельства о владении имуществом.
Сразу назревал вопрос: «Может, заодно и школу заново окончить?»
Видимо, авторы роликов хотели, чтобы их видео так завирусилось. На самом же деле такая дезинформация может только запутать.
Что действительно нужно менять:
- паспорт (российский и заграничный);
- полис ОМС;
- военный билет (если есть);
- водительские права и СТС.
СНИЛС и ИНН относят к необязательным документам. Хотите — меняйте, хотите — нет. Что это значит?
Номера присваиваются человеку на всю жизнь и не зависят от ФИО. Поэтому можно все оставить как есть. Но чтобы избежать возможной путаницы при начислении пенсии или уплате налогов, лучше обновить информацию. Номера останутся те же, но вам оформят новые свидетельства на актуальную фамилию.
Также не забудьте о трудовой книжке. Тут тот же принцип: документ не меняют — туда вносят дополнительную информацию о смене данных.
На этом все. Как видите, школьные аттестаты и прочие свидетельства в этот перечень не входят.
Паспорт
На замену документа есть всего 30 дней (иначе — штраф), поэтому начинать нужно с него. Проще всего заменить паспорт через сайт Госуслуг. Можно также обратиться в МФЦ или напрямую в подразделения МВД по вопросам миграции. Но я предпочла дистанционный вариант, чтобы не зависеть от графика работы ведомств.
Нужно заполнить небольшую анкету — на это ушло минут 20. Через два дня пришло уведомление, что мое заявление приняли. Нужно было оплатить пошлину 300 рублей и прийти в отделение МВД (его вы выбираете сами во время заполнения анкеты) в назначенный день и время.
Если не прийти, обработку заявления прекратят, и все придется делать заново.
С собой нужно взять старый паспорт, фотографии и документ, на основании которого вы меняете ФИО. В моем случае — свидетельство о браке.
В МВД я заполнила еще одно небольшое заявление, где указала новую фамилию, а затем отдала фотографии, свидетельство и старый паспорт. Сотрудница ведомства сказала, что новый будет готов ровно через неделю, прийти за ним можно в часы работы кабинета.
На мое удивление справку о сдаче паспорта и временный документ ведомство не выдавало. Мне сказали, что в этот период можно пользоваться водительскими правами или загранпаспортом — они точно так же подтверждают личность.
Везде пишут, что изготовление занимает 5 рабочих дней. Это так, но еще нужно учитывать два выходных, а также дни, за которые рассматривают заявление. Поэтому с момента заполнения анкеты до получения прошло 10 дней.
В указанный день я получила паспорт. Прежде чем радостно идти домой, нужно проверить все данные. Например, в 14 лет мне оформили документ с опечаткой в фамилии и пришлось его менять. На страничке с ранее выданными паспортами отсутствовала запись о заграннике, хотя в старом она была. Я уточнила этот момент, и мне сказали, что это необязательная информация. Главное — чтобы были серия и номер прежнего документа.
Новый паспорт я решила дополнить красивой обложкой (старой было уже 7 лет, и она износилась). В магазинах есть варианты на любой вкус и цвет: с яркими принтами или с классической надписью «Паспорт». Мне хотелось чего-то одновременно лаконичного, но симпатичного и нестандартного. Поэтому отправилась листать каталоги «Озона», «Яндекс Маркета» и «Ламоды» — крупнейших партнеров Халвы.
Я выбрала обложку приятного лавандового цвета из натуральной кожи. Да, она стоит чуть дороже обычных, но зато долго прослужит. Кешбэк за покупку стал приятным дополнением. С Халвой выгодно покупать даже такие мелочи, не говоря уже о крупных приобретениях.
СНИЛС и ИНН
Как я уже говорила, с этими документами ситуация двоякая.
Во многих гайдах предлагают оставить их как есть, так как номера СНИЛС и ИНН присваиваются человеку на всю жизнь. И это действительно так.
Но меня смущало расхождение в фамилиях. Поэтому я начала искать точную информацию.
Оба ведомства (СФР и ФНС) рекомендуют обновить СНИЛС и ИНН. Основная причина: ФИО должны совпадать с данными из паспорта. Но в обоих случаях номера остаются прежними, меняют только сами документы и актуализируют информацию в базе.
Обновить данные можно в МФЦ. Я по телефону записалась на прием в удобный день и время. С собой необходимо взять паспорт, карточку СНИЛС и ИНН. На всякий случай я взяла свидетельство о браке, но оно не пригодилось.
Все заняло около 30 минут. Сотрудница центра забрала старое свидетельство с ИНН, а вот прежний СНИЛС оставила и в дополнение выдала новый. По ее словам, можно носить с собой старую карточку, если вдруг срочно понадобится номер. Но в государственных учреждениях и везде, где просят оригиналы документов, необходимо предоставлять обновленный.
А вот ИНН я получила через неделю — на его переоформление требуется время.
Мне очень понравилась работа отделения МФЦ: это удобно, можно записаться заранее и не ждать в очередях. Сотрудники работают оперативно и знают свое дело.
Но меня расстроил внешний вид новых документов. По сути это просто бумага А4, распечатанная на принтере. На их подлинность указывают только печати и подписи. Я думала, что прежние варианты заменят на такие же, но, к сожалению, это не так. Теперь я лишний раз слежу, чтобы они не затерялись среди таких же белых листов А4.
Полис ОМС
Полис тоже нужно поменять, если личные данные (ЛД) изменились. Как и в случае паспорта, дается 30 дней.
Многие советуют менять полис через Госуслуги, но на самом деле там такого сервиса нет. Это можно сделать только в страховой компании, которая выдала этот документ. Единственное, что получится сделать в личном кабинете на портале — проверить номер полиса и найти название организации, куда нужно обратиться.
Мне повезло: ближайший офис страховой находится в пяти минутах от моего дома. Я зашла на официальный сайт компании и записалась на прием в соответствующем разделе. До этого момента все назначенные встречи проходили четко по времени. Но тут что-то пошло не так.
В отделении я увидела ожидающих людей и электронное устройство для получения талона. Приема по времени там не было, только в порядке живой очереди. К счастью, я ждала не больше 20 минут.
Сотрудница объяснила, что новый полис будет теперь только в электронном виде. Его можно узнать на портале Госуслуг или в приложении страховой компании. Прежний бумажный вариант остается у владельца, но по сути он больше не нужен.
Через неделю необходимо заказать выписку о замене полиса ОМС, но я постоянно об этом забываю, поэтому до сих пор и не получила ее.
Загранпаспорт
Замена загранника занимает больше всего времени. К счастью, тут нет четких сроков, поэтому можно не торопиться. Но я все же решила не откладывать и подала заявление сразу, как обновила все остальное.
При заполнении анкеты я столкнулась с большой трудностью: нужно внести информацию о своей деятельности (учебе и работе) за последние 10 лет.
Я получала первый загранник сразу после университета. И тогда заполнила заявление без труда, так как особой деятельности у меня на тот момент не было.
Но за 10 лет я сменила несколько работодателей. Названий и адресов юридических лиц я, конечно, не помнила.
Поиск по запросу вроде «фирма такая-то юридический адрес» ничего не давал. Я бы так и мучилась дальше, но муж подсказал скачать электронную трудовую книжку (ЭТК, она доступна на Госуслугах) и запросить выписку о пенсионных выплатах СФР — там будет наименование юрлица каждого вашего работодателя. По нему можно без труда найти юридический адрес компании.
Сложнее было вспомнить точную формулировку занимаемой должности, так как сведения в ЭТК начали вносить только с 2020 года, и предыдущих работодателей там нет.
Но в итоге все прошло удачно. Через день мне прислали уведомление об оплате пошлины (5 тысяч рублей) и приглашение на оформление заграничного паспорта. Отделение также можно выбрать при заполнении анкеты.
В назначенный день и время я пришла в указанный кабинет. Сотрудница проверила мой паспорт и забрала загранник — старый больше не нужен. Меня сфотографировали, отсканировали отпечатки указательных пальцев и показали, как будет выглядеть основная страница. Убедившись в правильности данных, я подписала бумаги. Мне показали, в каком окне нужно получать новый документ. Когда все будет готово, придет смс-сообщение.
Кому нужно сообщить
Нужно ли предупреждать кого-то о смене паспорта и ЛД? В основном этот вопрос касается банков, работодателя и других организаций, которые работают с персональной информацией.
Итак, вот что мне удалось выяснить.
Есть организации, которые требуют сообщать о новых ЛД. Например, банки обязывают клиентов держать их в курсе изменений. Если вы откроете договор банковского обслуживания, найдете подобный пункт. Так организация сможет «считывать» вас как клиента и предотвращать мошеннические схемы.
Что касается работодателей, тут не все так однозначно. Законодательство не требует от сотрудников предоставлять обновленные ЛД в отдел кадров. По закону, паспорт нужно показать только один раз — при трудоустройстве.
Правда, есть одно «но». Трудовой кодекс разрешает руководителям самим устанавливать правила хранения и использования личной информации работников. Разумеется, в рамках других законов и правовых актов, например, «О персональных данных».
Это значит, что в трудовой договор могут включить обязанность сообщать новые ЛД. Есть даже закон, который налагает штраф на работодателя за недостоверную информацию о сотрудниках в налоговую. Так ли это?
Я обратилась за комментарием к эксперту.
Да, действительно, организацию могут оштрафовать за предоставление неполных данных или неверной информации в полном объеме о застрахованных лицах (сотрудниках). Но это произойдет, если ошибку выявит сама налоговая в результате проверки.
Если сотрудник предоставил информацию не сразу, а спустя время, бухгалтер отправит в налоговую уточняющую информацию с корректировкой данных. Штрафа в таком случае не будет.
Актуализировать данные — также в интересах работника. На деле я не встречала каких-либо санкций по отношению к сотруднику, если он не сообщил работодателю новую фамилию. Обязательств на счет этого в Трудовом законодательстве и правда нет. Но это скорее будет неудобно самому сотруднику. И вот почему.
Предположим, человек не сообщил об изменениях в банк, на чью карту приходит зарплата, и в отдел кадров. Конфликта в данных между двумя организациями не будет и деньги будут исправно платить в полном объеме. Но, например, при выплате компенсаций за наступление страховых случаев или при оформлении налогового вычета велик риск получить отказ. И таких ситуаций много.
Из-за расхождения информации для организаций это будут уже два разных человека. Поэтому лучше предупредить работодателя, это упростит взаимодействие с различными государственными структурами.
Еще несколько неочевидных организаций, которые нужно предупредить:
- медицинские учреждения;
- страховые организации;
- оператор сотовой связи;
- управляющая организация или ТСЖ (они изменят фамилию в квитанции, а также обновят информацию о собственниках жилья и в домовой книге).
Я то и дело вспоминаю какую-нибудь организацию, куда я еще не сообщала данных. И, кажется, конца и края им нет. Но, думаю, что ничего страшного не будет, если они получат ЛД немного с опозданием.
Что еще нужно сделать
После смены паспорта гражданина РФ и СНИЛС, нужно обновить эти данные в личном кабинете на Госуслугах. Но тут велик шанс попасть в небольшую цифровую бюрократию:
- Внесите новые паспортные данные. Нажмите «Сохранить», и… ничего не произойдет. Причина: информация изменится только после проверки обновленного СНИЛС.
- Проверка СНИЛС занимает 14 дней. Пока они не пройдут, больше ничего делать не надо.
- Через две недели снова заходите в личный кабинет и нажмите «Обновить СНИЛС». Если все успешно, вы уже через пару минут получите уведомление.
- Теперь можно обновить и паспортные данные. Заполните соответствующие строки, сохраните, и все готово.
Нюанс: вносить информацию нужно вручную, так как она не подтягивается сама (за исключением СНИЛС). В приложении функции обновления данных нет, поэтому придется зайти в личный кабинет с компьютера.
В итоге поменять паспорт и все остальные документы — не так сложно. Как говорится, глаза боятся, а руки делают. Тем более портал Госуслуг значительно упрощает процессы. Единственное неудобство, с которым я столкнулась, — все государственные организации работают в будние дни. Поэтому пришлось несколько раз отпрашиваться с работы, чтобы подать заявления или получить документы.
