Благодарственное письмо: что это такое и как правильно написать
Это документ, в котором официально выражают признательность и уважение компании, сотруднику или частному лицу. Его можно оформить в рамку и повесить в кабинете, чтобы выделиться на фоне конкурентов и создать положительный имидж.
Как используют
Его психологический эффект трудно переоценить. Получатель письма чувствует, что его усилия и вклад были замечены и оценены по достоинству. Это повышает мотивацию, укрепляет лояльность и стимулирует к дальнейшему сотрудничеству.
Документ используют в разных ситуациях:
- похвалить сотрудников за хорошую работу или достижения;
- подчеркнуть успешное сотрудничество с деловыми партнерами;
- выразить признательность клиентам за доверие и лояльность;
- поблагодарить организаторов мероприятий за приглашение или качественное проведение;
- оценить труд наставников, учителей, руководителей.
Структура и оформление
Есть два варианта: официальный и неофициальный. Рассмотрим, как их правильно составить.
Официальный документ используют в деловой переписке, между организациями или сотрудниками, при награждении, вручении благодарностей, подведении итогов. Важно выдержать формальный тон и четкую структуру.
Если документ отправляют от лица организации, соблюдают ряд требований:
- оформление на фирменном бланке;
- шапка документа: название организации-отправителя, контактные данные;
- дата составления;
- данные получателя: наименование организации или ФИО физического лица;
- обращение: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемые коллеги!»;
- заголовок: «Благодарственное письмо»;
- текст с благодарностью;
- заключительная формула вежливости: «С уважением»;
- подпись руководителя организации с расшифровкой;
- печать организации (если есть).
Неофициальный — это более неформальный тон. Документ адресуют по имени, можно не придерживаться строгой формы. Его отправляют, например, любимому педагогу.
Можно позволить себе больше эмоций, простую живую речь, например «Спасибо Вам огромное!», «Было очень приятно поработать вместе!».
Как составить
Чек-лист поможет составить текст благодарственного письма правильно.
- Конкретность: укажите действия или качества, за которые благодарите.
- Лаконичность: оптимальный объем — одна страница.
- Персонализация: обращайтесь к получателю лично.
- Эмоциональность в меру: деловой стиль предполагает сдержанность, но искренность тоже важна.
- Грамотность: тщательно проверьте текст на отсутствие ошибок.
Примеры
Собрали несколько примеров, на которые можно ориентироваться. Замените текст в шаблоне благодарственного письма на собственный, если переживаете, что не справитесь.
Деловому партнеру
В официальной деловой переписке недопустимы шутки, смайлики и разговорные обороты. Используйте стандартные фразы: «Выражаем искреннюю благодарность…», «Примите слова признательности…», но не забывайте про конкретику, чтобы благодарность не выглядела проходной.
Сотрудничество с партнерами идет в гору и вы думаете о расширении бизнеса, но средств пока не хватает? Не упускайте момент, возьмите кредит в Совкомбанке. У нас найдете удобные варианты для любой ситуации.
Мечтаете о своем бизнесе? Совкомбанк дает до 50 млн рублей на старт или развитие.
Для вас гибкие условия: «Легкий кредит», «Овердрафт», «Кредитная линия» и другие решения. Быстрое одобрение — минимум формальностей. Льготные программы для ИП и ООО.
Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Бизнесу»/«Кредиты» на сайте банка sovcombank.ru
Благодарственное письмо сотруднику
Это документ с похвалой сотрудника — направляют человеку внутри организации, можно обратиться по имени и использовать более теплый тон, все еще оставаясь в формальных рамках.
Преподавателю
В неформальном документе можно рассказать о своих чувствах и эмоциях. В этом примере между адресатом и автором все еще сохраняется иерархия учитель — ученик, поэтому язык относительно формальный, но много искренних теплых эмоций.
Частые ошибки
Эти ошибки совершают чаще всего.
1. Отсутствие конкретики
Фраза «Спасибо за помощь» звучит обтекаемо. А вот «Спасибо за помощь в подготовке отчета к собранию — особенно за оперативность и точность расчетов» — уже конкретно и приятно. Чем яснее, за что благодарите, тем теплее и убедительнее письмо.
2. Сухой, формальный тон
Слишком деловой стиль может свести на нет саму идею благодарности. Даже в официальной переписке допустимо добавить немного тепла. Замените «Благодарим за сотрудничество» на «Благодарим за продуктивное сотрудничество и особенно ценим ваше внимание к деталям».
3. Избыточность и «вода»
Длинные письма с витиеватыми фразами читают тяжело. Благодарственное письмо должно быть лаконичным и емким. Лучше — коротко, по делу, с парой теплых фраз, чем полстраницы канцелярита.
4. Неуместный юмор или фамильярность
Переход на «ты», шуточки и разговорные обороты в деловой среде могут показаться неуважительными. Даже если отношения неформальные, в письме лучше соблюдать уважительный тон.
5. Игнорирование времени
Благодарность, отправленная через неделю после события, теряет свою силу. Лучше написать сразу — в течение одного-двух дней после повода.
Умение выразить благодарность в письменной форме — важный навык, которому стоит учиться, ведь это проявление вежливости, уважения и признательности формирует и поддерживает здоровые деловые и личные отношения.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Лучшие статьи у вас под рукой!
А еще интерактивы и мемы — просто подпишитесь на наши соцсети
Фильм «Шопоголик» могли бы снять про меня. Расскажу, как потратить деньги и не пожалеть об этом.
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
