Почему порядок в документах — это важно
Паспорт, ИНН, СНИЛС, медицинский полис. Загранпаспорт (два), аттестат о среднем образовании, диплом о высшем. Свидетельство о рождении (на всякий случай). И это далеко не все, есть еще документы на квартиру, дом, дачу, авто… Договоры с горгазом, энергосбытом и интернет-провайдером.
В каждом доме бумаг великое множество. И все очень важные. Но так ли это?
Нашим с мужем первым совместным жильем служила однушка на первом этаже в хрущевке в не самом благополучном районе. В доме были деревянные перекрытия, а за стеной кухни находилась лестница, тоже деревянная. Нам было хорошо слышно, когда по ней кто-то спускался или поднимался.
Как-то вечером заметили, что по лестнице вверх и вниз бегают особенно активно. Выглянули в подъезд, а там полным ходом идет эвакуация — в квартире на третьем этаже пожар.
Мы схватили самое ценное — клетку с хомяком, паспорта и ипотечный договор — и вышли на улицу. Следующие несколько часов сидели в машине и смотрели, как работают пожарные.
Все закончилось хорошо. Но после этого я поняла, что у нас в доме совершенно неправильный подход к хранению документов. В критической ситуации, когда из дома нужно выходить срочно, практически невозможно найти все важные бумаги. Это заставило меня пересмотреть систему хранения документов дома.
Пожар у соседей — не единственная ситуация, когда нужно быстро найти те или иные документы. Признаюсь, раньше меня приводила в панику мысль о том, что нужно разыскать договор с газовиками и квитанции, чтобы разобраться с неверными начислениями, или протокол приема у врача перед повторным визитом.
Сейчас я уверена, правильная организация документов дома — это спокойствие и возможность сэкономить время.
Итак, как организовать хранение документов дома? Сначала посмотрим на разные категории бумаг.
Какие документы бывают
Уже при выписке из роддома у ребенка, как правило, есть целых два документа: свидетельство о рождении и медицинский полис. Дальше их число только растет как снежный ком.
Разберемся, какие категории наверняка есть в каждом доме.
Личные
К ним относятся:
- свидетельство о рождении;
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- медицинский полис;
- свидетельство о браке и/или разводе;
- документы об образовании — аттестаты, дипломы;
- водительское удостоверение.
Это далеко не полный список, сюда также можно отнести загранпаспорт, военный билет, пенсионное удостоверение и так далее.
У детей младше 14 лет основной документ — свидетельство о рождении. Там нет поля для прописки, эту информацию содержит свидетельство о регистрации по месту жительства (форма №8).
Медицинский полис, СНИЛС, ИНН также оформляют в первые дни жизни малыша. Также ребенку можно завести загранпаспорт — держать его следует с другими личными бумагами.
Эти вещи нужно хранить всегда, а понадобиться они могут в любой момент. Поэтому аккуратно сложите их, например, в небольшую папку с файлами. Так они будут, с одной стороны, на виду, а с другой, защищены.
На каждого члена семьи — своя папка. Все вместе сложите в отдельный ящик или папку побольше.
На собственность
Например, договор купли-продажи, дарения, свидетельство о вступлении в наследство или о приватизации.
Свидетельства о праве собственности на недвижимость на гербовой бумаге, которые были в ходу лет десять назад, больше не выдают. Но своей силы они не потеряли. Поэтому, если вы оформили собственность до 2016 года, храните свидетельство с другими документами на недвижимость.
К этой же категории можно отнести другие документы — технический паспорт, брачный договор, если в нем оговаривается вопрос владения и распоряжения имуществом.
В целом документы о собственности нужно хранить весь период владения имуществом, а затем еще три года — таков срок исковой давности по сделкам, связанным с недвижимостью.
Однако в некоторых случаях он может составлять и 10, и 15 лет, поэтому лучше храните важные бумаги и после истечения трехлетнего срока, просто уберите их на дальнюю полку.
Медицинские
Результаты анализов и обследований, протоколы приема, медицинские заключения.
Медицинские документы необходимо хранить до обновления (получили свежий анализ крови — старый можно выкинуть) или при необходимости, чтобы отслеживать историю лечения.
Используйте прозрачные файлы с датировкой, чтобы быстро находить нужные бумаги.
Если вы периодически обращаетесь к разным врачам, заведите несколько папок по профилям специалистов. Например, в одной соберите все, что связано со стоматологией, в другой — с обследованиеми у ревматолога или флеболога.
Чеки и квитанции по крупным покупкам
Чеки от бытовой техники, гарантийные талоны, квитанции об оплате ремонта — такие документы следует хранить минимум два года. Таков стандартный срок гарантии по закону. Производитель или продавец могут дополнительно его увеличить.
Для хранения используйте папки-конверты или прозрачные файлы с разделителями, чтобы квитанции не терялись среди других бумаг.
Инструкции вложите в эту же папку или положите поближе к месту использования. Например, у нас в доме инструкции на духовку, посудомойку и планетарный миксер лежат на кухне на полке над духовкой, а на стиральную машину — в шкафу в ванной.
Когда вы освоите все функции нового пылесоса или отпаривателя, инструкцию можно выбросить. А если возникнут вопросы, руководство пользователя практически к любой технике легко найти в интернете.
Связанные с налогами и коммунальными платежами
Чеки на оплату коммунальных платежей нужно хранить минимум три года. Столько же — документы, связанные с кредитом, после его погашения.
Не хотите заводить еще одну папочку для очередного кредита? Используйте рассрочку по карте «Халва» — она беспроцентная, а все расчеты вы можете отследить в удобном мобильном приложении. Минус одна папка с чеками!
Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она, словно швейцарский нож, содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 17% с подпиской «Халва.Десятка». Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
Налоговые декларации и квитанции об оплате налогов обычно хранят пять лет. Обратите внимание, раньше налоговый кодекс обозначал срок, в течение которого налоговики могут запросить документы, — четыре года. Но теперь эта информация устарела.
Для платежек удобнее всего использовать папки с разделителем по годам. По мере того как добавляются новые бумаги, выкидывайте старые.
Как хранить
Основные личные документы, которые нужны часто — паспорт, медполис, СНИЛС, — держите в отдельной папке в шкафу или в ящике письменного стола. Лучше, если он закрывается на ключ — не столько от грабителей, сколько от случайной порчи или художеств маленьких детей.
Туда же можно убрать папку со счет-фактурами за квартиру, квитанциями за детсад и другими ежемесячными платежами.
Где хранить другие документы дома? Бумаги на квартиру, дачу, машину, брачный контракт, загранпаспорт надежнее всего держать в сейфе. Стоимость небольших домашних — от 2500 рублей.
Если на такие меры вы пока не готовы, уберите документы подальше, например на верхнюю полку шкафа. Не держите их на виду — открытый стеллаж не подойдет.
Папки и файлы
Как сложить документы, чтобы не было путаницы? Одно из самых простых решений — папки с файлами для каждой категории.
Лучше брать папку-регистратор из плотного картона с металлическими арками, которые держат файлы с документами.
Рекомендуем для удобства подписывать папки: например, «На квартиру», «Личные», «Налоги», «Квитанции», «Кредит» и так далее.
Маркировка цветом
Цветовая дифференциация папок облегчит поиск. Используйте цветные папки для разных категорий: бумаги на недвижимость сложите в желтую папку, медицинские — в зеленую, квитанции и чеки — в красную.
Ящики с разделителями
Если у вас много документов и нужно разместить их в одном месте, обратите внимание на коробки с разделителями.
В таком ящике можно разложить документы по категориям («Машина», «Квартира», «Дача»).
Электронные копии
Делюсь лайфхаком, как хранить документы дома в порядке. Чем реже их доставать — тем проще это делать. Ведь чаще всего достаточно электронных версий документов.
Отсканируйте самые важные и сложите электронные копии в папку на компьютере (закройте ее паролем), на внешнем жестком диске и на облачном сервисе.
Личные документы — паспорт, полис ОМС, СНИЛС, ИНН — есть в кабинете на портале госуслуг. В большинстве ведомств достаточно предъявить цифровую копию документа.
Периодически проводите ревизию документов. Выкидывайте старые чеки и квитанции об оплате. Если делать это раз в полгода-год, ваш архив всегда будет в порядке — не будут накапливаться лишние бумаги.
Как видите, грамотно хранить важные документы дома — несложно. Уделите время на создание системы, удобной для вас, и в важный момент все всегда будет под рукой.
