Финансовый учет для малого бизнеса: как вести учет расходов и доходов

• Основа финучета
• ОПУ
• ДДС
• Управленческий баланс
• Как вести финансовый учет в бизнесе
• Сервисы для управления деньгами

Основа финучета 

Финансовый учет для малого бизнеса держится на трех китах:

• ОПУ — отчет о прибылях и убытках;
• ДДС — отчет о движении денежных средств;
• управленческий баланс.

Поговорим о каждом подробнее.

ОПУ

• Для подсчета чистой прибыли

В нем отражены прибыль бизнеса и издержки на ведение предпринимательской деятельности: доходы, затраты, закупки у поставщиков, количество продаж. 

ОПУ формируют за разные временные отрезки: неделю, месяц, квартал и так далее. Документ помогает разобраться, получает ли бизнес стабильную прибыль или назревает кассовый разрыв. 

Так, сами по себе продажи не гарантируют, что бизнес приносит деньги. В кассе или на счету могут лежать деньги, но чьи они — покажет этот отчет.

ДДС

• Для контроля средств на счетах

Отчет показывает движение средств в бизнесе за выбранный период. 

Все траты делят на категории: например, сбыт товара, аренда помещений, коммунальные платежи, выплаты сотрудникам, отгрузка товара и так далее. 

В документе выделяют три части:

• операционная — основное направление бизнеса;
• инвестиционная — вложение в активы (покупка техники, инвентаря, развитие новых точек продаж) или доходы от их продажи;
• финансовая — оборот средств по кредитам.

Представим: в начале месяца на счету предпринимателя было 60 000 рублей, в кассе — еще 20 000. В середине месяца он оплатил аренду помещения — потратил 40 000 рублей, затем с ним с рассчитались клиенты — бизнесмен заработал 100 000 рублей. 

В конце месяца в отчете будет 140 000 рублей, которые перейдут на начало следующего периода. 

ДДС помогает не допустить кассового разрыва — ситуации, когда бизнес не может выплатить зарплаты сотрудникам, рассчитаться по коммунальным платежам. Тогда предприниматели вынуждены брать кредит или вкладывать личные средства. 

Управленческий баланс

• Для контроля роста и развития бизнеса

Помогает узнать положение дел на конкретную дату. Отчет отображает:

• Активы баланса — оборудование, материалы, товар на складе, средства на счетах и в кассе: все, что может превратиться в деньги. 
• Пассивы баланса — обязательства: кредит у банка, заем у друга, лизинг на автомобиль для бизнеса, товар от поставщика, налоги от государства.

Документ подскажет, откуда потенциально можно взять средства на срочные нужды фирмы. 

Представим ситуацию: предприниматель собирается запустить таргетированную рекламу новой линейки диванов. В балансе он увидит операцию по покупке партии стульев по выгодной цене. Если он сделает скидку, то к концу месяца распродаст товар и сможет вложить средства в продвижение нового. 

Это основные документы для финансового учета в малом бизнесе. Для начала рекомендуем разобраться с шаблонами, а уже потом настраивать их под свою деятельность.

Как вести финансовый учет в бизнесе

Очень часто неопытные предприниматели игнорируют документацию и не фиксируют доходы и расходы, полагаясь на память. Рано или поздно это принесет проблемы и станет препятствием на пути к масштабированию бизнеса. 

Начинающим предпринимателям с ограниченным ассортиментом хватит Excel или гугл-таблиц. Для более серьезных начинаний пригодятся сервисы для бухгалтерского и управленческого учета. 

Сервисы для управления деньгами

Несколько программ, которые облегчат вам жизнь:

• «ПланФакт»

Сервис автоматизирует ваши данные и быстро формирует три главных отчета: ОПУ, ДДС и управленческий баланс. 

Цены: бесплатная демоверсия доступна в течение семи дней, далее предлагают пакеты от 1650 рублей в месяц. 

• «Финансист»

Позволяет получать все данные о движении денежных средств компании. Наглядно показывает, сколько денег компания зарабатывает на самом деле: считает убытки, указывает на потенциальный рост. 

У сервиса есть интеграция с 1С и приложениями банков.

Цены: от 4900 рублей в месяц за базовую версию и до 32 500 рублей — за расширенный пакет с отчетами KPI, трендовым анализом и дополнительными шаблонами. 

• «Аспро.Финансы»

Данные по всем счетам и юридическим лицам в одном месте. 

Доступны все виды отчетов — для просмотра есть удобные виджеты. В сервисе легко следить за выполнением планов по продажам: все данные всегда под рукой — так легче принять верное решение. 

Цены: пакет «Компания» обойдется в 1790 рублей в месяц, а «Бизнес Плюс» — в 5990 рублей. 

Финансовый учет — сочетание отчетов о работе малого бизнеса. В нем есть данные обо всем: тратах, продажах, долгах. Анализ поможет спланировать здоровое будущее компании и потенциально вырасти до среднего или крупного бизнеса.