Баннер
Бизнесу

Форма отчета ЕФС-1: для чего придуман новый бланк

Андрей Василенко
/ 22 февраля 2023 14:30
12 мин.
Текст изменился / 24 июля 2023

В 2023 году Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования слились в новый орган – Социальный фонд России. Новшество отменило прежние отчеты работодателей. Теперь данные о застрахованных готовят по форме ЕФС-1.

отчет ефс
Появление нового отчета не значит, что привыкать к заполнению документа необходимо с нуля

К застрахованным относят всех сотрудников, оформленных в штат юридического лица или индивидуального предпринимателя. За них работодатель выплачивает страховые взносы и отчитывается об этом.

ЕФС-1 ― аббревиатура, образованная от словосочетания «Единая форма сведений». Она заменила сразу четыре бланка, которые работодатели направляли в ПФР и ФСС. Вызвано это слиянием этих организаций. Привычный уклад оформления справок бухгалтерами и кадровиками из-за этого изменится не сильно.

Отчет ЕФС-1

Ранее мы рассказывали о сращении ПФР и ФСС в Соцфонд (СФР). Гражданам станет проще получать услуги: больше не придется идти в одну организацию за справками и нести их в другую, чтобы получить выплату.

Для работодателей плюсы также неоспоримы: все страховые взносы нужно будет вносить единым платежом на один счет.

А еще у работодателя отпала необходимость готовить четыре отчета о сотрудниках:

  • 4-ФСС,
  • СЗВ-ТД,
  • ДСВ-3,
  • СЗВ-СТАЖ.

Теперь вместо них действует форма ЕФС-1. С ней работодатели отчитываются о событиях 2023 и последующих годов.

Последний призрак прошлого – форма СЗВ-СТАЖ. Ее за минувший год необходимо подать по 1 марта включительно. В дальнейшем про использование этого бланка можно забыть.  

Единая форма сведений включает:

  • титульную страницу;
  • данные о деятельности сотрудника, его страховом стаже, размере вознаграждения за работу и прочих выплатах, повышающих размер пенсии;
  •  информацию о взносах на «травматизм».
ефс сроки
Структура отчета практически полностью повторяет существовавшие ранее формы

Структура нового документа очень похожа на прежние отчеты. Готовить его обязаны любые организации с официально нанятыми на работу людьми, в том числе работающими по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

Сведения передают в Соцфонд, к которому относится фирма по адресу регистрации. В большинстве ситуаций СФР находится по прежнему адресу ПФР.

Если в организации занято более 10 человек, в том числе с сотрудниками, работающими по договору ГПХ, то отчет необходимо готовить в электронном формате. 

Если коллектив насчитывает 10 и менее человек, разрешено готовить бумажный или электронный документ. Такие организации вправе подать отчет на бумаге:

  • лично,
  • через представителя,
  • по почте.

Чтобы все отчеты были прозрачными, нужен соответствующий расчетный счет. Его легко открыть в Совкомбанке. 

Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.

Структура отчета ЕФС-1

Выше мы кратко представили структуру нового бланка. Ниже вы можете изучить инфографику, в которой мы подробнее раскрываем структуру документа.

форма ефс
Документ частично дублирует существовавшие ранее отчеты

Даты подачи отчетности

Новый бланк представляет собой единый документ, однако сроки подачи в СФР зависят от раздела, который заполнила организация. Но сведения независимо от заполненного пункта направляют в ведомство до 25 числа. Тут все как с единым налоговым счетом.

ефс 1 сроки сдачи
Сохраните это изображение, чтобы не забыть, когда подавать отчет

О страховом стаже и обязательных выплатах 2023 года нужно будет отчитываться в следующем январе.  

Кто подает сведения и какая ответственность за ошибки

Как видите, документ содержит сведения бухгалтерского и кадрового отделов. Работодатель имеет право разделить между ними полномочия по заполнению отдельных частей документа:

  • подраздел 1.3 и весь второй раздел доверить бухгалтеру;
  • остальное – кадровику.

Обратите внимание, что за неверное заполнение бумаг предусмотрены штрафы.

Причина штрафа

Сумма

Вы передали в Соцфонд фиктивные сведения или направили их с нарушением срока

500 рублей за каждого сотрудника

Нарушения при подаче электронного документа

1000 рублей

Не вовремя отправили отчет по второму разделу

5% суммы, начисленной за три последних месяца контрольного периода, но не более 30% и не менее 1000 рублей

Страхователь вправе исправить недочеты и не платить штраф. Для этого необходимо подать уточненный бланк в течение пяти дней с момента оповещения от СФР о найденной ошибке.

Также можно устранить помарки до того, как их найдут сотрудники фонда.

Кроме того, есть возможность погасить штраф со скидкой в 50%, если сделать это в течение 10 дней с момента назначения. Всего на оплату дано 20 суток.

Чтобы ошибок не возникало, учитывайте, что многие разделы отчета ЕФС-1 содержат коды. При их неверном заполнении документ вернут для устранения нарушений.

Например, компания приняла нового человека на работу. Об этом необходимо отчитаться в СФР. В таком случае в бланке пишут не наименование должности, а код, который ей соответствует. Проверить его можно по ОКЗ.

В ОКЗ указано множество чисел, соответствующих группам профессий. Именно эти значения и включают в отчет, а не то, что, к примеру, Иванов. К.М. – оператор ЭВМ.

При оформлении с работником договора ГПХ в графу №6 кроме ОКЗ вписывают дополнительный код – ДГПХ.

Заполняя сведения о сотруднике, помните про код. Если фирма отчитывается о гражданине России, то должна указать «ГРФ» и добавить число 643.

Если в компании работают иностранцы, то для них действуют свои коды и аббревиатуры. Их можно посмотреть в Общероссийском классификаторе стран мира. 

В подразделе 1.1.1 необходимо указать код и при увольнении. Его легко найти в Трудовом кодексе. Код – сокращение от пункта и части статьи нормативно-правового акта, ставшей основанием для прекращения трудовых отношений.

Например, сотрудник нашел другое место и решил уволиться. В этой ситуации он инициатор расторжения трудового договора. Поэтому в качестве кода следует указать «п3ч1с77тк». Его записывают в седьмом столбце подраздела 1.1.1. Здесь же отмечают, что трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника, и указывают норму закона, позволяющую это сделать.

Факт дня
В 2008 году цирковая обезьянка собрала инвестиционный портфель, доход которого спустя 10 лет оказался выше дохода любого крупного российского ПИФа.

Мнение эксперта о форме отчета ЕФС-1

Кандидат экономических наук, специалист в области бухгалтерского учета и налогообложения Александр Пятинский считает, что главная сложность нового бланка не в неподготовленности работников к заполнению документов, а в не до конца настроенных процессах по разделению функций и не обновленных программах для заполнения отчетов.

По мнению эксперта, новшества введены для улучшения коммуникаций между внебюджетными фондами, а удобство работодателей отступает на второй план.

Что касается отчета ЕФС-1 – безусловным удобством является отмена СВЗ-М – того самого отчета, который нужно было ежемесячно сдавать до 15 числа. Теперь это часть единого расчета по страховым взносам.

Если говорить про замену одним ЕФС-1 сразу четырех отчетов ― по большому счету ничего не изменилось. Сроки привязаны к тем же событиям, что и в существовавших ранее документах. Несмотря на то, что новый бланк один, он разбит на несколько частей. ЕФС-1 подается не целиком каждый раз, а только та ее часть, которая соответствует ранее сдаваемым.

Так, вместо СЗВ-ТД действует подраздел 1.1.1 формы ЕФС-1, а вместо 4-ФСС ― раздел №2. За каждый подраздел отвечает то подразделение компании, которое является держателем функции. Как правило, кадры готовят данные для подраздела 1.1, а бухгалтерия ― для раздела №2.

Александр Пятинский обращает внимание, что правильность заполнения отчетов зависит от того, насколько хорошо автоматизированы процессы в компаниях. Если в вашей организации кадровые и бухгалтерские департаменты используют специальные программы, то их следует обновить. В новых версиях сервисов будут подсказки.

Если не знаете, как привести оборудование или программы в рабочее состояние, то обратитесь к специалистам. Нет ничего проще, чем доверить свои рабочие места и инфраструктуру профессионалам ― компании MCORE. 

Бизнес теряет деньги из-за сбоев в работе техники. Избавиться от них и сэкономить средства на дорогостоящем обслуживании поможет удаленная техподдержка MCORE. Команда профессионалов с многолетним опытом работы решит все возникающие проблемы. Они на связи 24/7 и решают 90% ошибок удаленно.

В бланк ЕФС-1 необходимо вносить коды. Учитывайте это, ведь без них Социальный фонд сочтет, что документ оформлен с нарушениями. Ошибки возникнут на начальном этапе или в организациях, где процедура автоматизирована не полностью.

Если даже кто-то и заполняет документы в Excel ― это маленькие компании, где нет сложных кадровых мероприятий и отчеты не требуют специальных значений. Все, что изменится, ― это классификаторы, из которых следует выбрать нужное значение. Во всех программах к коду идет подробное описание, чтобы избежать ошибок. Сотрудникам нужно некоторое время. Они привыкнут как к фразам, так и к кодам.

Для бухгалтеров, считает эксперт, Единая форма сведений не несет дополнительную нагрузку, ведь ранее они готовили бланк 4-ФСС. Раздел №2 ЕФС-1 включает те же сведения.

Кадровые специалисты теперь не заполняют СЗВ-М. Вместе этого отчета они ежемесячно подают форму "Персонифицированные сведения о физических лицах". Поэтому нельзя утверждать, что чья-то работа стала труднее или легче. 

Александр Пятинский обратил внимание, что хоть ЕСФ-1 считается единым отчетом, но состоит из разделов, каждый из которых рассматривают как отдельный документ. Из-за этого даты подачи бумаг разные.

Итоги

ефс 1 отчет 2023 бланк
На первом этапе существуют риски ошибок

Форма ЕФС-1, несмотря на недавнее появление, выглядит знакомой. В принципе, так и есть, ведь она представляет солянку из ингредиентов, которые ранее подавали отдельно.

Тем не менее появились новые элементы, но ответственные за подготовку бланков быстро привыкнут к ним. Недостаток заключается в том, что начальный этап всегда сопряжен с риском ошибок.

Поэтому единственное пожелание к тем, кто готовит и подает бумаги в СФР, — делать это внимательнее. А получив уведомление о недочетах, устраняйте их как можно быстрее.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
Андрей Василенко
Андрей Василенко
Пишу о бизнесе, рассказываю о подводных камнях и делюсь лайфхаками. Уверен — быть предпринимателем проще, чем кажется.
Баннер