К застрахованным относят всех сотрудников, оформленных в штат юридического лица или индивидуального предпринимателя. За них работодатель выплачивает страховые взносы и отчитывается об этом.
ЕФС-1 ― аббревиатура, образованная от словосочетания «Единая форма сведений». Она заменила сразу четыре бланка, которые работодатели направляли в ПФР и ФСС. Вызвано это слиянием этих организаций. Привычный уклад оформления справок бухгалтерами и кадровиками из-за этого изменится не сильно.
Отчет ЕФС-1
Ранее мы рассказывали о сращении ПФР и ФСС в Соцфонд (СФР). Гражданам станет проще получать услуги: больше не придется идти в одну организацию за справками и нести их в другую, чтобы получить выплату.
Для работодателей плюсы также неоспоримы: все страховые взносы нужно будет вносить единым платежом на один счет.
А еще у работодателя отпала необходимость готовить четыре отчета о сотрудниках:
- 4-ФСС,
- СЗВ-ТД,
- ДСВ-3,
- СЗВ-СТАЖ.
Теперь вместо них действует форма ЕФС-1. С ней работодатели отчитываются о событиях 2023 и последующих годов.
Последний призрак прошлого – форма СЗВ-СТАЖ. Ее за минувший год необходимо подать по 1 марта включительно. В дальнейшем про использование этого бланка можно забыть.
Единая форма сведений включает:
- титульную страницу;
- данные о деятельности сотрудника, его страховом стаже, размере вознаграждения за работу и прочих выплатах, повышающих размер пенсии;
- информацию о взносах на «травматизм».
Структура нового документа очень похожа на прежние отчеты. Готовить его обязаны любые организации с официально нанятыми на работу людьми, в том числе работающими по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
Сведения передают в Соцфонд, к которому относится фирма по адресу регистрации. В большинстве ситуаций СФР находится по прежнему адресу ПФР.
Если в организации занято более 10 человек, в том числе с сотрудниками, работающими по договору ГПХ, то отчет необходимо готовить в электронном формате.
Если коллектив насчитывает 10 и менее человек, разрешено готовить бумажный или электронный документ. Такие организации вправе подать отчет на бумаге:
- лично,
- через представителя,
- по почте.
Чтобы все отчеты были прозрачными, нужен соответствующий расчетный счет. Его легко открыть в Совкомбанке.
Есть прекрасная возможность открыть расчетный счет в Совкомбанке с выгодными предложениями для предпринимателей! Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия, которые банк подберет для вас.
Структура отчета ЕФС-1
Выше мы кратко представили структуру нового бланка. Ниже вы можете изучить инфографику, в которой мы подробнее раскрываем структуру документа.
Даты подачи отчетности
Новый бланк представляет собой единый документ, однако сроки подачи в СФР зависят от раздела, который заполнила организация. Но сведения независимо от заполненного пункта направляют в ведомство до 25 числа. Тут все как с единым налоговым счетом.
О страховом стаже и обязательных выплатах 2023 года нужно будет отчитываться в следующем январе.
Кто подает сведения и какая ответственность за ошибки
Как видите, документ содержит сведения бухгалтерского и кадрового отделов. Работодатель имеет право разделить между ними полномочия по заполнению отдельных частей документа:
- подраздел 1.3 и весь второй раздел доверить бухгалтеру;
- остальное – кадровику.
Обратите внимание, что за неверное заполнение бумаг предусмотрены штрафы.
|
Причина штрафа |
Сумма |
|
Вы передали в Соцфонд фиктивные сведения или направили их с нарушением срока |
500 рублей за каждого сотрудника |
|
Нарушения при подаче электронного документа |
1000 рублей |
|
Не вовремя отправили отчет по второму разделу |
5% суммы, начисленной за три последних месяца контрольного периода, но не более 30% и не менее 1000 рублей |
Страхователь вправе исправить недочеты и не платить штраф. Для этого необходимо подать уточненный бланк в течение пяти дней с момента оповещения от СФР о найденной ошибке.
Также можно устранить помарки до того, как их найдут сотрудники фонда.
Кроме того, есть возможность погасить штраф со скидкой в 50%, если сделать это в течение 10 дней с момента назначения. Всего на оплату дано 20 суток.
Чтобы ошибок не возникало, учитывайте, что многие разделы отчета ЕФС-1 содержат коды. При их неверном заполнении документ вернут для устранения нарушений.
Например, компания приняла нового человека на работу. Об этом необходимо отчитаться в СФР. В таком случае в бланке пишут не наименование должности, а код, который ей соответствует. Проверить его можно по ОКЗ.
В ОКЗ указано множество чисел, соответствующих группам профессий. Именно эти значения и включают в отчет, а не то, что, к примеру, Иванов. К.М. – оператор ЭВМ.
При оформлении с работником договора ГПХ в графу №6 кроме ОКЗ вписывают дополнительный код – ДГПХ.
Заполняя сведения о сотруднике, помните про код. Если фирма отчитывается о гражданине России, то должна указать «ГРФ» и добавить число 643.
Если в компании работают иностранцы, то для них действуют свои коды и аббревиатуры. Их можно посмотреть в Общероссийском классификаторе стран мира.
В подразделе 1.1.1 необходимо указать код и при увольнении. Его легко найти в Трудовом кодексе. Код – сокращение от пункта и части статьи нормативно-правового акта, ставшей основанием для прекращения трудовых отношений.
Например, сотрудник нашел другое место и решил уволиться. В этой ситуации он инициатор расторжения трудового договора. Поэтому в качестве кода следует указать «п3ч1с77тк». Его записывают в седьмом столбце подраздела 1.1.1. Здесь же отмечают, что трудовой договор расторгнут по инициативе сотрудника, и указывают норму закона, позволяющую это сделать.
Мнение эксперта о форме отчета ЕФС-1
Кандидат экономических наук, специалист в области бухгалтерского учета и налогообложения Александр Пятинский считает, что главная сложность нового бланка не в неподготовленности работников к заполнению документов, а в не до конца настроенных процессах по разделению функций и не обновленных программах для заполнения отчетов.
По мнению эксперта, новшества введены для улучшения коммуникаций между внебюджетными фондами, а удобство работодателей отступает на второй план.
Что касается отчета ЕФС-1 – безусловным удобством является отмена СВЗ-М – того самого отчета, который нужно было ежемесячно сдавать до 15 числа. Теперь это часть единого расчета по страховым взносам.
Если говорить про замену одним ЕФС-1 сразу четырех отчетов ― по большому счету ничего не изменилось. Сроки привязаны к тем же событиям, что и в существовавших ранее документах. Несмотря на то, что новый бланк один, он разбит на несколько частей. ЕФС-1 подается не целиком каждый раз, а только та ее часть, которая соответствует ранее сдаваемым.
Так, вместо СЗВ-ТД действует подраздел 1.1.1 формы ЕФС-1, а вместо 4-ФСС ― раздел №2. За каждый подраздел отвечает то подразделение компании, которое является держателем функции. Как правило, кадры готовят данные для подраздела 1.1, а бухгалтерия ― для раздела №2.
Александр Пятинский обращает внимание, что правильность заполнения отчетов зависит от того, насколько хорошо автоматизированы процессы в компаниях. Если в вашей организации кадровые и бухгалтерские департаменты используют специальные программы, то их следует обновить. В новых версиях сервисов будут подсказки.
Если не знаете, как привести оборудование или программы в рабочее состояние, то обратитесь к специалистам. Нет ничего проще, чем доверить свои рабочие места и инфраструктуру профессионалам ― компании MCORE.
Бизнес теряет деньги из-за сбоев в работе техники. Избавиться от них и сэкономить средства на дорогостоящем обслуживании поможет удаленная техподдержка MCORE. Команда профессионалов с многолетним опытом работы решит все возникающие проблемы. Они на связи 24/7 и решают 90% ошибок удаленно.
В бланк ЕФС-1 необходимо вносить коды. Учитывайте это, ведь без них Социальный фонд сочтет, что документ оформлен с нарушениями. Ошибки возникнут на начальном этапе или в организациях, где процедура автоматизирована не полностью.
Если даже кто-то и заполняет документы в Excel ― это маленькие компании, где нет сложных кадровых мероприятий и отчеты не требуют специальных значений. Все, что изменится, ― это классификаторы, из которых следует выбрать нужное значение. Во всех программах к коду идет подробное описание, чтобы избежать ошибок. Сотрудникам нужно некоторое время. Они привыкнут как к фразам, так и к кодам.
Для бухгалтеров, считает эксперт, Единая форма сведений не несет дополнительную нагрузку, ведь ранее они готовили бланк 4-ФСС. Раздел №2 ЕФС-1 включает те же сведения.
Кадровые специалисты теперь не заполняют СЗВ-М. Вместе этого отчета они ежемесячно подают форму "Персонифицированные сведения о физических лицах". Поэтому нельзя утверждать, что чья-то работа стала труднее или легче.
Александр Пятинский обратил внимание, что хоть ЕСФ-1 считается единым отчетом, но состоит из разделов, каждый из которых рассматривают как отдельный документ. Из-за этого даты подачи бумаг разные.
Итоги
Форма ЕФС-1, несмотря на недавнее появление, выглядит знакомой. В принципе, так и есть, ведь она представляет солянку из ингредиентов, которые ранее подавали отдельно.
Тем не менее появились новые элементы, но ответственные за подготовку бланков быстро привыкнут к ним. Недостаток заключается в том, что начальный этап всегда сопряжен с риском ошибок.
Поэтому единственное пожелание к тем, кто готовит и подает бумаги в СФР, — делать это внимательнее. А получив уведомление о недочетах, устраняйте их как можно быстрее.
