Электронный документ: имеет ли юридическую силу и как с ним работать в 2026 году

Создать в цифровом формате можно договор, акт, счет-фактуру, накладную или кадровый приказ. Эти документы имеют юридическую силу, если содержат реквизиты, которые подтверждают их подлинность. 

Что еще нужно знать об электронном документообороте (ЭДО)? Рассказали в статье.

• Электронный документ и его образ: в чем разница
• Как подписать 
• Как подтвердить юридическую силу 
• Есть ли юридическая сила у скана договора
• FAQ

Электронный документ и его образ: в чем разница

Понятия похожи, но есть важные различия. 

Электронный документ — это файл, который изначально создали в цифровом виде и подписали ЭЦП. С такими работают юристы, бухгалтеры, сотрудники кадровых отделов. Он имеет ту же силу, что и бумажный. 

Электронный образ документа — это цифровая копия (фотография или скан) напечатанного экземпляра. Не имеет юридической силы, потому что не подтверждает: 

• подлинность подписи;
• неизменность текста;
• полномочия подписавшего лица.

Такие фотографии используют, чтобы отправить копии в государственные органы или в суд через систему ГАС «Правосудие», для внутреннего документооборота или архива.

Как подписать 

Есть несколько видов ЭЦП:

1. Простая (ПЭП). Подтверждает действие через смс или push-уведомление. Ее чаще используют банки, интернет-магазины, страховые компании. 
2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Подтверждает автора и целостность файла. Можно использовать, если заранее договорились об этом.
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП). Ее выдает аккредитованный удостоверяющий центр. Приравнивается к ручной подписи по умолчанию. Если нужна максимальная защита без дополнительных соглашений, выбирайте УКЭП.

Вести бизнес с ЭДО намного проще. Если нужно прояснить какие-нибудь детали или остались вопросы, помогут юристы Совкомбанка.

Как подтвердить юридическую силу

Юридическая сила — это способность документа вызывать правовые последствия. Например, фиксировать факты или подтверждать право собственности. Но для этого в нем должны быть реквизиты:

• наименование;
• дата;
• информация о сторонах;
• суть операции;
• подпись.

Для максимальной защиты цифровые бумаги подписывают УКЭП. Она заменяет ручную подпись и печать организации. А также подтверждает личность должностного лица и гарантирует, что текст не меняли. 

Есть ли юридическая сила у скана договора

Да, но только с ЭЦП. Если стороны обменялись изображениями договора по электронной почте и не подписали его, у него нет юридической силы.

В суде одного скана недостаточно. Придется подтвердить, что договор действительно заключали. Для этого предоставьте оригинал или заверьте копию у нотариуса. Но если вы заранее прописали, что направленные скан-копии равнозначны оригиналам, то у них есть юридическая сила.

Риски возникают во время налоговых проверок. Инспектор может не признать скан без УКЭП и запросить оригинал. Если его нет, могут выписать штраф или доначислить налоги. 

FAQ

Ответили на популярные вопросы об ЭДО.

Когда цифровой документ считается подписанным?

Как только в него добавляют ЭЦП. В системе ЭДО появятся дата и время этого события.

Если договор получили по электронной почте, он имеет юридическую силу?

Не всегда. Если есть подпись или соглашение о признании электронного обмена — то да, если условия не выполнены — нет.

Как доказать, что договор подписали цифровой подписью?

С помощью протокола проверки или действующего сертификата ключа.

Нужно ли печатать электронные документы для архива?

Не обязательно. Их можно хранить в цифровом формате.

Электронный документ — полноценный юридический инструмент, если его правильно оформили и подписали ЭЦП. Помните: силу ему обеспечивает не формат файла, а соблюдение требований и подтверждающие реквизиты.

Список источников 

1. Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011 (дата обращения: 02.03.2026). 
2. «Сайн.Медиа»: «Что можно и нельзя подписывать электронной подписью?» (дата обращения: 02.03.2026). 
3. «Контур. Удостоверяющий центр»: «Юридическая сила электронного документа» (дата обращения: 02.03.2026).