Как внести изменения в штатное расписание: четыре сценария и четкий порядок действий
Штатное расписание (ШР) — документ, который фиксирует структуру компании, количество сотрудников и размеры их зарплат. Вносить изменения можно так часто, как хочется, — закон этого не запрещает.
Разберем четыре самых частых сценария и составим алгоритм, который поможет не получить штраф.
- Что важно знать
- Как оформить приказ о внесении изменений
- Сценарий 1: изменение оклада в ШР
- Сценарий 2: переименование должности в ШР
- Сценарий 3: введение новых должностей
- Сценарий 4: сокращение штата или вывод вакантных единиц
Что важно знать
Штатное расписание не секретный документ для внутреннего пользования. Однако знакомить с ним всех сотрудников под подпись вы не обязаны. Исключение — ситуация, когда изменения в «штатке» напрямую меняют условия трудового договора.
Два способа что-то поменять:
- Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание
Для точечных правок. Меняем один оклад или переименовываем пару должностей. Сам документ ШР остается прежним, но к нему выходит приказ-корректировка.
- Утвердить новое ШР
Если правок накопилось много. Например, компания пережила реорганизацию. Или в течение года вышло несколько приказов о внесении изменений в штатное расписание. Вы просто оформляете новый документ. Единого бланка ШР нет, но вы можете использовать как образец унифицированную форму N Т-3.
В приказе к новому акту важно обозначить, что прежний документ утратил силу.
Как оформить приказ о внесении изменений
Его составляют в свободной форме на бланке организации. В тексте обязательно должны быть четыре блока:
- Основание. Почему меняем? Например, «в целях оптимизации структуры».
- Распорядительная часть. Что именно меняем? Пишем предельно конкретно. Не «Изменить оклад бухгалтеру», а «Установить оклад по должности “Бухгалтер” в размере 65 000 (шестидесяти пяти тысяч) руб». Если нужно изменить название должности, то: «Переименовать “Секретаря” в “Администратора офисных систем”».
- Поручения. Кто отвечает за внесение правок в само ШР? Кто готовит допсоглашения? Кто уведомляет персонал?
- Подписи. и листы ознакомления для сотрудников.
У документа должен быть номер, а в нем — реквизиты компании, ее адрес и дата.
При уменьшении окладов или сокращении должностей приказ издают минимум за два месяца до вступления изменений в силу, чтобы успеть законно уведомить сотрудников.Составить приказ может любой сотрудник, наделенный полномочиями (например, секретарь). Но утверждает его только руководитель.
Рассмотрим несколько вариантов развития событий, когда придется издавать приказ.
Сценарий 1: изменение оклада в ШР
Размер зарплаты — обязательное условие трудового договора. Просто взять и переписать цифру в «штатке» нельзя.
Оклад повышается
Алгоритм действий:
Как повысить оклад в ШР
- 1
Подготовьте обоснование
Это может быть приказ об индексации или служебная записка руководителя отдела с описанием новых достижений работника. - 2
Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору
С каждым сотрудником, чей оклад меняется. В нем пропишите новый размер оплаты труда и дату, с которой работник ее получит. - 3
Издайте приказ о внесении изменений.
В тексте приказа четко укажите: «Установить оклад по должности “Менеджер по продажам” в размере 70 000 (семидесяти тысяч) рублей». - 4
Ознакомьте работника с приказом
Он должен оставить свою подпись.
Оклад снижается
В одностороннем порядке снизить зарплату можно только при изменениях, которые сотрудника. Например, с появлением нового оборудования или смены графика работы. «Упала прибыль», «кризис» или «мы передумали платить столько» — не причина.
Как снизить оклад в ШР
- 1
Издайте приказ
Он должен вступить в силу не раньше чем через два месяца. - 2
Письменно уведомьте сотрудника
О грядущем снижении оклада и, главное, о причинах. Сделать это нужно не позднее чем за два месяца. - 3
Если работник согласен
Подпишите допсоглашение и приказ. - 4
Если не согласен
Вы обязаны предложить ему другую вакансию. - 5
Если работы нет или человек от всего отказался
Расторгните трудовой договор.
Изменения в ШР вступают в силу, только когда сотрудник примет решение.
Сценарий 2: переименование должности в ШР
Поменять вывеску на двери кабинета работника может быть недостаточно. Важно понять: меняется ли суть его работы.
Задачи не меняются
Например, «секретарь» становится «администратором офисных систем». Обязанности прежние.
Как переименовать должность в ШР, если обязанности не меняются
- 1
Уведомьте работника за два месяца
Вручите документ, где указано, что его должность будет называться иначе. Причиной могут быть, скажем, внедрение новых профстандартов. - 2
Подпишите допсоглашение
О переименовании должности. - 3
Издайте приказ об изменении «штатки»
Укажите старое и новое названия. - 4
Внесите запись в трудовую книжку и в раздел ЕФС-1 (Единая форма сведений для Социального фонда России).
Это обязательно.
Позаботьтесь о своих работниках. С зарплатной картой «Халва» они смогут получать выгодный кешбэк с покупок, а при желании — пользоваться удобной рассрочкой без переплат.
Подключите зарплатный проект, а работники сами решат, как им расплачиваться за товары и услуги: своими средствами или деньгами банка в рассрочку*.
Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Карты»/«Карта Халва» на сайте банка sovcombank.ru
Заявка на оформление карты
Обязанности меняются
Если у сотрудника появляются новые обязанности, его переводят на другую работу. Нужно письменное согласие работника.
Как переименовать должность в ШР, если обязанности меняются
- 1
Внесите правки в ШР
Уберите старую должность, введите новую. - 2
Получите от работника письменное согласие
Он должен одобрить перевод. - 3
Подпишите допсоглашение к трудовому договору
Это обязательный документ. - 4
Издайте приказ о переводе на вакантную должность
По форме № Т-5 или по собственному бланку.
Сценарий 3: введение новых должностей
Ввести новую должность в штатное расписание проще всего. Вы никого не увольняете и не меняете чьи-то условия работы. Вы просто создаете новые рабочие места.
Как ввести новые должности в ШР
- 1
Установите, зачем вам новая должность.
Руководитель отдела пишет служебную записку с обоснованием: почему нужен новый аналитик или целый сектор тестирования. - 2
Подготовьте приказ.
В нем нужно указать: точное название новой должности, количество штатных единиц, размер оклада, надбавок, структурное подразделение, куда вводите должность, дату введения в действие. - 3
Разработайте и утвердите должностную инструкцию для новой позиции
Чтобы ознакомить сотрудника при приеме.
С этого момента вакансия существует в ШР. Можно искать сотрудника.
Сценарий 4: сокращение штата или вывод вакантных единиц
Кардинально разные ситуации.
Вывод вакантной должности
Когда позиция есть в расписании, но по факту никто не работает. Ее можно убрать. Никого уведомлять не нужно, так как никого не сокращают.
Просто издайте приказ: «Вывести из штатного расписания вакантную должность “Курьер”».
Сокращение штата
Действовать нужно предельно аккуратно.
Как сократить штат в ШР
- 1
Издайте приказ о сокращении
Зафиксируйте, какую должность и с какой даты вы исключаете из ШР. Этот приказ должен выйти не менее чем за два месяца до даты увольнения. - 2
Уведомите сотрудника персонально и под подпись
Минимум за два месяца. - 3
Предложите вакансии
Делать это нужно в течение всего срока до увольнения. Предлагайте любую работу, которую сотрудник квалифицирован выполнять. - 4
Уведомьте профсоюз (если он есть) и службу занятости
Это обязательно. - 5
В назначенный день увольте сотрудника
Вы обязаны выплатить выходное пособие.
Только когда человек уволен, поправка к ШР вступает в силу.
FAQ
Отвечаем на популярные вопросы.
Можно ли менять ШР каждый месяц, если в компании постоянно происходят небольшие корректировки?
Да, по закону нет ограничений по частоте. Вы можете корректировать документ так часто, как этого требует ситуация. Однако удобнее копить точечные правки в течение года, а на следующий год утверждать новое ШР.Обязан ли работодатель знакомить весь коллектив с ШР?
Нет. По закону вы не обязаны знакомить сотрудников со «штаткой», если иное не прописано в ваших внутренних документах. Под подпись с расписанием знакомят только тех работников, чьи условия труда напрямую меняются приказом.Чем рискует компания, если переименовать должность сотрудника «задним числом» или без уведомления?
Это нарушение статьи 74 ТК РФ. В этом случае могут выписать штраф. Работник вправе через суд восстановить старое название должности, а организацию обяжут оплатить моральный вред.Можно ли убрать из ШР вакантную должность за один день?
Можно. Работодатель вправе издать приказ в любой момент.Что будет, если издать приказ о снижении окладов сегодня, а уведомить сотрудников постфактум?
Это незаконно. Работник имеет полное право не подписывать дополнительное соглашение и продолжать получать прежнюю зарплату.
Источники
- ТК РФ Статья 57. Содержание трудового договора (дата обращения: 01.06.2026).
- ТК РФ Статья 72.1. Перевод на другую работу. Перемещение (дата обращения: 01.06.2026).
- ТК РФ Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (дата обращения: 01.06.2026).
- ТК РФ Статья 77. Общие основания прекращения трудового договора (дата обращения: 01.06.2026).
- ТК РФ Статья 81. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя (дата обращения: 01.06.2026).
- ТК РФ Статья 134. Обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы (дата обращения: 01.06.2026).
- ТК РФ Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации (дата обращения: 01.06.2026).
- КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (дата обращения: 01.06.2026).
- Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 (дата обращения: 01.06.2026).
- Письмо Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 (дата обращения: 01.06.2026).
- Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (дата обращения: 01.06.2026).
- Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (дата обращения: 01.06.2026).
Подпишитесь на email-рассылку
Раз в неделю мы будем присылать вам лайфхаки о том, как обращаться с деньгами и повышать финансовую грамотность
Начать обсуждение
Статьи по теме
Управленческий баланс: чем полезен и как его составить
Что такое СКУД и как выбрать систему контроля доступа для дома и офиса