Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

• Для чего нужно штатное расписание
• Для кого обязательно
• Кто составляет
• Из чего состоит
• Как правильно составить штатное расписание
• Как утвердить и изменить
• Наказание за отсутствие
• Итоги

Для чего нужно штатное расписание

Штатное расписание — это таблица, которая включает состав работников компании, их должности, ставки, размер заработной платы и прочую информацию.

Документ необходим для правильной организации рабочего процесса и управления персоналом, говорит Эмиль Ахундов, коммерческий директор НИИ Развития Народного Образования, руководитель проекта «Фабрика лидеров мнений».

«Штатное расписание влияет на все аспекты жизни организации, начиная от процессов производства и заканчивая финансовой деятельностью. Оно помогает определить необходимое количество сотрудников, их должности, распределять обязанности и прибыль, планировать бюджет и контролировать выполнение задач», — объясняет Эмиль Ахундов.

Штатное расписание — полезный и удобный внутренний документ для любой организации, который фиксирует разделение труда, сложившееся в трудовом коллективе. С его помощью можно составлять статистические отчеты, осуществлять расчеты, проводить анализ и т.д., отмечает Константин Бахтин, руководитель арбитражной практики юридической компании «Гебель и партнеры».

Имея перед глазами документ, можно быстро оценить эффективность компании, сколько сотрудников работает в подразделениях. Это поможет не «раздувать» штат, то есть не расширять коллектив без насущной необходимости.

Еще в таблице отмечают вакантные места: так проще подыскивать новых сотрудников и выявить текучку кадров. 

«Хотя штатное расписание содержит информацию о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем фонде оплаты труда, в нем нет персональных данных работников», — подчеркивает Елена Лимонова, директор по развитию кадрового агентства «Стафф-АП».

Для кого обязательно

В статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ упоминается штатное расписание и его обязательность, подчеркивает Нурлан Гасымов, адвокат Адвокатской палаты Санкт-Петербурга. 

Поэтому любое юридическое лицо или ИП, имеющие наемных работников по трудовому договору, обязаны иметь утвержденное штатное расписание, подчеркивает Константин Бахтин. 

«В первую очередь оно необходимо для руководителя организации. Например, с его помощью можно доказать обоснованность проведенного сокращения, сославшись на отсутствие открытых и доступных вакансий», — приводит пример Константин Бахтин. 

На практике, по словам Станислава Шиткова, предпринимателя, владельца компании «Прачечные Тритон», в компаниях малого бизнеса штатное расписание используют редко.

«Обычно оно ведется формально, только для предоставления в контролирующие органы — например, в трудовую инспекцию. Можно сказать, что этот документ для нашей сферы деятельности стал атавизмом», — считает Станислав Шитков.

Кто составляет

Составлять документ может любой уполномоченный сотрудник — руководитель, кадровик, бухгалтер, HR-специалист или другие специалисты. 

Обязанность по составлению и ведению таблицы должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного работника.

Чтобы не запутаться в юридических тонкостях и всегда быть в курсе изменений в законодательстве, лучше иметь надежного юриста. В Совкомбанке к услугам такого специалиста можно обращаться круглосуточно.

Из чего состоит

Елена Лимонова подчеркивает, что организация вправе разработать собственную форму штатного расписания. Но гораздо удобнее готовая форма Т-3 (можно скачать образец).

В каждую из 10 граф этой формы нужно внести следующую информацию:

1. название структурного подразделения (например, администрация);
2. код подразделения по ОКПО (можно проверить на специальном ресурсе);
3. должность (специальность или квалификационная категория);
4. Количество штатных единиц (одна ставка — одна единица, если полставки — то 0,5). 
5. Тарифная ставка (оклад в месяц);
6. Пункты 6–8. Надбавки (в том числе премии. Если их нет, можно ничего не писать); 
7. Полная сумма выплаты в месяц (значения из графы 4 умножаются на суммы из граф 5–8).
8. Примечания (для дополнительной информации, например, о том, что место вакантно). 

Если вы индивидуальный предприниматель, то вписывать себя в документ не надо: закон не рассматривает ИП как работника, в отличие от директора ООО или АО.

В список не вносят и подрядчиков, которые работают по договорам ГПХ, так как штатное расписание регулируют нормы ТК, а трудовые отношения ГПХ зафиксированы в Гражданском кодексе. 

«Штатное расписание может быть представлено как в виде текста/положения, так и в формате таблицы или организационной схемы. Оно позволяет четко прослеживать организационную структуру компании, закреплять штатную численность структурных подразделений ­и число штатных единиц по каждой профессии, прослеживать систему оплаты труда сотрудников», — подытоживает Станислав Шитков.

Как правильно составить штатное расписание

Чтобы правильно вести документ, необходимо учитывать размер организации, ее специфику и потребности, говорит Эмиль Ахундов.  

«Самое главное, что нужно сделать заранее — определить общую структуру расписания в зависимости от направления деятельности и особенностей организации», — советует Константин Бахтин.

Как утвердить и изменить расписание

Готовое штатное расписание утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник. Ему нужно поставить подпись в приказе об утверждении.

Но прежде в готовом документе подписи ставят главный бухгалтер и руководитель отдела кадров (если они есть в компании). После этого издают приказ об утверждении расписания. 

Срок действия документа не ограничен, пока не появились какие-либо изменения (например, уровень зарплат стал другим или появилась новая должность).

«В случае изменения отдельных положений — структуры, численности или должностей можно не разрабатывать новый документ, а лишь издать приказ о внесении изменений. При этом законом не установлена обязанность работодателя знакомить сотрудников со штатным расписанием и уведомлять их о принятых изменениях», — говорит Константин Бахтин.

Вместе с тем для изменения штатного расписания может потребоваться согласование с профсоюзами или трудовыми коллективами, уточняет Эмиль Ахундов.

Рост компании почти всегда связан с расширением штата и, как следствие, ростом затрат. В Совкомбанке можно взять выгодный кредит и вывести свое предприятие на новый уровень.

Наказание за отсутствие

Хотя в Трудовом кодексе нет требования о штатном расписании, его отсутствие является нарушением ТК РФ, напоминает Елена Лимонова.

«Штатное расписание практически всегда запрашивают во время проверок со стороны налоговой, трудовой инспекцией, а также Социальным фондом России. Оно необходимо для успешного прохождения государственных проверок. Если документа в компании нет — это нарушение законодательства, которое чревато штрафом», — говорит Нурлан Гасымов

Для индивидуальных предпринимателей штрафы за отсутствие документа составляют до 5000 рублей, предупреждает эксперт.

За отсутствие обязательного локального нормативного акта организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей штраф в размере до 50 тысяч рублей, предупреждает Константин Бахтин.

Итоги

Штатное расписание сотрудников — обязательная отчетность, которую могут запросить во время проверки. 

Правила составления штатного расписания несложные: нужно заполнить графы готовой формы Т-3.

За отсутствие нормативного акта положены штрафы: для ИП — до 5 тысяч рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей. 

Документ помогает в планировании и учете численности сотрудников, оценке затрат при изменении уровня зарплат.