Брифинг: цели и правила успешных планерок

Брифинг — это рабочая встреча, на которой детально обсуждают проекты. Обычно на ней присутствуют две стороны: клиенты и исполнители, руководитель и команда.

Цель разговора — синхронизировать действия участников и исключить возможные ошибки в работе. В ходе планерки оговаривают бюджет и сроки, уточняют детали и согласовывают конкретные шаги.

Рассказываем простыми словами, что такое брифинг, как используют бриф и зачем это бизнесу.  

• Какие бывают брифинги
• Что такое бриф
• Как сделать бриф
• Как организовать продуктивную встречу
• Кому и зачем нужен брифинг

Какие бывают брифинги

Единой классификации нет. Рабочие встречи условно различают по задачам:

• Стартовый брифинг. Проводят перед началом проекта или нового этапа работы. Руководитель знакомит с целями, сроками, бюджетом и распределяет обязанности.
• Оперативный. Помогает быстро синхронизировать действия. Обычно такие планерки проходят перед сменой или в начале трудового дня. Участники определяют приоритеты и сообщают, что сделали накануне.
• Информационный. Формат используют госведомства, крупные компании и образовательные учреждения. Спикер сообщает актуальную информацию перед событием или подводит итоги мероприятия. Сюда же отнесем экстренные сборы из-за чрезвычайных ситуаций, аварий и сбоев.
• Пресс-брифинг. Уполномоченный сотрудник делает официальное заявление перед журналистами, а после отвечает на вопросы СМИ.
• Итоговый. Проводят по завершении проекта или этапа работы. Команда оценивает итоги, разбирает и фиксирует ошибки на будущее. Иногда по результатам пишут кейс.

После встречи участники должны точно знать, что им предстоит делать и как. Если стороны не поняли друг друга или не договорились, собрание прошло безрезультатно.

Что такое бриф

Как правило, брифинги проводят в начале работы или сотрудничества, в контрольных точках процесса (чек-поинтах) и в конце — чтобы подвести итог. В остальных случаях используют бриф — опросник, заточенный под конкретную услугу. 

Файл с вопросами по теме отправляют клиенту на старте любой работы: разработки дизайна, создания текста, продвижения услуги и прочее. Если нужно написать 10 текстов под 10 разных услуг, заказчику отправят 10 брифов.

Как сделать бриф

Оформить список вопросов можно:

• В документе Word: отправьте файл заказчику через мессенджер или электронную почту.
• В «Гугл Документах»: создайте копию документа и вышлите ссылку на нее.
• В «Гугл Формах»: сделайте опросник и отправляйте клиентам ссылку на него.
• В «Яндекс Формах»: все почти так же, как и у Google, только отличается интерфейс.

Все сервисы работают без платной подписки.

Удобнее всего брифовать при помощи онлайн-форм.

Как организовать продуктивную встречу

Пригласите коллег и клиентов на онлайн-созвон, видеоконференцию или «живую» планерку.

Чтобы беседа прошла эффективно, спланируйте ее:

1. Определите цели. Пропишите, зачем собираете участников. Если в какой-то момент совещание превращается в дружескую болтовню, возвращайте команду к сути.
2. Пригласите заранее. За 5–10 дней предупредите о событии и попросите включить его в календарь. 
3. Позовите только тех, кто принимает решения или отвечает за задачи. Пассивные слушатели не нужны. 
4. Озвучьте вводные. В начале встречи кратко объясните ситуацию и сформулируйте цель, чтобы команда настроилась на разговор.
5. Обсуждайте детали. Пусть участники задают вопросы, уточняют сроки, требования и ограничения. Если мнения расходятся, нужно сразу решить, как действовать далее.
6. Распределите задачи. Дайте конкретные роли исполнителям, обозначьте дедлайны (срок сдачи работы). Проговорите, какой результат ждете.
7. Зафиксируйте договоренности. Запишите в протокол встречи, что решили. Это поможет избежать споров в будущем. Фиксируйте договоренности не только с командой, но и с клиентами (с ними споры бывают чаще).

В конце подведите итоги и убедитесь, что все участники согласны с планом и готовы по нему работать.

Для успешного брифинга достаточно 30–60 минут.

Чтобы компания работала эффективно и без перебоев, заботьтесь не только о продуктивных планерках, но и о финансовой подушке безопасности. С последней поможет специальный депозит для бизнеса от Совкомбанка.

Кому и зачем нужен брифинг

Изначально термин использовали английские военные: так они называли срочный инструктаж или обсуждение сводок в команде.

Позже понятие подхватили журналисты: в медиасреде оно означает короткие информационные встречи, на которых спикер оперативно сообщает СМИ о происшествии и развенчивает фейки.

Сегодня брифинги проходят повсеместно: 

• В бизнесе. Команда собирается перед запуском нового проекта или продукта. Руководитель рассказывает о целях, сроках, бюджете и распределяет задачи между сотрудниками.
• В маркетинге. Рекламные агентства сначала брифуют клиентов, а потом приступают к работе. На брифинге заказчик рассказывает о своей компании, целевой аудитории, продукте и целях.
• В IT и разработке. IT-специалисты встречаются перед запуском проекта или на старте очередного этапа. Менеджер объясняет цели, разработчики обсуждают технические требования, дизайнеры уточняют ТЗ на интерфейс.
• В госструктурах. Здесь брифинги играют роль мини-версии пресс-конференций. Представители ведомств сообщают о новых законах, чрезвычайных ситуациях и итогах работы госпрограмм.

В медицинских и образовательных учреждениях обычные летучки перед экзаменами, научными конференциями, сложными операциями и просто перед началом смены также все чаще называют брифингами.

Ни одна планерка не гарантирует, что проект пройдет без трудностей. Но правильно проведенный брифинг точно поможет сократить количество конфликтов и повысить продуктивность. Когда участники одинаково понимают цели, сроки и задачи, команда быстрее принимает решения, и переделывать работу приходится гораздо реже.

Поделитесь в комментариях лайфхаками: как вы договариваетесь с заказчиками и регулируете процессы внутри коллектива.