Как оформить замещение сотрудника на время отпуска: приказ, доплата и документы

Замещение оформляют в три этапа: получают письменное согласие, заключают дополнительное соглашение, издают приказ. Конкретная процедура зависит от способа. На практике чаще оформляют совмещение: разберемся, в чем разница, как это правильно оформить работодателю, сколько доплачивать.

• Кто может заменить сотрудника в отпуске
• Как оформить замещение: приказ и соглашение
• Как оформить совмещение
• Сколько доплачивать за совмещение и как оплачивать замещение
• Когда нельзя оформить совмещение и временный перевод
• Ответы на вопросы

Кто может заменить сотрудника в отпуске

Когда сотрудник уходит в регулярный или декретный отпуск либо временно не может исполнять свои обязанности по другим причинам, его работу поручают другому — оформляют совмещение или замещение. Для этого оформляют приказ о возложении обязанностей на время отсутствия основного работника. Их можно возложить на:

1. Коллегу, у которого аналогичная должность и обязанности. Оформляют это как увеличение объема работы (ст. 60.2 Трудового кодекса России — ТК РФ). Например, врач семейной практики временно возьмет на себя обслуживание соседнего со своим участка.  
2. Другого сотрудника, который согласен выполнять дополнительные обязанности в свое рабочее время. Кроме приказа понадобится соглашение о совмещении. Например, менеджер по закупкам уходит в длительный отпуск, а его обязанности по работе с поставщиками и оформлению документов поручают специалисту по логистике.
3. Работника, который на это время готов перейти на место отпускника. В этом случае замещение сотрудника на время отпуска оформляют в виде временного перевода (ст. 72.2 ТК РФ). Он перестает выполнять обязанности по основной должности. Например, переводят старшего специалиста отдела продаж на должность руководителя этого отдела.

Существуют еще два менее распространенных способа решить проблему — совместительство и наем работника по срочному трудовому договору. Но их, как правило, применяют редко.

Совместительство — чтобы закрыть постоянную должность в штатном расписании, если на нее отводится половина штатной единицы и меньше. Потому что, если на основном месте работы (в штате компании или в другом месте) человек трудится восемь часов в день, совмещению по закону он не может уделять более четырех часов оставшегося свободного времени в сутки.

Нанимать кого-то со стороны по срочному договору также есть смысл, если сотрудник берет больничный от двух месяцев или планирует декрет с последующим отпуском по уходу за ребенком.

Задайте два вопроса:

1. Работа в основное время или в свободное? В основное — это совмещение, временный перевод или расширение обязанностей. В свободное — совместительство.
2. Работа по своей или по другой должности? По другой должности — это совмещение или временный перевод. По своей — увеличение объема работ.

Как оформить совмещение

Если сотрудник согласен на то, чтобы взять на себя дополнительные обязанности, готовят:

• письменное согласие;
• дополнительное соглашение к трудовому договору;
• приказ о совмещении должностей.

Унифицированной формы нет, документы составляют произвольно. Согласие — в виде заявления или докладной записки от руководителя отдела с просьбой возложить на работника обязанности по совмещаемой должности, где он пишет: «Согласен на совмещение должностей». Первый вариант оформляют, если инициатива исходит от сотрудника. Второй — если он принимает предложение руководителя.

В шапке дополнительного соглашения указывают реквизиты договора, к которому оно относится. Ниже указывают сроки совмещения и порядок оплаты.

В приказе о временном совмещении обязанностей указывают:

• реквизиты организации;
• причину совмещения (например, уход сотрудника в отпуск или в декрет);
• на кого и чьи обязанности возлагают;
• срок совмещения, конкретный или до выхода специалиста на работу;
• новые обязанности;
• размер доплаты в виде фиксированной суммы или в процентах от оклада.

Сотрудник, который берет на себя совмещение, подписывает приказ после ознакомления.

Как оформить замещение: приказ и соглашение

Замещение сотрудника на время отпуска оформляют так же, как и совмещение. С 2013 года унифицированные формы необязательны, и работодатель может разработать собственную.

На практике за основу приказа о замещении берут одну из форм из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» — Т-5 или Т-5а.

В дополнительном соглашении, как и при совмещении, прописывают сроки перевода и размер оплаты труда. В приказе — аналогично.

Сколько доплачивать за совмещение и как оплачивать замещение

Размер оплаты зависит от способа замещения (статьи 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ).

За совмещение выплачивают доплату к основной зарплате, за замещение — оклад по новой должности.

Размер доплаты за совмещение должностей определяют по соглашению между работником и работодателем. На практике обычно устанавливают 20–50% от оклада по совмещаемой должности. Конкретный процент зависит от объема и сложности дополнительных обязанностей. Например, если оклад менеджера по закупкам 50 000 рублей, а специалист по логистике берет на себя 50% его обязанностей, доплата может составить 12 500–25 000 рублей (25–50% от оклада).

Согласно рекомендации Минтруда, в соглашении о совмещении доплату указывают в виде:

• фиксированной суммы;
• процента от оклада по основной должности сотрудника;
• процента от оклада по должности, которую сотруднику предстоит совмещать с основной.

Но можно пойти другим путем: заранее установить порядок доплаты и включить его в положение о заработной плате и/или коллективный или трудовой договор. Тогда определять его в каждой отдельной ситуации не придется.

Со всех доплат и выплат за временный перевод или совмещение государство удерживает налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховые взносы в обычном порядке.

Оплата за замещение зависит от двух факторов: выше или ниже оклад по новой должности, дал сотрудник согласие на перевод или нет. В этих случаях руководитель может перевести работника на другое место без его согласия, но ненадолго — не более чем на месяц.

Если на новом месте оклад выше, то на период замещения выплачивают его. Например, если оклад кадровика составляет 30 000 рублей, а начальника отдела, которого он замещает, — 50 000 рублей, то во время замещения руководителя специалист будет получать 50 000 рублей в месяц.

Но бывает, что перевести сотрудника нужно на нижеоплачиваемую должность. В этом случае важно, согласен человек на такой перевод или замещение оформляют из-за чрезвычайных обстоятельств.

Если первое, то размер оплаты зависит от договоренностей. Закон не обязывает работодателя доплачивать до прежнего уровня зарплаты, чтобы компенсировать уменьшение оклада.

Во втором случае — временном переводе без согласия — нельзя платить меньше, чем средний месячный заработок на прежнем месте. Это прописано в той же статье 72.2 ТК РФ.

Когда нельзя оформить совмещение и временный перевод

Рассмотрим основные ситуации:

1. Работник не согласен. Любое принуждение незаконно. Сотрудник вправе отказаться от такого повышения нагрузки.
2. Работу невозможно выполнять параллельно с основными обязанностями специалиста. Если что-то приходится доделывать после окончания смены, такую работу оформляют как сверхурочную с соответствующей оплатой.
3. Сотруднику нужно выполнять дополнительные обязанности по той же самой профессии или должности. Это самая частая ошибка. Например, нельзя оформить совмещение профессии «продавец», чтобы поручить работнику продажи в еще одном отделе. В такой ситуации оформляют замещение как расширение зон обслуживания или увеличение объема работ.
4. Работа противопоказана человеку по состоянию здоровья. Запрещено поручать кому бы то ни было труд, который может навредить.
5. Должности, по которой поручают работу, нет в штатном расписании компании. 

Кроме того, нельзя оформить совмещение без доплаты за него. Повышение нагрузки нужно оплачивать в соответствии с объемом и сложностью работы.

У временного перевода на другую должность свои ограничения. По соглашению сторон сотрудника можно перевести на другое место на срок до года. А для замещения временно отсутствующего работника — строго до его возвращения на работу.

Наем нового сотрудника по срочному договору требует финансовых резервов: на зарплату, налоги, обучение. Если свободных средств нет, можно оформить кредит для бизнеса в Совкомбанке.

Ответы на вопросы

Замещение сотрудника на время отпуска — распространенная кадровая практика. А правильно составленные документы защищают права обеих сторон трудовых отношений и помогают избежать споров.

Как оформить замещение сотрудника на время отпуска?

Потребуется письменное согласие сотрудника. На его основании заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируют сроки, содержание дополнительных обязанностей и размер доплаты.

После подписания соглашения издают приказ. Работник ознакамливается с ним и ставит подпись.

Как правильно подготовить приказ о замещении?

Документ издают на основании заключенного с работником дополнительного соглашения. В нем указывают: ФИО и должности основного и замещающего работников, причину и сроки замещения (например, «на время ежегодного оплачиваемого отпуска»), обязанности и размер доплаты.

Его подписывает руководитель и замещающий работник.

Как оплачивают замещение и совмещение на время отпуска?

За совмещение доплачивают твердую сумму либо процент от оклада по замещаемой или основной должности. Выбранный вариант или оба (30% от оклада — 25 000 рублей) прописывают в дополнительном соглашении и приказе.

Замещение — это временный перевод на новое место, сотруднику выплачивают оклад, положенный по штатному расписанию для этой должности. Если он ниже, чем для предыдущей, стороны договариваются о доплате.

В чем разница между совмещением и замещением?

Совмещение — ситуация, когда сотрудник берет на себя часть работы отсутствующего коллеги и выполняет эту работу параллельно со своими основными обязанностями. То есть — в одно и то же рабочее время, но за доплату.

Замещение — временный перевод одного специалиста на место другого. То есть он прекращает выполнять обязанности по основной должности и переходит на другую, получая зарплату в соответствии с новой.

Оформляют эту процедуру по единому алгоритму: поступает предложение работодателя, затем — письменное согласие работника, заключение дополнительного соглашения к действующему трудовому договору и издание приказа. 

Список источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.12.2025): статьи 60.1, 60.2, 72, 72.2, 151, 182 (дата обращения: 12.01.2026).
2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (дата обращения: 12.01.2026).
3. Портал «ГАРАНТ.РУ» «Правомерно ли поручение работнику дополнительной работы по двум должностям? Какой должен быть размер доплаты за совмещение?» (дата обращения: 12.01.2026).
4. «Контур.КЭДО»: «Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в 2025 году: образец» (дата обращения: 12.01.2026).
5. «Контур.Экстерн»: «Роструд рассказал, какие документы нужны при временном замещении сотрудника» (дата обращения: 12.01.2026).
6. Журнал «Кадровое дело»: «Ошибки в доплатах за совмещение. Подсказки, что исправить в кадровых документах» (дата обращения: 12.01.2026).
7. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 июля 2016 г. № 14-2/В-688 «О совмещении профессий» (дата обращения: 12.01.2026).