Для чего нужны планерки и как их проводить: гайд для руководителей

• Зачем нужны планерки
• Виды планерок
• Особенности утренних совещаний
• Структура планерки
• Как руководителю подготовиться к планерке
• Распространенные ошибки
• Как провести онлайн-планерку
• Нестандартный формат
• Показатели эффективности собраний

Зачем нужны планерки

В коллективе большую роль играет коммуникация: начальника с сотрудниками, сотрудников между собой, руководителей разных подразделений друг с другом. Взаимодействие в сети и деловые переписки не заменят живое общение. 10 минут разговоров в офлайне равны по эффективности часам переписок в рабочих чатах. 

Планерка — это короткое собрание команды для обсуждения краткосрочных и долгосрочных задач, стратегий, результатов работы, выявления проблем компании. Оптимальное время такой встречи — 15-20 минут. 

Остановимся подробно на целях планерки. 

1. Постановка командных и персональных задач. Это могут быть планы на день, неделю и даже месяц вперед. Руководитель обозначает для каждого сотрудника, на каких рабочих процессах он должен акцентировать внимание. Также обсуждается общая цель и пути ее достижения совместными усилиями. 
2. Оперативное решение проблем. Начальник может сразу обсудить с коллективом как командные трудности/недостатки рабочих процессов, так и моментально решить персональные проблемы подчиненных. Мозговой штурм — еще один плюс планерок. Он помогает быстро найти решение. 
3. Выявление реальных показателей работы. Их презентует как руководитель, например, результаты дня/недели (показатели продаж, статистику рекламы, увеличение числа лидов), так и сотрудники. Второе относится скорее к планеркам с начальниками подразделений/отделов. 
4. Разбор ошибок. Почему они произошли и как избежать повтора. 
5. Мотивация коллектива. Частая цель утренних встреч — задать настрой на продуктивный рабочий день, зарядить хорошим настроением. 
6. Поддержание дисциплины. Сотрудники меньше опаздывают, если каждое утро им нужно быть на общем собрании. 

У таких встреч есть и негативные моменты. Например, часто руководство начинает растекаться мыслью по древу. 20 минут переходят в час-два обсуждений, это отнимает у работников силы. 

Также ежедневные планерки могут превратиться в чистую формальность, если к ним никто не будет готовиться должным образом. 

Наконец, низкую эффективность показывают внеплановые сборы. Проблема возникла, руководитель хочет ее оперативно решить, но лишает всех времени на аналитику и раздумья. 

Управляете бизнесом и хотите увеличить прибыль? Работа с командой важна, но и денежные вложения — необходимая часть масштабирования. В Совкомбанке есть несколько кредитных программ, одна из которых непременно подойдет вам. Низкая ставка, минимальный пакет документов, льготное кредитование или все вместе? Выбирайте нужный вариант и развивайте свое дело. 

Виды планерок 

Классифицировать такие собрания можно по нескольким признакам. 

По частоте проведения они бывают: 

• ежедневные: 10-20 минут на постановку дневных целей. Например, их проводят отделы продаж. Руководитель обозначает общий план выручки и индивидуальный для каждого работника;
• раз в неделю: чаще проходят в начале/конце недели для постановки более долгосрочных задач и/или подведения итогов;
• ежемесячные: как правило, их продолжительность до одного-полутора часов. Команда анализирует проделанную работу и намечает планы на следующий период;
• срочные: для устранения внезапных проблем. Например, из-за новых ограничений в логистике компании по доставке нужно оперативно найти новый маршрут для перевозок. Планерку могут устроить сразу после выхода новости. 

Форматы коротких совещаний тоже есть разные. Они зависят от целей встречи и функционала собираемой команды. 

1. Информационная: обычное обсуждение итогов дня/недели и целей. 
2. Планерка-совещание: нужно заранее оповестить всех участников о целях проведения, дать им время на подготовку. На такой встрече может присутствовать секретарь для записи важных моментов. Итоги беседы рассылают всем присутствовавшим. 
3. Обучающая: для новичков отдела с поэтапным обучением на каждой новой встрече или для знакомства команды с новыми инструментами. 
4. Творческая: можно устроить конкурс на генерацию идей, выставить необычные ограничения для поиска нового, придумать мини-поощрение за лучшее предложение. Формат мозгового штурма относится сюда же. Также моделируются разные ситуации, чтобы сотрудники искали пути решения. Например, разыгрывается диалог со «сложным» клиентом, сцена продаж, конфликт с покупателем/коллегой. 
5. Для постановки задач: на ней не обсуждают итоги и проблемы, руководитель только распределяет задания или позволяет каждому выбрать то, чем он хочет заняться в ближайший день/неделю. 

По длительности разбить планерки можно на короткие (до получаса) и длинные (до часа).

Особенности утренних совещаний

Непросто собрать несколько человек до начала рабочего дня в офисе вовремя. Еще сложнее — донести информацию до каждого на 100%, не выйти за рамки времени, не утомить, не потерять лидерскую позицию перед «говорливым» подчиненным. Делимся пятью правилами эффективности ежедневных утренних планерок. 

Минимизация опозданий. Если не пресечь их вовремя, они станут систематическими. Штрафы работают, но и приводят к негативу со стороны коллектива. 

Специалисты по управлению персоналом советуют заменить штраф шутливым наказанием: пением песни, чтением стихов, покупкой кофе для всех коллег. Несмотря на несерьезность, правила нужно соблюдать. В коллективе рекламщиков и других творческих людей оно сработает хуже. А вот для менеджеров и юристов это будет серьезное испытание. 

Еще один вариант санкций: опоздавший проводит планерку стоя. 

Системность. Установите одинаковое время без плавающего графика. Стабильность важна людям. Также не будет оправданий в стиле «я перепутал», «совсем забыл», «не зафиксировал перенос» и подобное. 

Регламент времени. Соблюдайте заявленный тайминг. Долгие собрания утомляют, снижается концентрация внимания. Почему вы не закончили вовремя? Не было плана выступления, отвлекались на обсуждения, кто-то ушел от темы и начал разбирать другие вопросы? Анализируйте и исправляйтесь. Более того, затягивая собрание, вы «воруете» время у своего же бизнеса/отдела.

Решение общих вопросов. Не позволяйте кому-то перетягивать одеяло на себя и свои проблемы. Захотят высказаться все, а вы не достигните цели встречи. Пресекайте это и говорите, что частные трудности обсудите лично с каждым. 

Обратная связь. В конце планерки подводите итоги, спрашивайте, кто что запомнил и какие выводы сделал. Советуйтесь, как улучшить эти встречи, чего не хватает, что не нравится. Учитывайте мнения, чтобы повысить продуктивность собраний. 

Структура планерки

В любой деятельности нужна четкая организация процессов, планерка — не исключение. План и правила помогут провести собрание успешно. Составили универсальный гайд, который пригодится руководителю из любой сферы. 

Подготовительный этап — постановка цели. Зачем вы проводите планерку? Хотите раздать задачи, сообщить об изменениях в регламенте или процессах работы, замотивировать коллектив? Выберите одну-две цели. Успеть все за один раз невозможно. 

Проведение планерки. Начните с приветствия. Взбодрите своей энергичностью не до конца пробужденных коллег. 

Далее проанализируйте результаты. Отметьте, что выполнено хорошо, а чему нужно уделить больше внимания. 

Важно: не отчитывайте публично работников, которыми вы недовольны. Замечания нужно обсуждать один на один. Настрой всех участников испортится, если несколько минут они будут слушать, как вы недовольны их коллегой. 

Повестка сбора в целом негативная? Не начинайте с агрессии и будьте сдержаны. 

Поставьте новые цели: общекомандные и частные. 

Скажите пару воодушевляющих мыслей. Так вы сплотите людей и настроите их на рабочий лад. В процессе похвалите всю команду или некоторых работников, говорить «спасибо» можно и за выполнение рядовых задач. Помните про тимбилдинг. Используйте фразы «мы», «наше», «общая цель» и другие. 

Следите за реакцией и вовлекайте людей в процесс взаимодействия. Поощряйте активность, побуждайте задавать вопросы и высказывать идеи. 

После каждой планерки либо раз в неделю/месяц можно проводить опросы. Какие темы коллективу интересны? О чем слушать сложно или утомительно? Делайте выводы, меняйте содержание или подачу тем. 

Как руководителю подготовиться к планерке

У организатора собрания самая сложная задача. Ему нужно достичь целей, обсудить все запланированное, следить за временем и удерживать внимание людей. Уровень многозадачности 10 из 10. Что вам поможет? 

1. Подготовка и регламент. Пропишите тезисы своего выступления. Распределите их по минутам, выделите время на совместное со всеми обсуждение. Регламент можно распечатать и повесить в кабинете. 
2. Уверенность. Говорите громко и размеренно, изучите пару книг или статей про ораторское искусство. Например, Дейла Карнеги «Как выработать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично». 
3. Лидерство. Поощряйте участие в обсуждении, но не давайте кому-то перетянуть одеяло на себя. 
4. Визуализация. Так вы кратно улучшите восприятие. Используйте презентации, ментальные карты, распечатки или доску с маркерами. Просите работников фиксировать важные моменты в блокнотах, телефонах или на ноутбуках. 
5. Правильный состав. Встреча должна иметь значение для каждого участника. Так, руководителей отделов в компании собирают на отдельной планерке. После они проводят их со своими подчиненными, решая вопросы иного характера. 
6. Итоги. Зафиксируйте выводы/главные тезисы в конце встречи. Можно отправить их в рабочий чат или на почту. 

Елена Лимонова рекомендует в письменном виде закреплять не только общие итоги, но и план задач, сроки исполнения и ответственных. Письменная фиксация человека за задачей — полезный инструмент. Если кто-то не выполнит свою, он не сможет оправдаться тем, что не получал поручения. 

Распространенные ошибки

Мы уже говорили, что планерки могут превратиться в рутину и даже раздражать команду. Почему так происходит? 

Во-первых, человек не понимает смысл их проведения. Причины бывают разные. Например, тезисы, озвучиваемые на собрании, не относятся к его работе. Ситуация: единственный разработчик небольшой компании сидит на планерке с отделом продаж. Ему не нужны планы и цифры, ведь он отвечает за техническую составляющую. У него планерка лишь ворует рабочее время. 

Во-вторых, из-за отсутствия структуры и отхода от темы теряется смысл. Пример: начали собрание с обсуждения целей. Потом один из участников вспомнил забавную рабочую ситуацию, все посмеялись. Внезапно другой решил обсудить свои проблемы, к нему подключился третий. Итог: время закончилось, а 80% запланированных к обсуждению тем даже не затронули. Если так будет всегда, то планерка превратится в «беседы о насущном».

Совет: объявляйте повестку встречи в начале. При попытках переключиться напоминайте, зачем вы собрались. Не ставьте разом слишком много задач, распределите их на несколько дней. В ходе собрания могут всплыть моменты, напрямую не относящиеся к обсуждению. Зафиксируйте их на бумаге/в заметках, чтобы решить на следующей встрече или в ходе работы. 

В-третьих, плохое вовлечение. Оно должно быть равноценным со стороны каждого. Не позволяйте «активистам» лишать права голоса скромных коллег.

В-четвертых, не проводите мероприятие, если обсуждать нечего. Так вы точно обесцените эту и последующие встречи. Избегайте и внезапных отмен без весомых причин. В частности, это касается планерок, на которых должны выступить несколько сотрудников, например, с отчетами. Люди готовились, уложились в дедлайн, а вы резко все переносите — это неприятно. 

Наконец, закрепите результаты. Попросите участников в формате блица озвучить главные тезисы беседы. Продублируйте их в общий чат или рассылкой в сообщения. 

Как провести онлайн-планерку

Отдельный «квест» проходят руководители удаленных работников. Собрать всех в формате онлайн просто, сложно добиться их внимания. Для продуктивной встречи нужно: 

• стабильное подключение участников. Протестируйте качество звука и картинки в начале, убедитесь, что у всех все в порядке. Если технические неполадки не устранились за пять минут, перенесите встречу;
• настаивайте на включении камер. Вы будете уверены, что во время вашего выступления никто попутно не смотрит сериал и не занимается другими делами;
• используйте презентации;
• задавайте вопросы, как и в офлайн-формате. Добивайтесь ответов и дискуссий. 

Помните, что на онлайн-собрании удержать внимание еще труднее. Не затягивайте его больше чем на полчаса. 

Сотрудникам на удаленке важно тщательно организовать коммуникацию и работу в сети. Все инструменты в одном месте собрал виртуальный офис для вашей команды. Почта, диск, сервис для рассылок, телемост, мессенджер — лишь часть доступных функций. Подключайте и наслаждайтесь организацией процессов без перебоев! 

Нестандартный формат

Перепробовали разные варианты и подходы, но результативность планерок не дотягивает до желаемого? Время перемен. 

Смените обстановку. Рядом с офисом наверняка есть приятная кофейня, попробуйте собрать всех там. Это улучшит и работоспособность, и настроение. 

Измените время. Может, все сотрудники «совы»? Проведите встречу не в начале, а в конце рабочего дня, или за 15-20 минут до перерыва. Это отличная мотивация для каждого быть активным и вовлеченным, чтобы вовремя уйти домой или на обед. 

Пробуйте разные форматы, особенно игровые. Устройте соревнование: кто даст самую крутую идею, у того рабочий день сократится на час. Замените привычные обсуждения на формат мини-тренинга. 

«Планерка на ногах» — хороший вариант борьбы с затяжными собраниями. Поверьте, все вопросы получится обсудить в два раза быстрее. 

Избавьтесь от отвлекающих факторов. Для этого удаленщики должны включить камеры, а в офлайне можно попросить всех положить телефоны в одно место. За 20 минут без гаджета конец света не наступит, зато работники смогут сосредоточиться на деле.

День офисной тишины — помощник коллективов с ежедневными планерками. Раз в месяц или чаще устраивается день без собраний и встреч. Многим это помогает повысить продуктивность. Но не всем подходит такой формат, например, в сфере продаж или ивента сложно упразднить даже одну встречу. 

Показатели эффективности собраний

Главный маркер результативности — улучшение работы коллектива. Но есть и критерии, определяющие качество ваших собраний: 

• каждый участник понимает свои цели и сроки выполнения;
• задачи завершаются вовремя, а не остаются на бумаге;
• все участвуют в обсуждении, собрание не сводится к монологу выступающего;
• соблюдается регламент. 

От умения руководителя организовать планерку часто зависит успех коллектива. Используйте советы, пробуйте новое, общайтесь с командой и обязательно заметите положительную динамику встреч. 

Помните: если вы считаете это собрание бесполезной формальностью, то и ваши коллеги будут так к нему относиться.