Баннер
Работа

Какие ошибки в трудовой книжке можно исправлять, а какие — нет

Ольга Романова
/ 13 июня 2023 11:05
1.5 тыс.
22 мин.
Текст изменился / 1 сентября 2023

Трудовая книжка — предмет обсуждений всех кадровых работников. Заполнение трудовой — целое искусство, а ошибки в ней недопустимы. Но от неточностей не застрахован даже самый прожженный бюрократ. Можно ли исправлять ошибки, разберемся в статье.

запись в трудовой книжке
Неточности в оформлении трудовой книжки крайне нежелательны

Почему трудовая книжка так важна

Представьте ситуацию: вы сменили работу, отдали трудовую книжку (ТК) в отдел кадров и долгие годы ее не видите. Она хранится где-то далеко, и все, что с ней происходит, вас не касается.

Думать так — фатальная ошибка. Ведь ТК не просто список ваших предыдущих мест работы. Это очень важный документ, и если кадровик допустит хотя бы одну мелкую неточность, то вы рискуете лишиться части пенсии.

Поэтому к заполнению трудовых относятся с особым вниманием. Ведь не зря книжкам даже посвящены две статьи в Трудовом кодексе: ст. 66 и ст. 66.1.

Факт дня
Из-за особенностей климата Вьетнам стал страной, использующей пластиковые деньги. А все потому, что бумажные купюры буквально растворялись в сезон дождей.

Что делать, если нашли ошибку

Несмотря на законодательство, кадровики продолжают находить ошибки (свои или чужие) в сером документе.

К счастью, не все так страшно. Паниковать не стоит:

  • никто не застрахован от неточностей, и даже самый опытный сотрудник может сделать случайную опечатку;
  • Минтруд опубликовал правила, которые рассказывают, как заполнять трудовую книжку и исправлять в ней ошибки.

Поэтому, обнаружив неточность, сотрудник ОК должен:

  1. Установить, на какой странице совершили ошибку.
  2. Вычислить, кто это сделал: кадровик с текущего места работы или предыдущего.
  3. Определить, какую именно информацию исказили. От этого зависит будущее исправление.

Самые распространенные неточности

Какие описки можно встретить чаще всего:

  • Неверное написание ФИО сотрудника

Например, кадровик вносит фамилию, имя и отчество будущего работника только на слух, не сверяясь с паспортом или иными документами.

  • Неверное указание дат, цифр
  • Расхождение названия должности в книжке с названием в штатном расписании
  • Записи чернилами недопустимого цвета, которые со временем выцветают

Например, в п. 3 приказа Минтруда указано, что записи можно делать пастой синего, черного или фиолетового цветов. Причем чернила должны быть устойчивы к свету и влаге.

  • Сокращения или аббревиатуры

Их быть не должно. Даже самые очевидные понятия надо прописывать полностью. Например, «индивидуальный предприниматель» вместо «ИП».

  • Неразборчивые подписи или отсутствие расшифровки

Иными словами, пишите разборчиво.

Кто должен исправлять некорректную информацию

Изменить сведения в трудовой книжке могут работник отдела кадров, руководитель или даже индивидуальный предприниматель.

Одновременно с этим действует правило — исправлять ошибку должен тот, кто ее совершил. Это указано в п.30 приказа Министерства труда.

Ошибка от бывшего работодателя

Необходимо сделать запрос предыдущему работодателю с просьбой разъяснить неточность. Например, прислать заверенную копию приказа о трудоустройстве с правильной информацией.

Если компании больше нет, то запрашивать документы не нужно.

Есть исключения, когда текущий кадровик должен самостоятельно внести корректировки, не обращаясь к предшественнику:

  • юрлицо ликвидировали;
  • ИП больше не ведет деятельность.

В случае реорганизации компании следует связаться с правопреемником и попросить сделать изменения.

трудовая книжка увольнение
Порой приходится связываться с бывшим «хранителем» книжки для уточнения данных

При трудоустройстве сотрудник ОК исправил ошибку в личных данных сам. Это вообще законно?

Да. На практике проще устранить неточность на месте, без обращений к бывшему работодателю. Это экономит время и не нарушает права работника. Тем более новый кадровик имеет для этого все полномочия.

Во время работы по совместительству

Напомним, работа по совместительству — дополнительная занятость в свободное от основной работы время, например, по вечерам или выходным.

По желанию запись о работе по совместительству в ТК может внести кадровик с основного места работы или с дополнительного. За устранение неточности отвечает виновник.

Работать должны не только вы, но и ваши сбережения. Открывайте вклад, выбирайте наиболее подходящий срок и ставку, а онлайн-калькулятор покажет, какой доход вы получите.

Титульный лист

Титульный лист (ТЛ) содержит основную информацию о работнике: ФИО, дату рождения и образование.

Если данные паспорта и ТЛ не совпадают, то СФР решит, что ТК принадлежит вовсе не владельцу. Это приведет к проблемам с начислением пенсии.

Первая ситуация: кадровик совершил ошибку при оформлении новой ТК работнику.

Решение очень простое — книжку необходимо уничтожить при помощи специальной машины (шредера), списать бланк и завести новую трудовую.

Важно: если замена происходит не по вине новоявленного работника, то с него не должны требовать денег за новый бланк — его оплачивает организация. В противном случае книжку оформляют за счет провинившегося.

Титульный лист — особенная часть трудовой книжки. Поэтому тут действуют свои правила:

  1. ТЛ — единственное место, где можно зачеркивать неправильную информацию. На остальных страницах описки исправляют новой записью, а предыдущая признается недействительной.
  2. Скорректировать данные об образовании может текущий кадровик, даже если это ошибка предыдущего специалиста.
  3. Работники часто учатся и повышают квалификацию. Новую профессию или образование нужно вписать в соответствующую графу через запятую после уже имеющейся отметки.

Перейдем ко второй ситуации: человек сменил работу и отдал ТК в отдел кадров на оформление. Специалист заметил ошибку, которую допустил предыдущий работодатель. Что же делать?

Задача не из легких. В отличие от предыдущего примера, книжку уничтожать нельзя. Остается только исправлять, а для этого нужно определить, что именно указали неверно.

Личные данные

Искаженная фамилия или отчество, некорректная дата рождения — типичные причины, по которым нужно изменить информацию в трудовой книжке.

Что нужно делать:

  1. Зачеркните одной чертой неверную информацию.
  2. Рядом напишите исправленный вариант, согласно правилам.
  3. Внутри корочки ТК напишите название и реквизиты документа, на основании которого внесены поправки, например, паспорта.
  4. Работодатель или уполномоченный сотрудник ставит подпись и печать организации около отметки о документе.

П. 7 приказа Минтруда разрешает не ставить печать, если у организации ее нет. Это не считается ошибкой. На практике люди часто ставят пометку «б/п».

Образование и специальность

В графах «Образование» и «Профессия, специальность» ничего зачеркивать нельзя (см. п. 8).

Просто напишите информацию в соответствующей строке. Если в графе уже что-то указано, то напишите верный вариант рядом через запятую.

Образование: Среднее, высшее профессиональное

Жирное выделение мы использовали для наглядности. В книжке не нужно выделять корректировки особым способом. О требованиях к чернилам мы писали выше.

Данные о награждениях

Редкий кадровик доходит до этой страницы. Но если описка все же есть, то исправляем ее следующим образом:

  1. Ничего не зачеркивайте (см. п. 12).
  2. Укажите, что предыдущая запись недействительна.
  3. Следующей записью внесите верные данные.

Сведения о работе

Главное, о чем следует помнить, — любые зачеркивания в частях «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещены. Иначе трудовая станет недействительной.

Давайте разберемся, как исправить неверное название организации, должности или причину увольнения.

Неправильная организация или название должности

Записи об организациях вносят без порядкового номера, поэтому его отсутствие — не ошибка. Алгоритм корректировки такой:

  1. Присвойте вашей записи порядковый номер, например, «6».
  2. Напишите дату.
  3. Укажите, что в предыдущей отметке неправильное название организации.
  4. Новое название напишите в новой строке ниже.
  5. Графу о документе, на основании которого вы исправили запись, оставьте пустой.

Пример записи. Обратите внимание на формулировку признания записи недействительной:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

Наименование, дата и номер документа, на основании которого сделана запись

 

число

месяц

год

 

 

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Кофейный дом» (ООО «Кофейный дом»)

 

6

09

06

2023

В названии организации допущена ошибка

 

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Чайный дом» (ООО «Чайный дом»)

 

 

Названия должности исправляют следующим образом:

  1. Начните с фразы: «Запись за номером 4 недействительна».
  2. Затем укажите правильное название: «Принята на должность главного диспетчера с 16.04.2021».
  3. Укажите документ, подтверждающий запись, например, приказ о приеме на работу.

При встрече с любыми неточностями следуйте этому алгоритму. Как в трудовой книжке сделать запись, что предыдущая формулировка недействительна, мы расскажем ниже.

Неверный штамп

Порядок исправления похож на предыдущий:

  1. В соответствующие строки поставьте номер записи и дату.
  2. Используйте фразу: «Оттиск штампа с ООО “Чайный дом” считать недействительным».
  3. Под записью поставьте верную печать.

Некорректное увольнение

Чаще всего приходится исправлять причину увольнения. Сделайте пометку о недействительной записи, далее уточните причину. Например: «Уволена по окончании действия срочного трудового договора».

Если человек сначала уволился, а затем вернулся на прежнее место, то нужно указать и это: «Запись за номером 5 недействительна, суд восстановил работника».

Не забывайте указать документ, подтверждающий корректировку.

Кстати, в трудовую книжку не нужно вносить отметки о дисциплинарных взысканиях. Речь идет о замечаниях и выговорах. Единственное исключение увольнение.

стаж работы по трудовой книжке
Порой лучшее решение — спросить совет у более опытных коллег

Даты

Формат написания дат единый: необходимо использовать арабские цифры, день и месяц указывать двумя цифрами, а год — четырьмя. Например: 06.12.2019.

Иногда кадровик пишет так: «06 декабря 2019».

Исправлять или нет — зависит от ошибки. Бывает так, что, несмотря на неправильный формат написания, сама дата верная. В таком случае корректировать ничего не нужно.

Если же дата неправильная, оставлять без внимания это точно не стоит. Похожим образом признайте запись недействительной и укажите верную дату.

Ищете стабильного и честного работодателя? Устали от обещаний о дружном коллективе и печеньках? Приходите работать в Совкомбанк — и будете уверены, что сделали правильный выбор.

Работа в Совкомбанке это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!

Найти работу мечты

Реквизиты

Если в ТК указаны неправильные документы, подтверждающие ту или иную запись, то их обязательно надо скорректировать. Действуйте по уже знакомому принципу.

А вот сокращения — спорный момент. Мы уже упоминали, что названия всех документов, организаций и т. д. нужно писать полностью. В то же время приказ Минтруда не говорит напрямую о необходимости исправлять сокращения. Поэтому сотрудники ОК действуют по принципу «если заметка понятна, то корректировать ее не нужно».

Как признать запись недействительной

Ошибки из наших примеров — довольно типичные. В реальности встречаются ситуации, когда кадровику приходится думать, как поправить ту или иную неточность.

Выйти из ситуации поможет алгоритм составления фразы о недействительной записи:

  1. В первую очередь определите номер записи, где спряталась неточность. Нумерацию вы найдете в первой графе.
  2. Номер может отсутствовать, например, когда указывают название организации.
  3. Все исправления следует совершать после самой последней отметки в ТК. Не нужно стараться уместить все между строками — это неправильно.
  4. Заполните дату, соблюдайте формат.
  5. Начинайте с фразы: «Запись за номером … недействительна». Именно такая формулировка пригодится в большинстве случаев.
  6. Следом укажите верную информацию.
  7. В четвертой графе обязательно отметьте документ, на основании которого вы делаете исправление.

Что делать, если ошибок несколько

Как правило, ошибки в ТК исправляют по мере их появления. Но бывает и так, что неточности содержат несколько записей подряд. Тогда их можно исправить в одной строке. Например:

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

Наименование, дата и номер документа, на основании которого сделана запись

 

число

месяц

год

 

 

3

30

05

2020

Принят на должность инженер по охране труда

Приказ от 30.05.2020 №276

4

17

07

2020

Переведен на должность инженер по нормированию труда

Приказ от 17.07.2020 №301

5

03

08

2020

Записи за номерами 3, 4 недействительны

Приказ от 03.08.2020 №340

 

Рядом не забудьте указать причину отмены записи.

Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки

Бывает так, что ошибку исправить нельзя. Тогда кадровику придется завести дубликат ТК. Для этого есть несколько оснований:

  • книжка испортилась (порвалась, обгорела, испачкалась и т. д.);
  • документ потеряли по чьей-либо вине;
  • записи об увольнении или переводе признали ошибочными;
  • из-за чрезвычайной ситуации произошла массовая потеря книжек.

Для этого работник, чью ТК необходимо заменить, должен написать заявление. В зависимости от ситуации дубликат делает компания, которая внесла неточность, либо нынешний работодатель.

Есть ли штраф за ошибку

Многих волнует вопрос, есть ли какая-то ответственность за неверные записи в трудовой.

Оказывается, да. Случайная описка может стать причиной значительных материальных потерь.

Иногда сотрудник может отделаться только предупреждением, а иногда ему полагается штраф:

  • от 1 тысячи до 5 тысяч рублей для должностных лиц;
  • от 30 тысяч до 50 тысяч рублей для юридических лиц.

Неточности в трудовой книжке — это нестрашно. Гораздо хуже — оставить их без изменений. Ведь это может обернуться проблемами как для владельца, так и для работодателя. Главное — следовать инструкциям, ведь варианты решений ошибок уже давно существуют.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
1.5 тыс.
Ольга Романова
Ольга Романова
На стороне финансовой грамотности. Люблю изучать новое и писать об этом. Уверена: банки — это не страшно!
Баннер