Какие ошибки в трудовой книжке можно исправлять, а какие — нет

Трудовая книжка — предмет обсуждений всех кадровых работников. Заполнение трудовой — целое искусство, а ошибки в ней недопустимы. Но от неточностей не застрахован даже самый прожженный бюрократ. Можно ли исправлять ошибки, разберемся в статье.

• Почему трудовая книжка так важна
• Что делать, если нашли ошибку
• Самые распространенные неточности
• Кто должен исправлять некорректную информацию
• Ошибка от бывшего работодателя
• Во время работы по совместительству
• Титульный лист
• Личные данные
• Образование и специальность
• Данные о награждениях
• Сведения о работе
• Неправильная организация или название должности
• Неверный штамп
• Некорректное увольнение
• Даты
• Реквизиты
• Как признать запись недействительной
• Что делать, если ошибок несколько
• Есть ли штраф за ошибку

Почему трудовая книжка так важна

Представьте ситуацию: вы сменили работу, отдали трудовую книжку (ТК) в отдел кадров и долгие годы ее не видите. Она хранится где-то далеко, и все, что с ней происходит, вас не касается.

Думать так — фатальная ошибка. Ведь ТК не просто список ваших предыдущих мест работы. Это очень важный документ, и если кадровик допустит хотя бы одну мелкую неточность, то вы рискуете лишиться части пенсии.

Поэтому к заполнению трудовых относятся с особым вниманием. Ведь не зря книжкам даже посвящены две статьи в Трудовом кодексе: ст. 66 и ст. 66.1.

Что делать, если нашли ошибку

Несмотря на законодательство, кадровики продолжают находить ошибки (свои или чужие) в сером документе.

К счастью, не все так страшно. Паниковать не стоит:

• никто не застрахован от неточностей, и даже самый опытный сотрудник может сделать случайную опечатку;
• Минтруд опубликовал правила, которые рассказывают, как заполнять трудовую книжку и исправлять в ней ошибки.

Поэтому, обнаружив неточность, сотрудник ОК должен:

1. Установить, на какой странице совершили ошибку.
2. Вычислить, кто это сделал: кадровик с текущего места работы или предыдущего.
3. Определить, какую именно информацию исказили. От этого зависит будущее исправление.

Самые распространенные неточности

Какие описки можно встретить чаще всего:

• Неверное написание ФИО сотрудника

Например, кадровик вносит фамилию, имя и отчество будущего работника только на слух, не сверяясь с паспортом или иными документами.

• Неверное указание дат, цифр

• Расхождение названия должности в книжке с названием в штатном расписании

• Записи чернилами недопустимого цвета, которые со временем выцветают

Например, в п. 3 приказа Минтруда указано, что записи можно делать пастой синего, черного или фиолетового цветов. Причем чернила должны быть устойчивы к свету и влаге.

• Сокращения или аббревиатуры

Их быть не должно. Даже самые очевидные понятия надо прописывать полностью. Например, «индивидуальный предприниматель» вместо «ИП».

• Неразборчивые подписи или отсутствие расшифровки

Иными словами, пишите разборчиво.

Кто должен исправлять некорректную информацию

Изменить сведения в трудовой книжке могут работник отдела кадров, руководитель или даже индивидуальный предприниматель.

Одновременно с этим действует правило — исправлять ошибку должен тот, кто ее совершил. Это указано в п.30 приказа Министерства труда.

Ошибка от бывшего работодателя

Необходимо сделать запрос предыдущему работодателю с просьбой разъяснить неточность. Например, прислать заверенную копию приказа о трудоустройстве с правильной информацией.

Если компании больше нет, то запрашивать документы не нужно.

Есть исключения, когда текущий кадровик должен самостоятельно внести корректировки, не обращаясь к предшественнику:

• юрлицо ликвидировали;
• ИП больше не ведет деятельность.

В случае реорганизации компании следует связаться с правопреемником и попросить сделать изменения.

При трудоустройстве сотрудник ОК исправил ошибку в личных данных сам. Это вообще законно?

Да. На практике проще устранить неточность на месте, без обращений к бывшему работодателю. Это экономит время и не нарушает права работника. Тем более новый кадровик имеет для этого все полномочия.

Во время работы по совместительству

Напомним, работа по совместительству — дополнительная занятость в свободное от основной работы время, например, по вечерам или выходным.

По желанию запись о работе по совместительству в ТК может внести кадровик с основного места работы или с дополнительного. За устранение неточности отвечает виновник.

Работать должны не только вы, но и ваши сбережения. Открывайте вклад, выбирайте наиболее подходящий срок и ставку, а онлайн-калькулятор покажет, какой доход вы получите.

Титульный лист

Титульный лист (ТЛ) содержит основную информацию о работнике: ФИО, дату рождения и образование.

Если данные паспорта и ТЛ не совпадают, то СФР решит, что ТК принадлежит вовсе не владельцу. Это приведет к проблемам с начислением пенсии.

Первая ситуация: кадровик совершил ошибку при оформлении новой ТК работнику.

Решение очень простое — книжку необходимо уничтожить при помощи специальной машины (шредера), списать бланк и завести новую трудовую.

Важно: если замена происходит не по вине новоявленного работника, то с него не должны требовать денег за новый бланк — его оплачивает организация. В противном случае книжку оформляют за счет провинившегося.

Титульный лист — особенная часть трудовой книжки. Поэтому тут действуют свои правила:

1. ТЛ — единственное место, где можно зачеркивать неправильную информацию. На остальных страницах описки исправляют новой записью, а предыдущая признается недействительной.
2. Скорректировать данные об образовании может текущий кадровик, даже если это ошибка предыдущего специалиста.
3. Работники часто учатся и повышают квалификацию. Новую профессию или образование нужно вписать в соответствующую графу через запятую после уже имеющейся отметки.

Перейдем ко второй ситуации: человек сменил работу и отдал ТК в отдел кадров на оформление. Специалист заметил ошибку, которую допустил предыдущий работодатель. Что же делать?

Задача не из легких. В отличие от предыдущего примера, книжку уничтожать нельзя. Остается только исправлять, а для этого нужно определить, что именно указали неверно.

Личные данные

Искаженная фамилия или отчество, некорректная дата рождения — типичные причины, по которым нужно изменить информацию в трудовой книжке.

Что нужно делать:

1. Зачеркните одной чертой неверную информацию.
2. Рядом напишите исправленный вариант, согласно правилам.
3. Внутри корочки ТК напишите название и реквизиты документа, на основании которого внесены поправки, например, паспорта.
4. Работодатель или уполномоченный сотрудник ставит подпись и печать организации около отметки о документе.

П. 7 приказа Минтруда разрешает не ставить печать, если у организации ее нет. Это не считается ошибкой. На практике люди часто ставят пометку «б/п».

Образование и специальность

В графах «Образование» и «Профессия, специальность» ничего зачеркивать нельзя (см. п. 8).

Просто напишите информацию в соответствующей строке. Если в графе уже что-то указано, то напишите верный вариант рядом через запятую.

Образование: Среднее, высшее профессиональное

Жирное выделение мы использовали для наглядности. В книжке не нужно выделять корректировки особым способом. О требованиях к чернилам мы писали выше.

Данные о награждениях

Редкий кадровик доходит до этой страницы. Но если описка все же есть, то исправляем ее следующим образом:

1. Ничего не зачеркивайте (см. п. 12).
2. Укажите, что предыдущая запись недействительна.
3. Следующей записью внесите верные данные.

Сведения о работе

Главное, о чем следует помнить, — любые зачеркивания в частях «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» запрещены. Иначе трудовая станет недействительной.

Давайте разберемся, как исправить неверное название организации, должности или причину увольнения.

Неправильная организация или название должности

Записи об организациях вносят без порядкового номера, поэтому его отсутствие — не ошибка. Алгоритм корректировки такой:

1. Присвойте вашей записи порядковый номер, например, «6».
2. Напишите дату.
3. Укажите, что в предыдущей отметке неправильное название организации.
4. Новое название напишите в новой строке ниже.
5. Графу о документе, на основании которого вы исправили запись, оставьте пустой.

Пример записи. Обратите внимание на формулировку признания записи недействительной:

Названия должности исправляют следующим образом:

1. Начните с фразы: «Запись за номером 4 недействительна».
2. Затем укажите правильное название: «Принята на должность главного диспетчера с 16.04.2021».
3. Укажите документ, подтверждающий запись, например, приказ о приеме на работу.

При встрече с любыми неточностями следуйте этому алгоритму. Как в трудовой книжке сделать запись, что предыдущая формулировка недействительна, мы расскажем ниже.

Неверный штамп

Порядок исправления похож на предыдущий:

1. В соответствующие строки поставьте номер записи и дату.
2. Используйте фразу: «Оттиск штампа с ООО “Чайный дом” считать недействительным».
3. Под записью поставьте верную печать.

Некорректное увольнение

Чаще всего приходится исправлять причину увольнения. Сделайте пометку о недействительной записи, далее уточните причину. Например: «Уволена по окончании действия срочного трудового договора».

Если человек сначала уволился, а затем вернулся на прежнее место, то нужно указать и это: «Запись за номером 5 недействительна, суд восстановил работника».

Не забывайте указать документ, подтверждающий корректировку.

Кстати, в трудовую книжку не нужно вносить отметки о дисциплинарных взысканиях. Речь идет о замечаниях и выговорах. Единственное исключение — увольнение.

Даты

Формат написания дат единый: необходимо использовать арабские цифры, день и месяц указывать двумя цифрами, а год — четырьмя. Например: 06.12.2019.

Иногда кадровик пишет так: «06 декабря 2019».

Исправлять или нет — зависит от ошибки. Бывает так, что, несмотря на неправильный формат написания, сама дата верная. В таком случае корректировать ничего не нужно.

Если же дата неправильная, оставлять без внимания это точно не стоит. Похожим образом признайте запись недействительной и укажите верную дату.

Ищете стабильного и честного работодателя? Устали от обещаний о дружном коллективе и печеньках? Приходите работать в Совкомбанк — и будете уверены, что сделали правильный выбор.

Реквизиты

Если в ТК указаны неправильные документы, подтверждающие ту или иную запись, то их обязательно надо скорректировать. Действуйте по уже знакомому принципу.

А вот сокращения — спорный момент. Мы уже упоминали, что названия всех документов, организаций и т. д. нужно писать полностью. В то же время приказ Минтруда не говорит напрямую о необходимости исправлять сокращения. Поэтому сотрудники ОК действуют по принципу «если заметка понятна, то корректировать ее не нужно».

Как признать запись недействительной

Ошибки из наших примеров — довольно типичные. В реальности встречаются ситуации, когда кадровику приходится думать, как поправить ту или иную неточность.

Выйти из ситуации поможет алгоритм составления фразы о недействительной записи:

1. В первую очередь определите номер записи, где спряталась неточность. Нумерацию вы найдете в первой графе.
2. Номер может отсутствовать, например, когда указывают название организации.
3. Все исправления следует совершать после самой последней отметки в ТК. Не нужно стараться уместить все между строками — это неправильно.
4. Заполните дату, соблюдайте формат.
5. Начинайте с фразы: «Запись за номером … недействительна». Именно такая формулировка пригодится в большинстве случаев.
6. Следом укажите верную информацию.
7. В четвертой графе обязательно отметьте документ, на основании которого вы делаете исправление.

Что делать, если ошибок несколько

Как правило, ошибки в ТК исправляют по мере их появления. Но бывает и так, что неточности содержат несколько записей подряд. Тогда их можно исправить в одной строке. Например:

Рядом не забудьте указать причину отмены записи.

Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки

Бывает так, что ошибку исправить нельзя. Тогда кадровику придется завести дубликат ТК. Для этого есть несколько оснований:

• книжка испортилась (порвалась, обгорела, испачкалась и т. д.);
• документ потеряли по чьей-либо вине;
• записи об увольнении или переводе признали ошибочными;
• из-за чрезвычайной ситуации произошла массовая потеря книжек.

Для этого работник, чью ТК необходимо заменить, должен написать заявление. В зависимости от ситуации дубликат делает компания, которая внесла неточность, либо нынешний работодатель.

Есть ли штраф за ошибку

Многих волнует вопрос, есть ли какая-то ответственность за неверные записи в трудовой.

Оказывается, да. Случайная описка может стать причиной значительных материальных потерь.

Иногда сотрудник может отделаться только предупреждением, а иногда ему полагается штраф:

• от 1 тысячи до 5 тысяч рублей для должностных лиц;
• от 30 тысяч до 50 тысяч рублей для юридических лиц.

Неточности в трудовой книжке — это нестрашно. Гораздо хуже — оставить их без изменений. Ведь это может обернуться проблемами как для владельца, так и для работодателя. Главное — следовать инструкциям, ведь варианты решений ошибок уже давно существуют.