Кто такой секретарь и что он делает? При ответе на этот вопрос у некоторых может всплыть образ героини Лии Ахеджаковой из фильма «Служебный роман». Кажется, секретарша Верочка только и делает, что сплетничает и раздает советы начальнице о том, какой костюм следует носить, как ходить походкой от бедра и выщипывать брови рейсфедером.
Спасибо Верочке, теперь мы знаем, что в каждой женщине должна быть загадка. Но чем все-таки занимается секретарь на работе?
Служебные обязанности
В справочнике востребованных профессий, который опубликовал Минтруд России, говорится, что секретарь в первую очередь создает условия, способствующие эффективной работе босса:
- организует заседания и совещания;
- ведет протоколы рабочих встреч;
- готовит справки и аналитические материалы;
- делает презентации;
- организует командировки руководителя;
- бронирует билеты;
- принимает посетителей;
- контролирует выполнение поручений руководителя;
- запрашивает информацию у коллег и других организаций;
- ведет телефонные переговоры и деловую переписку;
- ведет рабочий календарь руководителя;
- работает со службами доставки.
В некоторых компаниях секретарь может выполнять и работу делопроизводителя. В чем разница между этими профессиями? Делопроизводственные процессы связаны непосредственно с документами.
Что делает сотрудник:
- регистрирует и оформляет документы;
- принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию и систематизирует ее;
- организует хранение документов, следит за их сохранностью;
- готовит документы в архив.
Если делопроизводством в компании занимается отдельный человек или целое подразделение, то на секретаре остаются чисто организационные функции: ведение расписания, организация встреч и поездок, коммуникация.
Секретарь — это в первую очередь помощник. Человек, которому лицо, занимающее высокую должность, может доверять во всех вопросах. Поэтому помимо перечисленных обязанностей, секретари, конечно, выполняют любые поручения своего начальника. В том числе и личные, напрямую не относящиеся к работе. К этому надо быть готовым.
Soft skills
Если hard skills — это знания, умения и навыки, то soft skills, или мягкие навыки — это личные качества сотрудника, которые помогают ему эффективно выполнять рабочие задачи и достигать поставленных целей и результатов.
У Марины Паневкиной 12 лет опыта работы секретарем. По ее мнению, главные личные качества в профессии — тактичность и забота:
«Хороший секретарь умеет сохранять спокойствие руководителя, эффективно организовать его время. Умеет создавать уют и приятную атмосферу в офисе, где мы проводим большую часть жизни. Хороший секретарь знает, где нужно сказать, а где — молча выслушать.
Он постоянно эмоционально балансирует между руководителем и сотрудниками подразделений. А еще заботится об имидже руководителя и бережет его репутацию.
Хороший секретарь — идеальный организатор и координатор любых процессов деятельности компании. Он должен иметь большой опыт коммуникаций, быть внимательным к мелочам и действовать на опережение».
Часто секретари негласно отвечают за атмосферу в коллективе, поддерживают коллег, создают позитивный настрой в офисе. Они приветливы и гостеприимны. Но, может быть, легкость этой работы только мнимая?
«Секретарем работать сложно, — подчеркивает Марина Паневкина. — Это высокая ответственность и умение грамотно распоряжаться информацией. Из-за малейшей ошибки можно потерять дорогие контракты, деловые отношения или репутацию компании».
Чтобы быть успешным в карьере, «нужно определить свои сильные стороны и развивать именно их», уверена карьерный стратег Анна Знаменская. Может казаться, что у вас их нет. Но это не так. Они 100% есть у каждого человека, и их набор уникален для каждого. Как же выявить свои таланты?
Есть упражнение, которое поможет заглянуть внутрь себя и найти те самые суперсилы.
Мнение эксперта
Попросите нескольких друзей и знакомых заполнить опросник о себе.
Вопросы такие: «Какие сильные стороны у меня есть?», «Если бы ты обратился ко мне за помощью, то по каким вопросам?», «Какие у меня таланты, которые я не использую?». Удивитесь, как мнение третьей стороны обогатит вас и изменит ваши представления о себе.
Плюсы и минусы профессии
Один из плюсов работы секретаря — низкий порог входа в профессию. Примерно половина вакансий на сайте hh.ru подходит людям без опыта работа.
Окончив бакалавриат в вузе или получив дополнительное профессиональное образование, вы можете откликаться на вакансии. И наравне с другими претендентами участвовать в конкурсном отборе.
Если отказали, запишитесь на курсы: там расскажут о трудовом законодательстве, научат вести кадровую документацию и работать с ПК на продвинутом уровне. А в конце выдадут сертификат, который прибавит вам несколько очков.
Цены зависят от школы и города, в среднем стартуют от 12 000 рублей. Если денег нет, оплатите обучение в рассрочку с Халвой.
Лучшее вложение — в себя. Востребованные профессии и навыки дадут возможность заработать в любое время и в любом месте. Не нужно больше откладывать новую жизнь на завтра. В рассрочку до 24 месяцев оплачивайте Халвой курсы иностранных языков, обучение топовым IT-специальностям, развитие творческих способностей и новых навыков. Выберите подходящую школу из сотен партнеров карты. Начинайте менять жизнь к лучшему уже сегодня!
Что еще может привлечь в работе секретарем:
- хорошая отправная точка для старта;
- возможность завести много полезных контактов;
- комфортные условия работы в офисе;
- развитие навыков деловой коммуникации;
- улучшение личных качеств, таких как планирование, ответственность и умение общаться.
А вот что может оказаться минусами:
- монотонность задач;
- высокий уровень стресса;
- необходимость выполнять несколько задач одновременно;
- сидячая работа;
- дресс-код и жесткие требования к внешнему виду;
- ненормированный рабочий день.
«Я очень люблю свою профессию: для меня она никогда не превращается в рутину. Ежедневно мне приходится решать десятки разнообразных задач. Скучно не бывает никогда!
Но если ты хороший помощник, есть риск не получить вертикального продвижения в карьере. Каждый грамотный руководитель ценит своего секретаря и может не захотеть отпускать ценного специалиста», — резюмирует Марина Паневкина.
Средняя зарплата
Размер оплаты труда в любой профессии зависит от ряда причин. Важные факторы — авторитетность фирмы, опыт работы и квалификация сотрудника.
По данным портала HeadHunter, в среднем администраторам и секретарям в России в конце весны 2024 года предлагали 56 500 рублей, что на 13% больше уровня 2023 года.
Чуть радужнее ситуация складывается в Москве. По статистике порталов trudko.ru и «Работа в России», средний размер заработной платы секретаря в Москве — 71 276 рублей. Минимальная зарплата, которую предлагают работодатели в столице, — 27 500 рублей, максимальная — 125 000 рублей.
Другие рекрутинговые сервисы приводят чуть менее оптимистичные цифры. Медиану (в статистике это среднее значение набора данных) в профессии определяют в 23 000–40 000 рублей.
В конце августа 2024 года по запросу «Секретарь» сайт hh.ru выдает 10 949 вакансий. 50,33% работодателей, которые указали в своих объявлениях уровень дохода, предлагают соискателям от 60 000 рублей и выше. В крупных компаниях зарплата секретаря может доходить до 120–200 тысяч. Уровень дохода выше 130 000 рублей указан в 217 объявлениях.
Наиболее высокий спрос на административный персонал наблюдается у компаний из отраслей «Строительство, недвижимость, эксплуатация, проектирование», «Услуги для бизнеса», «Информационные технологии, системная интеграция, интернет» и «Розничная торговля».
Коммуникабельность, вежливость, стрессоустойчивость — главные неформальные пожелания к работникам этой сферы. Поэтому профессия подойдет тем, кто любит работать с людьми. Секретарь — лицо компании, человек, который всегда на виду. Если последний факт вас вдохновляет и мотивирует, а не пугает, смело выбирайте эту профессию!
Вся информация о ценах актуальная на момент публикации статьи.
