Как правильно оформить отзыв работника из отпуска

• Когда можно попросить сотрудника прервать отпуск
• Порядок действий
• Перерасчет отпускных выплат
• Ошибки работодателя

Когда можно попросить сотрудника прервать отпуск

Основное правило, которое нужно запомнить: отозвать сотрудника из отпуска можно только с его письменного добровольного согласия. Исключения — катастрофы и особые обстоятельства, для которых правительство РФ устанавливает специальные правила на отдельных предприятиях или в отраслях. 

Это значит, что работодатель не может просто позвонить человеку и потребовать вернуться на работу, даже если ситуация выглядит безвыходной. Вернее, потребовать он, конечно, может. Но работник при этом имеет полное право сказать «нет» и продолжить отдых.

Кроме того, закон прямо указывает, кого никогда нельзя отзывать из отпуска, даже если он сам согласился бы. Это:

• сотрудники младше 18 лет;
• беременные женщины;
• занятые на работе с вредными или опасными условиями труда. 

Если сотрудник не входит в этот список, вы можете обратиться к нему с предложением вернуться. Обычно это происходит, когда налицо производственная необходимость (например, срочный проект или ситуация, которую может разрешить только этот специалист).

Важно понимать, что оставшаяся (неотгулянная) часть отпуска никуда не денется. Ее нужно предоставить работнику в другое время. 

Порядок действий

Итак, вы определили, что отзыв специалиста возможен и необходим. Как правильно оформить процесс, чтобы все было законно и прозрачно?

Шаг первый — направьте письменное уведомление об отзыве.

Человек может находиться в другом городе, регионе или даже за границей. Уведомление должно быть составлено так, чтобы у работника было достаточно времени получить его, принять решение и, в случае согласия, успеть вернуться к работе. 

Есть смысл сначала обсудить ситуацию с работником устно, но затем обязательно официально оформить ваши договоренности.

Форма уведомления свободная. Главное — прописать предложение прервать отпуск, причину и дату, когда работнику нужно выйти на работу. Не забудьте добавить информацию о том, что неиспользованные дни можно использовать в другое удобное время.

Шаг второй — получите письменное согласие.

Это ключевой момент. Работник может поставить отметку «согласен» на самом уведомлении, но лучше составить отдельный документ.

Организация в локальных актах может закрепить бланк и образец согласия на отзыв из отпуска. Но если его нет, вот сведения, которые важно прописать:

• дата, когда сотрудник ознакомился с запросом на отзыв;
• полное ФИО работника;
• четкое недвусмысленное согласие на отзыв с конкретной даты;
• реквизиты приказа о предоставлении отпуска.

Там же сотрудник может сразу указать, когда он хотел бы воспользоваться оставшимися свободными днями. 

Если работник не может прийти и подписать документ (например, находится далеко), используйте электронный документооборот или отправьте бумаги курьерской службой.

Шаг третий — издайте приказ об отзыве из отпуска.

В нем нужно указать:

• причину отзыва из отпуска (в связи с производственной необходимостью, например);
• дату выхода на работу;
• даты, когда работник получит неиспользованные дни отпуска.

С этим приказом ознакомьте специалиста. Подпись подтвердит, что он осведомлен о решении и с ним согласен.

Шаг четвертый — внесите изменения в документы и пересчитайте выплаты.

Отдел кадров должен внести правки в график отпусков. Неиспользованную часть отдыха по закону нужно предоставить в другое время.

Бухгалтерия произведет перерасчет отпускных. Разберем подробнее этот вопрос — он вызывает много споров.

Перерасчет отпускных выплат 

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудника отозвали на работу. Мы знаем, что отпускные выплачивают в полном объеме до начала отдыха. Возникает вопрос: что делать с деньгами, которые сотрудник получил за те дни, в которые он теперь не отдыхает, а работает? 

По закону неиспользованные дни можно отгулять позже. Но деньги-то уже получены. Как быть?

Закон не предусматривает прямого удержания этих сумм из зарплаты, потому что это основание не входит в перечень. Также нет и прямой обязанности работника возвращать эти деньги.

Какие есть сценарии решения?

1. Добровольное возвращение. Самый простой, но не всегда реализуемый путь. Этот путь работает, если специалист готов сотрудничать. Объясните ситуацию, оформите документы так, чтобы каждый шаг и движение денежных средств были понятны и прозрачны.
2. Перерасчет в следующем отпуске. Это распространенный подход. Когда сотрудник возьмет неиспользованную часть отдыха, рассчитайте выплаты заново, исходя из нового периода и вводных. Зачтите уже выплаченную сумму. Суды считают такой способ законным, хотя прямо в законе это и не прописано. 

Отзыв из отпуска — исключительная мера. Старайтесь избежать подобных ситуаций. А если пришлось прервать отдых незаменимого специалиста, действуйте уважительно и в соответствии с законом. Это сохранит доверие и позволит избежать неприятных споров.

Еще один способ повысить лояльность сотрудников — удобная и надежная зарплатная карта с большими возможностями от Совкомбанка. 

Ошибки работодателя

Поговорили со специалистом на тему возможных спорных ситуаций и ошибок.

Никита Каданцев, юрист компании «Фатыхов и партнеры», объяснил, почему отозвать работника из отпуска — не самая легкая задача.

В чем могут быть ошибки работодателя: 

1. Отозвал того, кого нельзя. Даже при большом желании и согласии обеих сторон наниматель не вправе вызвать из отдыха на работу несовершеннолетних, беременных женщин и тех, чья работа связана с вредными или опасными условиями труда.
2. Договорился по звонку (или иным устным способом). Ситуации случаются разные. Может возникнуть соблазн попросить специалиста выйти на денек. Но если впоследствии это вызовет споры, правда будет на стороне работника.
3. Принял решение об отзыве в одностороннем порядке. Помните, что самое главное — явное, четкое, добровольное согласие сотрудника. 
4. Нарушил правило, по которому хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. Учитывайте это при составлении нового графика.
5. Неправильно рассчитал выплаты. Если специалист вышел на работу, нужно начислять зарплату с первого дня — без отговорок, что эти дни оплачены отпускными. 

И в завершение — для правильного пересчета выплат и учета налогов пользуйтесь официальными разъяснениями трудовой и налоговой инспекции.