Что такое инвентаризация простыми словами и как ее провести

• Инвентаризация: что это и основные виды
• Что проверяют
• Кто проводит
• Когда проводят
• Обязательные случаи
• По графику
• По мере необходимости
• Как провести инвентаризацию: пошаговая инструкция
• Решение и подготовка
• Фактическая проверка и фиксация
• Сверка данных и выявление расхождений
• Анализ, утверждение и отражение в учете
• Какие нужны документы
• Что делать с результатами
• Можно ли автоматизировать инвентаризацию

Инвентаризация: что это и основные виды

Инвентаризация — это сверка имущества компании. Цель — проверить и найти недостачи, долги и излишки, оценить корректность бухгалтерских данных, узнать о состоянии активов, имущества, обязательств организации.

Это не универсальный процесс, который всегда проходит одинаково. Форма и глубина проверки зависят от конкретных задач или требований законодательства. Выделяют несколько видов инвентаризации по ключевым признакам: что именно проверяют, насколько часто, обязательно ли это по закону и как именно.

Что проверяют

Все, что находится на балансе организации. Это необходимо, чтобы получить полную, достоверную информацию и сверить ее с данными в бухгалтерских документах.

Что именно:

• товары для перепродажи и сырье для производства;
• тару — коробки, ящики, упаковку, паллеты;
• готовую продукцию, которую еще не отгрузили покупателям;
• станки, компьютеры, мебель, транспорт;
• деньги в кассе и на расчетных счетах;
• офисы, магазины, цеха;
• материалы, которые используют в работе (канцелярия, запчасти);
• изделия на разных стадиях сборки;
• задолженности перед поставщиками;
• долги покупателей.

Кто проводит

В инвентаризации участвует не один человек — он попросту не справится с таким объемом работы. В процессе задействуют нескольких: от руководителя до бухгалтера. Разберем, кто и что делает на разных этапах.

Когда проводят

Когда этого требует законодательство или руководство. Условно ситуации можно разделить на обязательные, плановые и внеплановые.

Обязательные случаи

По закону инвентаризацию проводят в критически важных для бизнеса ситуациях. К ним относятся:

1. Годовая бухгалтерская отчетность. Важно документально подтвердить наличие и состояние активов и обязательств на отчетную дату — обычно 31 декабря.
2. Смена материально ответственных лиц. Необходимо зафиксировать в документах, что ответственность за ценности передали другому сотруднику.
3. Кража, злоупотребление полномочиями, порча имущества. Важно установить размер ущерба, записать произошедшее в документах, определить виновных.
4. Стихийные или чрезвычайные происшествия. Цель — срочно оценить масштабы ущерба, зафиксировать утраченные или поврежденные товары. Бухгалтер спишет испорченные товары, продукцию, инструменты, оборудование.
5. Реорганизация или ликвидация организации. Перед слиянием, присоединением, разделением или полным прекращением деятельности компания проводит полную инвентаризация всего имущества и обязательств. Цель — составить передаточный акт или ликвидационный баланс, справедливо распределить активы и рассчитаться с кредиторами.
6. Выкуп, продажа, аренда имущества. Проверяют качество и состояние значимых активов (здания, оборудование), которые компания сдает в аренду или выкупает.

По графику

Руководитель компании составляет график проверок на год вперед. Периодичность зависит от специфики бизнеса и оборота товаров, уровня рисков, требований собственников или инвесторов, аудитов и других факторов.

Плановая инвентаризация — профилактическая мера. С помощью нее выявляют и устраняют мелкие ошибки в учете, предотвращают накопление крупных недостач, контролируют работу материально ответственных лиц и поддерживают порядок в системе управления резервами.

По мере необходимости

У руководства есть право провести инвентаризацию в любой момент, когда посчитает это необходимым. Обычно о них заранее не предупреждают, чтобы материально ответственные лица не «привели учет в порядок».

Причины:

• подозрения в неэффективной работе;
• потери или необъяснимые колебания в отчетах;
• смена руководства подразделения;
• кадровые перестановки;
• проверка конкретного актива перед важной сделкой.

Как провести инвентаризацию: пошаговая инструкция

Важно спланировать и правильно организовать каждый шаг. В ином случае есть риск допустить ошибки, которые негативно отразятся на результатах и итоговой отчетности. Порядок проведения инвентаризации делится на несколько этапов.

Решение и подготовка

Начальник определяет, что именно проверить и когда. Затем директор или его заместитель издает официальный приказ.

Комиссия получает последние кассовые документы о движении денежных средств. Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи. Эти бланки регистрируют в специальном журнале.

Фактическая проверка и фиксация

В назначенный день и час комиссия приступает к работе: осматривает, пересчитывает, измеряет, взвешивает. Одновременно оценивают состояние имущества — исправность оборудования, сохранность товаров, сроки годности.

Все обнаруженное и подсчитанное фиксируют в инвентаризационных описях. Указывают наименование, артикул, сорт, количество, единицу измерения и другие характеристики без помарок или исправлений. Если нужна корректировка, ее делают по правилам и предварительно согласовывают с комиссией и ответственным.

Затем все участники процесса подписывают каждую заполненную страницу документа.

Сверка данных и выявление расхождений

Бухгалтеры берут фактические данные из описей и сравнивают со сведениями из бухгалтерских регистров на ту же дату. Затем выявляют расхождения: где-то имущества оказалось больше, чем по учету (излишки), где-то — меньше (недостача).

Все расхождения документируют в сличительных ведомостях. В них указывают, по каким позициям и на какую сумму есть отклонения факта от учета.

Анализ, утверждение и отражение в учете

Полученные результаты представляют руководителю. Комиссия и бухгалтерия готовят пояснения о причинах излишков или недостач. Начальник изучает документы, заслушивает объяснения и утверждает результаты инвентаризации.

Бухгалтерия вносит изменения в учет. Излишки приходуют как внереализационный доход компании. Недостачи списывают: на затраты производства или обращения; сверх норм — за счет виновных лиц; если виновных нет или взыскание невозможно — на убытки компании. Бухгалтерские проводки делают так, чтобы учетные данные начали соответствовать новому состоянию активов и обязательств.

Современные технологии упрощают многие процессы — в том числе и инвентаризацию. Купите сканеры штрих- и QR-кодов, компьютеры, оплатите программное обеспечение, выдайте сотрудникам смартфоны и планшеты. Им будет проще проверять и пересчитывать товары. Чтобы автоматизировать учет, воспользуйтесь кредитом от Совкомбанка.

Какие нужны документы

Вот ключевые документы, которые понадобятся на разных этапах:

• приказ по форме ИНВ-22;
• сличительные ведомости;
• инвентаризационные описи;
• перечень основных средств, материалов, товаров и иных активов предприятия;
• акты выявленных расхождений;
• итоговый акт.

Перечень документов может незначительно варьироваться в зависимости от масштаба инвентаризации, специфики компании и проверяемых активов.

Что делать с результатами

Если есть расхождения в результатах проверки и бухгалтерских учетах, надо тщательно разобраться в причинах отклонений. В некоторых случаях проводят служебное расследование. Обычно к ответственности привлекают виновных в пропаже активов или некорректном учете.

Что грозит: дисциплинарное взыскание или административные санкции. Например, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета сотрудника оштрафуют на сумму от 5000 до 10 000 рублей. За повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 рублей. Работодатель также имеет право взыскать с материально ответственных сотрудников ущерб за пропавшие или испорченные активы организации.

Можно ли автоматизировать инвентаризацию

Автоматизировать инвентаризацию — использовать современные технологии, чтобы заменить ручной подсчет, запись данных и облегчить работу компании. Вместо бумажных описей сотрудники используют специальные инструменты:

1. Штрихкоды — печатают на этикетках, сканируются лазерным сканером.
2. QR-коды — емкие двумерные коды, которые сканируют камерой смартфона или планшета.
3. RFID-метки — микрочипы, которые считывают специальными устройствами без прямой видимости и даже через упаковку. Эта технология позволяет пересчитывать множество предметов одновременно.

Считанные коды попадают в бухгалтерскую программу или систему управления складом: например, «1С». Система автоматически находит предмет в базе данных, сверяет характеристики (название, артикул), фиксирует наличие в указанном месте и определенном количестве, заполняет электронную инвентаризационную опись.

Когда сбор данных завершится, система сравнит фактическое количество товаров с учетными остатками. Программа сформирует необходимые отчеты: сличительные ведомости с излишками и недостачами, предварительные акты расхождений.

Инвентаризация — не просто подсчет коробок и товара на складе. Это масштабный процесс, который отражает реальное положение дел в компании.

Организации обязаны проверять активы, имущество и обязательство раз в год — перед годовым отчетом. Но желательно это делать чаще, чтобы избежать проблем: просрочек, недостач, некорректных данных в отчетах и журналах учета, долгов и других потерь.