Что такое первичные документы в бухгалтерском учете

Первичные документы — это фундамент бухгалтерского и налогового учета. Они подтверждают факт хозяйственных операций и служат юридическим обоснованием финансовых движений предприятия. Разбираемся, как устроена эта работа в 2025 году.

• Что представляют собой
• Роль в бухгалтерии
• Что будет, если нет первичных документов
• Какие бывают
• Какие сведения обязательно указывать
• Сколько хранить

Что представляют собой

Первичные учетные документы — это письменные или электронные свидетельства, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Они фиксируют финансовые события в организации: покупку товаров, продажу услуг, выплату заработной платы, перемещение материальных ценностей и так далее. Работу с ними регламентирует федеральное законодательство.

Экономика стремительно переходит в «цифру». Работа с первичной документацией тоже претерпела существенные изменения, однако сохранила базовые принципы. Требования к оформлению строгие, а ошибки могут привести к серьезным штрафам и пристальному вниманию налоговых органов.

Роль в бухгалтерии

Согласно закону, все операции необходимо отражать в бухгалтерском учете с надлежащим документальным подтверждением.

В бухгалтерии первичные документы еще называют «первичка», они выполняют несколько ключевых функций:

1. Финансовая. Бумаги служат основанием для отражения доходов и расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
2. Юридическая. Подтверждают факт сделки, их используют в досудебных разбирательствах и в суде при споре с контрагентами.
3. Налоговая. Позволяют обосновать расходы перед ФНС, чтобы избежать доначислений.
4. Контрольная. Незаменимы во внутреннем аудите и управленческом учете.

2025 год — поворотный в использовании систем электронного документооборота (ЭДО): планируется полный переход на него с постепенной заменой бумажных документов. Это позволит проверяющим органам улучшить контроль над работой предприятий. Отказ от использования цифровых инструментов чреват штрафами.

Что будет, если нет первичных документов 

Если у компании нет подтверждающих документов, фискалы могут не зачесть расходы, а это увеличит налогооблагаемую базу. Кроме того, компанию могут оштрафовать за:

• непредоставление документов по запросу налоговой — 200 рублей за каждый документ; штраф для должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
• отсутствие первичных документов — расценивают как грубое нарушение правил учета, за него штраф 10 000 рублей, при повторном нарушении — в три раза больше; если же результатом стало занижение суммы отчислений в бюджет, штраф равен 20% от налога, но не менее 40 000 рублей;
• отсутствие кассовых документов — говорит о нарушении кассовой дисциплины; штраф для малого бизнеса 20 000–25 000 рублей, для компаний крупнее — 40 000–50 000 рублей.

Кроме того, пренебрежение первичкой чревато сложностями для самой компании: нет документов — нечего предъявить суду, если дело дойдет до оспаривания сделки.

Какие бывают 

Классификация первичных документов бухгалтерского учета зависит от типа операции и формы документа. Разделение по группам помогает упорядочить документооборот и оптимизировать работу с входящей и исходящей документацией.

Вот основные категории.

Такая классификация упрощает организацию документооборота и обеспечивает корректный учет операций.

Качественный документооборот — это фундамент успешной компании. Когда налажена работа с первичными документами, сроками хранения и электронным учетом, самое время подумать о росте. Ведь бизнес — это не только контроль расходов, но и возможности для развития. Современные кредитные решения позволяют оперативно справляться с трудностями без отвлечения собственных ресурсов.

Какие сведения обязательно указывать

Закон о бухучете прописывает, какую информацию должны содержать первичные документы:

1. Название формы — например, «Акт оказания услуги», «Товарная накладная».
2. Дату составления.
3. Наименование организации или ИП.
4. Содержание операции, которую фиксирует документ. В товарной накладной указывают, что именно передано; в акте выполненных работ — какие услуги оказаны; в товарном чеке — какой товар оплачен.
5. Объем или другая величина с указанием единиц измерения и суммы. Например, в товарной накладной указывают, сколько товара поставили (его могут измерять в штуках, упаковках, килограммах) и на какую сумму.
6. Должности и подписи ответственных сотрудников.

Если не хватает даже одного реквизита или указаны неверные сведения, налоговая может отказаться учитывать документ при проверке.

Сколько хранить

Сроки хранения первички зависят от типа документа: от одного года до постоянного хранения (10 лет на предприятии с последующей сдачей в архив). Если точнее:

• 5 лет — стандартный срок для большинства бумаг. Среди них накладные, акты, счета-фактуры, кассовые чеки; а также все документы в электронном формате, которые должны быть защищены от изменений;
• 4–6 лет — для налоговых регистров, деклараций, расчетов по страховым взносам;
• 10 лет и более — для расчетных ведомостей;
• постоянное хранение — для годовой бухотчетности, передаточных актов и других.

Отсчет начинают не с даты оформления, а с 1 января следующего года.

Например, счет-фактуру от июля 2024 года нужно хранить пять лет с 1 января 2025 года — до 31 декабря 2030 года.

Преждевременное уничтожение грозит штрафом до 30 000 рублей.

Первичные документы — это не просто формальность, а важная часть финансовой и юридической безопасности бизнеса. Важно следить за правильным оформлением, учитывать переход на электронные форматы и соблюдать требования налоговых органов. Грамотная работа с первичкой поможет избежать штрафов, снизить налоговые риски и вести учет прозрачно и эффективно.