Что такое АРМ, или автоматизированное рабочее место

АРМ расшифровывается как «автоматизированное рабочее место». Это программно-аппаратный комплекс, который упрощает и ускоряет работу специалиста. В английской версии: «рабочая станция». Первые АРМ появились в 1970-х. Сегодня их интегрируют с ИИ и мощным оборудованием, чтобы бизнес работал быстро и без ошибок.

• Что такое автоматизированное рабочее место
• Структура АРМ
• Что такое среда АРМ
• Тест: как понять, нужен ли вашему бизнесу АРМ

Что такое автоматизированное рабочее место

Давайте представим рабочий стол бухгалтера лет тридцать назад. На нем лежит стопка папок с завязками, калькулятор, бланки, несколько ручек. Обязательно телефон, чтобы уточнять платежи в соседних отделах (например, снабжения).

Сравним с современной бухгалтерией. Все в компьютере, движения в соседних отделах видны в 1С, программа считает налоги и другие выплаты.

Конечно, у бухгалтеров до сих пор много бумажной работы, особенно в маленьких фирмах. Но все же разница очевидна, и имя ей — автоматизация.

В супермаркете

Когда кассир сканирует товар, программа выводит на монитор название и цену товара. Затем применяет скидку по карте лояльности, считает итог, принимает оплату и дает команду кассе напечатать чек.

Так работает АРМ кассира. Человеку не нужно помнить цены и скидки — за него все делает система.

В клинике

Помните эпоху бумажных медкарт, куда подклеивали справки и результаты анализов? Благодаря АРМ врача история пациента хранится в электронной базе данных и доступна в информационной системе клиники.

Врач видит данные предыдущих осмотров, вносит туда свои данные и назначения. В ту же базу подгружаются данные регистратуры: например, жалобы при вызове врача на дом.

В бухгалтерии

Программа «1С:Бухгалтерия» — классический пример АРМ. Система считает налоги, формирует отчеты, начисляет зарплаты, следит за движением средств на счетах.

В школе

Родители школьников каждый день имеют дело с АРМ педагога — электронным дневником. Ограниченный доступ не позволяет вносить изменения, но дает видеть оценки, домашние задания и комментарии учителя.

Есть АРМ инженеров-проектировщиков, снабженцев, агрономов, ученых. Ключевой момент: АРМ решает задачи в рамках профессии. Универсального решения нет и не может быть, хотя принципы и плюсы у всех одинаковые.

Зачем нужны АРМ:

• сокращают рутину;
• сводят к минимуму ошибки из-за человеческого фактора;
• ускоряют работу: например, отчеты генерируются в несколько кликов;
• повышают качество обслуживания: клиенты получают услуги быстрее и без ошибок;
• обеспечивают прозрачность: смежные отделы мгновенно обмениваются данными;
• улучшают контроль: руководитель видит работу отдела и компании в реальном времени.

Из минусов: внедрять АРМ и создавать под них среду (о ней дальше) — дороговато для малого бизнеса. Но в крупных компаниях вложения быстро окупятся.

Не ждите отклика с продаж, пусть деньги заработают себя сами. Суточные вклады в Совкомбанке не отвлекают деньги из оборота и дают высокий процент.

Структура АРМ

Решения различаются по функционалу и степени автоматизации. Инженерные АРМ — это личные ассистенты с искусственным интеллектом. Они занимаются рутиной, освобождая время для творчества и стратегии. АРМ сотрудника пункта выдачи заказов умеет только искать заказы и менять их статус: выдан, возвращен, потерян.

Любое автоматизированное рабочее место состоит из четырех компонентов:

• техническое обеспечение: компьютер, сканер штрихкодов, фискальный регистратор, банковский терминал;
• программное обеспечение: операционная система и прикладная программа (1С, МИС — медицинская информационная система);
• информационное обеспечение: базы данных клиентов, каталоги товаров, справочники, классификаторы;
• методическое обеспечение: руководства пользователя, обучающие материалы, регламенты, как правильно и безопасно пользоваться АРМ.

Промышленные комплексы могут включать крупное оборудование и подробные инструкции с допуском. Учебные интуитивно понятны и открываются со смартфона.

Что такое среда АРМ

Представим, что АРМ — это автомобиль. Он, конечно, ценен сам по себе, но его возможности раскрываются в среде, для которой он создан: у электрокара — в городе, у внедорожника — в полях.

Так же и с АРМ. Эффективнее всего оно работает в отлаженной цифровой среде. К ней относятся, например, локальная сеть компании, серверы с общими базами данных, каналы связи, системы безопасности (антивирусы, фаерволы).

У большинства федеральных систем есть решения для интеграции с электронной средой компании. Например, АРМ:ВЕТИС объединяет 1С с ФГИС «Меркурий». 

Чем лучше настроена архитектура компании, тем быстрее окупается автоматизация процессов и тем прозрачнее и эффективнее становится бизнес.

Тест: как понять, нужен ли вашему бизнесу АРМ

Ответьте на семь вопросов, за каждый ответ начислите баллы и посчитайте сумму.

1. Ваши сотрудники тратят много времени на рутину, шаблонные операции (перенос данных между таблицами, статистика, однотипные договоры)?

а) да, это съедает большую часть рабочего дня — 2 балла;

б) случается, но не критично — 1 балл;

в) нет, у нас почти нет таких задач — 0 баллов.

2. Как часто вы сталкиваетесь с ошибками в документах, расчетах, заказах из-за невнимательности сотрудника?

а) регулярно — 2 балла;

б) бывает, но мы быстро их исправляем — 1 балл;

в) очень редко — 0 баллов.

3. Сколько времени уходит у менеджера, чтобы найти информацию для принятия решения (историю общения с клиентом, остатки на складе, статус заказа)?

а) довольно много. Нужно открыть несколько программ, таблиц, поднять бумаги — 2 балла;

б) информация в цифровом виде, но разбросана по файлам и папкам — 1 балл;

в) информация доступна в пару кликов — 0 баллов.

4. Клиенты часто ждут из-за того, что сотрудник оформляет заказ вручную?

а) да, случаются очереди, которые вызывают недовольство — 2 балла;

б) иногда, при крупных заказах — 1 балл;

в) нет, стандартные операции выполняются мгновенно — 0 баллов.

5. Можете ли вы за пять минут получить отчет о продажах за сегодня, работе менеджера, движении товаров на складе?

а) нет, сначала нужно собрать данные — 2 балла;

б) да, но отчет нужно обработать — 1 балл;

в) да, система формирует любой нужный отчет — 0 баллов.

6. Если завтра количество заказов вырастет вдвое, вы справитесь с нагрузкой?

а) нет, придется срочно нанимать новых людей — 2 балла;

б) да, но, вероятно, с ошибками и задержками — 1 балл;

в) да, мы готовы к пиковым нагрузкам — 0 баллов.

7. Как защищена коммерческая информация (клиентская база, данные о платежах) от копирования и утечек?

а) данные хранятся в обычных файлах на компьютере — 2 балла;

б) есть базовые меры защиты — 1 балл;

в) разграничены права доступа, действия сотрудников фиксируются — 0 баллов.

Результаты:

• 10–14 баллов: Автоматизация нужна была еще вчера

Вы теряете время, деньги и, возможно, лояльность клиентов из-за ошибок и медленной работы. Советуем внедрить АРМ для ключевых сотрудников: менеджеров по продажам, кладовщиков, бухгалтеров, начав с самого проблемного участка.

• 5–9 баллов: Есть над чем задуматься

Ваш бизнес работает стабильно, но не готов к масштабированию. Самое время без спешки изучить вопрос автоматизации и подготовить компанию к росту.

• 0–4 балла: Пока все под контролем

Ваши процессы отлично выстроены для текущего масштаба, внедрять АРМ не нужно. Но если бизнес начнет расти, не забудьте об автоматизации.