Дедлайн горит, сотрудник плачет: как научиться закрывать задачи вовремя
Многочисленные мемы про сорванные дедлайны давно стали частью жизни офисных работников и фрилансеров. В этой статье разбираемся, что за зверь такой — дедлайн и как его соблюдать.
Что такое дедлайн
Простыми словами дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу.
Его ставит руководитель, заказчик или преподаватель. Но также можно поставить дедлайн себе самому, чтобы сделать работу не в последний момент, а чуть пораньше. И оставить время на исправление возможных ошибок.
Дедлайны нужны, чтобы все сотрудники вовремя выполняли работу, а команда, отдел или предприятие работали эффективно и без сбоев.
Но что делать, если у вас проблемы с тайм-менеджментом? Разберемся с причинами и расскажем, как перестать оттягивать неизбежное.
Причины срыва дедлайнов
Причины бывают внешними и внутренними. Рассмотрим три самых распространенных.
Прокрастинация
Так называют склонность откладывать дела на последний момент. Если вы привыкли готовиться к экзаменам в последнюю ночь и писать отчет за пару часов до сдачи, вас можно назвать хроническим прокрастинатором.
Есть ряд причин, по которым люди откладывают важные дела:
- не умеют принимать решения и сомневаются во всем, что делают;
- боятся важных событий и изменений (даже позитивных);
- не чувствуют внутреннюю мотивацию завершить работу;
- привыкли прокрастинировать. В итоге закрепилась идея, что работать хорошо можно только под страхом срыва сроков;
- так сильно боятся неудач, что не могут начать;
- внутренний перфекционист говорит, что если не сделать идеально, то лучше не делать вообще.
Прокрастинацией страдают очень многие люди. С одной стороны, это защитный механизм психики, который помогает людям экономить силы, — нельзя назвать ее патологией. С другой — она мешает полноценно жить.
Если вы регулярно срываете сроки и теряете из-за этого работу или находитесь в постоянном стрессе, который вредит здоровью, обратитесь за помощью к специалисту.
Где и как выбрать хорошего психолога и психотерапевта: советы экспертов и личный опыт
Читать статьюНедооценка времени
Частая причина срыва дедлайнов — банальное неумение правильно рассчитывать время на выполнение задачи. Люди себя переоценивают и закладывают меньше часов, чем нужно.
При планировании обязательно учитывайте мелкие перерывы и отвлекающие факторы, которые непременно будут. Не обманывайте себя: никто не способен сидеть над задачей пять часов беспрерывно в состоянии высочайшей эффективности.
Лучше заложить на задачу больше времени, чем сорвать сроки и подвести себя и других.
Перегрузка и отсутствие приоритетов
Возможно, у вас не получается соблюдать сроки, потому что работы слишком много для одного человека.
Часто этим страдают фрилансеры, особенно в начале карьеры.
Алина, автор
Когда я только начинала свой путь фриланс-копирайтера, я регулярно набирала несовместимое со здравым смыслом количество проектов. Пришлось пройти через несколько стыдных провалов, чтобы признаться — я не нейросеть, и мне нужно время для отдыха.
Как только я стала распределять нагрузку правильно, горящие дедлайны ушли из моей жизни.
Даже если вы работаете не на фрилансе, оцените нагрузку: не слишком ли много у вас задач? Возможно, по доброте душевной вы берете на себя чужую работу. Или приоритезируете не то, что следовало бы.
Умение отличать, какие задачи могут подождать, а какие нужно выполнить срочно, — важное качество каждого сотрудника.
Как перестать срывать дедлайны
Как же научиться работать без постоянного ощущения горящих сроков за спиной? Нужен комплексный подход.
Учимся управлять временем
Чтобы закрывать задачи вовремя, научитесь эффективному тайм-менеджменту.
Признанная и проверенная поколениями техника управления временем — метод помидора (или Pomodoro). Его придумал предприниматель Франческо Чирилло и назвал в честь кухонного таймера в форме помидорки, которым он пользовался.
Суть в том, что вы делите рабочее время на периоды по полчаса: 25 минут работаете, 5 — отдыхаете. А после четырех таких периодов делаете «большую перемену» на 15–30 минут.
На 25 минут можно сосредоточиться, даже если вы очень сильно не хотите работать. А позитивное подкрепление в виде 5 минут отдыха дает силы двигаться дальше.
Еще в соблюдении дедлайнов помогают планировщики и тайм-менеджмент-приложения. Вы можете вести рукописный ежедневник с красивыми стикерами и леттерингом, если вас это вдохновляет. Или скачать на телефон удобный и практичный онлайн-планировщик. Например, TickTick, SingularityApp или «ЛидерТаск».
Планируем реалистично
При постановке цели учитывайте непредвиденные ситуации. Не нужно рассчитывать время секунда в секунду — так ваш дедлайн с большой вероятностью «сгорит».
Закладывайте время на кофе, соцсети и мысли о вечном — с вероятностью 99% вы все равно не удержитесь от этих соблазнов, даже если сроки будут поджимать. В итоге все сделаете позже или хуже, чем могли бы.
Для масштабных целей поможет метод декомпозиции. Слишком большая задача вызывает дискомфорт и желание спрятать голову в песок. Разбейте ее на много маленьких.
К примеру, если задача «написать статью про дедлайны» выглядит слишком сложно, то «составить план», «поискать материалы», «пообщаться с героями» и «написать первый абзац» — уже не так страшно.
Лиза, шеф-редактор
У меня есть два способа сдать работу в срок, условно «хороший» и условно «плохой».
Хороший способ: есть слона по частям, то есть делать по кусочку работы регулярно.
Плохой способ: внимательно прочитать ТЗ, мысленно оценить трудозатраты. Ровно за N часов до дедлайна (где N = объем трудозатрат) сесть и начать делать. Сон и еду игнорировать, кофе не игнорировать. Утешать себя тем, что все время между ТЗ и дедлайном мозг проводил фоновую медленную работу и придумывал, как это сделать получше.
На самом деле способ работает с гуманитарными и творческими задачами, где идею нужно подольше покрутить в голове.
Работаем с мотивацией
Сложно показывать отличные результаты в деле, которое совсем не приносит удовольствия. Постарайтесь найти стороны, которые вам нравятся.
Если не получилось, попробуйте обмануть мозг. Например, считайте работу над неприятной задачей тренировкой силы воли, которая пригодится в будущем.
Признавайте маленькие победы и хвалите себя за них. Концентрируйтесь на процессе, а не только на результате.
Анастасия
От прокрастинации спасают ритуалы и понятный режим. Сначала я завтракаю и читаю новости, потом проверяю форум, а затем работаю. При необходимости делаю перерывы. Но если я взялась за задачу, мне проще сделать до конца, чем отвлекаться.
Мне кажется, надо найти в работе элемент, который тебе нравится или удовлетворяет. А если его совсем нет — подумать, зачем ты это делаешь.
Хроническая прокрастинация и отсутствие радости от работы — сигналы, что ее пора менять. И, возможно, попробовать что-то новое, чем вы никогда не занимались раньше.
Не нужно больше откладывать новую жизнь на завтра. Оформляйте Халву и оплачивайте в рассрочку без переплат курсы иностранных языков и обучение топовым IT-специальностям.
Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Карты»/«Карта Халва» на сайте банка sovcombank.ru
Ищем поддержки и делегируем
Если вы работаете над проектом не в одиночку, общайтесь с коллегами и поддерживайте друг друга. Ощущение единения может стать той самой необходимой мотивацией.
Не стесняйтесь попросить помощи, если чувствуете, что не успеваете.
- Найдите коллегу, который разбирается в задаче и точно понимает ваши обязанности.
- Узнайте, не занят ли он чем-то неотложным.
- Обрисуйте ситуацию коротко и по делу. Будьте вежливы.
- Предложите взамен свою помощь в будущем.
Предупредите руководителя, что не успеваете, — это лучше, чем сообщить о срыве сроков в последний момент.
Учимся на ошибках
Срывать сроки — стыдный и болезненный опыт. Тем важнее вынести из него урок: не заниматься самобичеванием, а понять, в какие моменты вы допустили ошибки.
Возможно, понадобится разговор с руководителем или командой, если причина не только в вашей личной склонности прокрастинировать.
Что делать, если коллега срывает дедлайны
Задержка на одном этапе сорвет все последующие дедлайны. Если один из коллег постоянно задерживается, не молчите.
- Поговорите и постарайтесь понять, что происходит. Возможно, есть объективные причины, которые мешают эффективной работе, и вы вместе их устраните. Например, перераспределите нагрузку или попросите руководителя нанять еще одного сотрудника.
- Поищите причину в ваших отношениях — возможно, что-то их испортило. Проявите дружелюбие: пригласите коллегу на кофе, уделите ему внимание. Подумайте, давно ли вы искренне благодарили его за труд.
- Убедитесь, что на своем этапе правильно ставите задачи. Иногда на расшифровку ТЗ и комментариев уходит больше времени, чем на саму работу.
- Объясните коллеге, почему ставите дедлайн раньше, чем того требует руководитель. Он должен понимать, что текст, который выходит в пятницу, нужно сдать в среду не потому, что вы так придумали, а потому, что нужно время на редактуру и неожиданные правки от заказчика.
Если ничего не помогает, вежливо объясните, что его поведение влияет на всю команду, и поставьте в известность руководителя.
Надеемся, теперь дедлайны у вас будут гореть только в мемах, а на работе все будет четко по плану.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Лучшие статьи у вас под рукой!
А еще интерактивы и мемы — просто подпишитесь на наши соцсети
Фильм «Шопоголик» могли бы снять про меня. Расскажу, как потратить деньги и не пожалеть об этом.
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
