Баннер
Работа

Должностная инструкция: как правильно оформить

Анастасия Уминская
/ 21 сентября 2023 18:57
13 мин.

У каждого работника есть собственные функциональные обязанности. Их фиксируют в должностной инструкции. Этот документ — надежная опора при возникновении трудовых споров. Расскажем, кто и как должен составлять должностные инструкции.

кто должен составлять должностные инструкции
В должностной инструкции описывают обязанности работника

Должностная инструкция это ключевой кадровый документ, закрепляющий обязанности, зону ответственности и квалификацию сотрудника. В нем содержится все, что тот должен делать на рабочем месте.

А любые обязанности, не указанные в инструкции, остаются за рамками трудовой деятельности. То есть работодатель не имеет право заставить исполнять обязанности, которые не были перечислены в этом документе.

При такой важной роли должностная инструкция — это не самое очевидное понятие. Дело в том, что в Трудовом кодексе сам термин не упоминается. На него есть только косвенное указание во второй части 57 статьи ТК РФ.

Согласно ее положению, в трудовом договоре должно быть описание трудовой функции. Речь идет об обязанностях работника, которые обычно оформляют в виде приложения. Затем стороны подписывают его вместе с договором.

Из-за этого регулярно возникают вопросы: кто разрабатывает должностные инструкции в организации, что они должны содержать и обязательно ли это делать.

На последний вопрос можно ответить однозначно: в Трудовом кодексе такого обязательства у работодателя нет. Но составление этого документа в его же интересах.

Должностные инструкции страхуют от рисков трудовых споров. Хотите подложить соломки на всякий случай?

Предпринимательство деятельность, полная рисков, и многие из них нельзя избежать. Самое разумное — подобрать проверенную компанию с большим количеством услуг по страхованию бизнеса (сотрудников, транспорта, товаров, грузов, ответственности). Широкий выбор предлагает своим клиентам Совкомбанк Страхование. Разделим с вами риски!

Зачем нужна

Начнем с того, что все права и обязанности лучше закреплять в письменном виде, это убережет от возможных споров. А закончим тем, что устные договоренности могут дорого обойтись в суде.

Пять причин составить должностную инструкцию:

  1. В документе будут зафиксированы обязанности сотрудника, поэтому ему будет очевидна зона ответственности. Минусы — заставить работника делать что-то дополнительное, что не входит в изначальную договоренность, будет проблематично. Но от уже взятых на себя обязательств он не отвертится.
  2. В небольших организациях зачастую не хотят тратить время на «бюрократию». Но нужно учитывать, что работники приходят и уходят. А составив документ один раз, будет проще ввести в курс дела новичка.
  3. В должностной инструкции можно прописать обязательство замещать другого сотрудника во время отпуска. Тогда работодателю не нужно будет оплачивать это совмещение.
  4. Если в организации есть две одинаковые должности с разной оплатой труда, обосновать это можно через должностную инструкцию, в которой будут прописаны разные обязанности.
  5. Без должностной инструкции проблематично доказать, что сотрудник не исполняет свои обязанности.

Для кого она обязательна

Должностные инструкции составляют в свободной форме и по желанию. Но для некоторых категорий работодателей этот документ обязателен.

Должностные регламенты по установленной форме пишут на госслужбе. Эта норма касается военнослужащих, сотрудников муниципалитетов и федеральных ведомств.

Им наша статья будет не слишком интересна, так как требования к инструкциям в данном случае регулируют ведомственные приказы. У каждой организации они свои.

Кто должен составлять

Обычно работники получают готовый документ на подпись при трудоустройстве. А составлять его в организации может буквально кто угодно: от руководителя до такого же работника.

В идеальном мире разработкой инструкции должны заниматься несколько сотрудников:

  1. Технический специалист — человек, который понимает специфику работы на определенной должности и знает, что должен делать, уметь сотрудник. Он составит перечень конкретных работ и процессов.
  2. Руководитель — добавит в документ пункты, касающиеся менеджмента и контроля. Например, как должен отчитываться сотрудник, какие показатели эффективности нужно применять.
  3. Сотрудник отдела кадров и юрист — в их зону компетенции войдет проверка документа на соответствие требованиям законодательства. Если инструкция будет содержать неприемлемые или спорные пункты, она потеряет свое значение.

Что точно не стоит делать — скачивать типовые образцы и использовать их в организации. Функциональные обязанности сотрудника могут серьезно различаться в зависимости от должности и конкретных условий труда на предприятии.

Форма

У этого документа нет ГОСТа по оформлению. Его пишут в свободной форме, используя стандарты организации. Важнейшая часть должностной инструкции — подписи сторон. Работник, расписываясь в документе, принимает на себя указанные обязательства.

За работодателя может расписываться любое лицо, которому дали соответствующие полномочия. Это делают при помощи письменного приказа. Обычно это тот, кто принимает на работу, например, начальник отдела кадров.

Подпись работодателя часто выглядит как визирование с текстом «Утверждаю» в верхней части документа. Работник может подписаться и на последней странице, и на каждой.

Структура должностной инструкции:

  1. Титульный лист — по форме, принятой в организации. Обычно в нем указывают название документа, реквизиты компании, ФИО сотрудника, дату документа и его регистрационный номер. Последнее нужно, только если в компании ведут учет.
  2. Основной текст — обычно начинают писать на том же листе. В нем в свободной форме перечисляют функциональные обязанности сотрудника. Это действия, которые он производит под контролем работодателя. Нужно указать, какой специальности и должности соответствует работа. А также описать условия труда, предоставляемые работодателем.
  3. Порядок приема и увольнения — необязательный пункт, но в него можно внести нюансы принятия и передачи дел на предприятии. Разумеется, только в тех рамках, которые не нарушают ТК РФ.
  4. Горизонтальные и вертикальные контакты — можно вписать, с кем и каким образом сотрудник обязан взаимодействовать по рабочим вопросам и кому подчиняться.
  5. Ссылки на другие внутренние акты и регламенты — если они есть, надо указать, на что может ориентироваться работник.
  6. Порядок внесения изменения в должностную инструкцию — опять же в рамках ТК РФ.

Это краткое описание инструкции.

Виды

Есть два распространенных типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Для каждого сотрудника нужно выбрать один из этих двух вариантов:

  1. Типовая — создают под всех сотрудников на одной должности.
  2. Индивидуальная — под конкретного работника.

Типовые должностные инструкции используют в организациях, где много сотрудников с идентичным функционалом. Например, в клининговой компании работают сотни уборщиков, которые занимаются одним и тем же: убирают в офисах клиентов. Им можно написать одну типовую должностную инструкцию.

кто разрабатывает должностные инструкции в организации
У этих сотрудников клининга — общая типовая должностная инструкция

А вот у бухгалтеров в организации функционал обычно различается: кто-то начисляет зарплату, кто-то работает с первичной документацией или с проверяющими органами.

У всех таких сотрудников написана одна должность — «бухгалтер» в трудовой. Но обязанности разные. Так что для каждого сотрудника придется написать индивидуальную инструкцию.

В бизнесе важно как внимание к деталям, так и динамичность. Упростите систему платежей вместе с Совкомбанком!

Доступны ли моментальные платежи предпринимателям? Да! С системой быстрых платежей для бизнеса вы можете принимать и переводить деньги с одного своего счета на другой, на счета физлица, ИП или организации круглые сутки, семь дней в неделю. Для этого не нужен терминал — после заключения договора с Совкомбанком вы сможете самостоятельно генерировать QR-коды для оплаты и отправлять их клиентам.

Содержание: что конкретно писать

Боязнь чистого листа подстерегает и тех, кому приходится составлять кадровые документы. Если нужно написать должностную инструкцию — начните с этого заголовка, а затем добавьте название позиции и к какому отделу она относится.

функциональные обязанности
Составлять должностную инструкцию в одиночку сложно, лучше проконсультироваться с теми, кто разбирается в нюансах работы

Что стоит вписать в документ:

  1. Требования к квалификации. К ним относятся уровень образования, специализация, курсы повышения квалификации и частота их прохождения, стаж работы. Не стоит увлекаться требованиями и вписывать туда портрет идеального сотрудника. В противном случае документ придется переделывать, если следующий специалист будет иметь меньший опыт или непрофильное образование.
  2. Место в иерархии. У сотрудника должен быть начальник, могут быть подчиненные и коллеги, с которыми ему предстоит взаимодействовать. Опишите, кто это будет и как им предстоит контактировать. Последнее особенно актуально для удаленных работников.
  3. Замещение. Об этом часто забывают, но отпуска и больничные — рядовой случай, который должен быть предусмотрен в документах. Если забыть этот пункт, сотрудник будет иметь право отказаться принимать дела своего коллеги или потребовать за это доплату.

Что должны добавить в инструкцию специалисты по профилю:

  1. Задачи и функционал. Непосредственный руководитель или коллеги работника могут описать, что и как он должен делать. При написании этой части инструкции стоит руководствоваться конкретными операциями. Чем подробнее они будут описаны, тем лучше.
  2. Знания. Не стоит путать этот раздел с общей квалификацией. Сюда вписывают как локальные нормативные акты, так и общие. Например, ГОСТы или СНИПы. Они могут меняться со временем, но за работником закрепляют необходимость следить за этими изменениями и учить новую информацию.
  3. Ответственность. Для написания этого раздела нужно ответить на вопрос: что получают от сотрудника в качестве результата его труда и каким критериям должен этот результат отвечать. Меры ответственности вносить в документ не нужно: они уже записаны в Трудовой кодекс.

Как вносить изменения

Их обычно инициирует работодатель по своему желанию. Есть два способа изменения, от которых зависит порядок уведомления:

  • с изменением трудового договора — например, предприятие реорганизуют или изменяют конкретную должность, штатное расписание, график работы. В этом случае работника нужно уведомить за два месяца;
  • без изменений — когда ничего в работе организации не меняется, но работодатель хочет увеличить количество работы. Например, добавить сотруднику новый функционал. Тогда можно просто изменить должностную инструкцию и поставить работника перед фактом.

Для изменения можно пойти двумя путями:

  • написать новую инструкцию с новой датой начала действия, с которой знакомят работника и получают его подпись;
  • издать приказ об изменении ряда пунктов в должностной инструкции — работник должен расписаться в этом приказе, а сам документ приобщают к уже имеющейся инструкции как дополнение.

Работник может отказаться подписывать инструкцию. Заставить его нельзя. Но нужно составить акт об отказе. Отсутствие подписи работника — не повод не соблюдать положения инструкции.

Факт дня
Изначально талант из фразеологизма «зарыть талант в землю» — это денежная единица, использовавшаяся в античные времена.

Чего избегать при написании

Главная ошибка — расплывчатые формулировки. Не стоит использовать общие фразы, так как их можно толковать двояко, а это лишает документ смысла.

В идеальной ситуации под каждым требованием должны быть количественные или качественные показатели, а также конкретные действия.

В должностной инструкции не нужно использовать ссылки на положения Трудового кодекса. Законодательство имеет безусловный приоритет над любой кадровой документацией. И сотрудник, и руководитель обязаны соблюдать нормы закона, упоминать об этом лишний раз нет смысла.

Заключение

Работодатель должен хранить свой экземпляр типовой подписанной должностной инструкции не менее трех лет. Срок отсчитывают с момента увольнения или выпуска новых инструкций. А индивидуальные хранят 75 лет.

Должностные инструкции оформляют по желанию, но этот документ — незаменимый помощник в трудовых спорах. Если составить его правильно, с точным описанием рабочего процесса, прав и обязанностей сторон, можно избежать неприятных разбирательств.

Для тех, кто ценит свое время

Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите узнавать о новых публикациях не заходя на сайт?
Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме
banner image
Анастасия Уминская
Анастасия Уминская
Делать нужно то, что любишь. Я люблю деньги, поэтому пишу о них, личном бюджете и экономике.
Баннер