Как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы: пошаговая инструкция

Диаграмма помогает быстро разобраться в числах: увидеть рост продаж, сравнить расходы, показать доли или отследить изменения по месяцам. В Excel ее не нужно рисовать вручную — программа строит инфографику по данным из таблицы. Пользователю остается правильно выделить ячейки, выбрать подходящий тип и при необходимости настроить подписи, название и внешний вид.

Разберем, как сделать диаграмму в эксель по готовой таблице: какие данные подготовить, куда нажать, какой тип графика выбрать. 

• Что такое диаграмма в Excel и когда она нужна
• Какие данные потребуются
• Как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы
• Как сделать круговую диаграмму
• Как выбрать подходящий тип графика
• Как настроить
• Как изменить данные в уже созданной диаграмме
• Что делать, если что-то получилось неправильно
• Как сделать все понятнее

Что такое диаграмма в Excel и когда она нужна

Это визуальное представление данных из таблицы. Читатель сразу видит, как показатели соотносятся друг с другом, где есть рост или спад, какая категория делает больший вклад в общее значение.

Например, можно показать продажи по месяцам. Если построить столбчатый или линейный график, изменение заметно сразу: один месяц окажется выше, другой ниже, общая картина понятна.

Диаграммы используют, когда нужно:

• сравнить несколько значений между собой;
• продемонстрировать, как изменились показатели;
• оценить доли разных категорий в общей сумме;
• сделать нагляднее отчет, презентацию или учебную работу.

Схема не заменяет таблицу, а дополняет ее, помогает быстрее прочитать данные и объяснить другим.

Какие данные потребуются

Перед тем как построить диаграмму в эксель по данным таблицы, подготовьте данные: категории (например, месяцы или названия товаров) и соответствующие им числовые значения. Оформите их правильно: программе нужно понимать, какие ячейки отвечают за подписи, а какие — за числа. Если в таблице есть пустые строки, лишние итоги или смешанные данные, график может получиться непонятным. 

По такой таблице удобно построить столбчатую диаграмму: месяцы станут названиями столбцов, а суммы продаж — их высотой.

Чтобы Excel сделал все корректно, соблюдайте несколько правил:

• у таблицы должны быть понятные заголовки;
• в выбранном диапазоне не должно быть пустых строк и столбцов;
• числовые значения должны быть записаны как числа, а не как текст;
• не выделяйте строку «Итого», если нужно сравнить только отдельные месяцы или категории.

Если данные оформили аккуратно, Excel правильно определит, где подписи, где значения и как разместить их на схеме.

Как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы 

Сначала внесите данные, затем выберите нужный диапазон, откройте вкладку «Вставка», выберите тип диаграммы и проверьте результат. 

Внесите данные в таблицу

Заполните таблицу: в одном столбце укажите подписи, например месяцы, а в другом — числовые значения. В примере это продажи за январь, февраль, март и апрель.

Выберите нужный диапазон

Выделите ячейки, которые должны попасть на диаграмму. В примере это заголовки, названия месяцев и суммы продаж. Не берите весь лист — только данные для будущего графика.

Откройте вкладку «Вставка»

Перейдите во вкладку «Вставка» в верхнем меню. В ней находятся инструменты, с помощью которых строят диаграммы. Чтобы сравнить продажи по месяцам, подойдет гистограмма с группировкой, найдите ее в выпадающем меню. Нажмите нужную, Excel автоматически построит ее на листе рядом с таблицей.

Добавьте подписи данных

Когда диаграмма появится на листе, откройте настройки «Подписи данных». Выберите расположение подписей, чтобы значения были видны на графике.

Проверьте результат

Убедитесь, что месяцы отображаются в правильном порядке, значения соответствуют таблице, а подписи хорошо читаются. 

При необходимости измените размер диаграммы или ее название. Если все выглядит понятно, оставьте как есть или немного настройте: дополните заголовок, добавьте подписи данных, увеличьте размер. 

Если Excel построил что-то неправильно, скорее всего, вы неверно выделили диапазон. Проверьте, возможно, в него попали лишние строки, пустые ячейки или данные не того формата.

Чтобы работать с этой программой, не нужен навороченный компьютер. Но работать с техникой, которая не отказывает, приятнее в разы. Выбирайте, что вам по душе, и оплачивайте в рассрочку* без переплат с Халвой. 

Как сделать круговую диаграмму в Excel

Этот график наглядно показывает, как единое целое делится между несколькими категориями: когда нужно показать структуру бюджета, как распределяются расходы, каковы доли продаж по направлениям или какие проекты входят в пул задач. 

Например, можно взять таблицу с расходами:

Чтобы сделать круговую диаграмму в Excel:

1. Запоните или скопируйте таблицу.
2. Выделите категории и суммы, откройте вкладку «Вставка» и выберите обычную круговую диаграмму. Excel построит круг, где каждому значению будет соответствовать отдельный сектор.

Переименуйте готовый график. Например, вместо стандартного заголовка напишите «Структура расходов». Так сразу понятно, что именно он показывает.

Можно вывести на сектора значения или проценты. Проценты выглядят нагляднее: читатель сразу видит, какая категория занимает большую часть расходов, а какая — меньшую. Точные суммы оставьте в таблице рядом.

Как выбрать подходящий тип графика

Перед тем как построить диаграмму в Экселе, определите, что именно нужно показать. От этого зависит тип схемы. Если выбрать неправильно, данные останутся формально верными, но читать их будет неудобно.

Как настроить 

После генерации график уже готов к работе, но нужно немного настроить, чтобы он стал понятнее и хорошо читался.

Изменяйте цвета секторов, размер шрифта, увеличивайте изображение, если считаете нужным.

Легенда объясняет, какой цвет или данные что означают. В сложных диаграммах она необходима. В простых графиках с одним показателем легенду можно убрать — на смысл это не повлияет.

Размер имеет значение. Если подписи не помещаются или выглядят слишком мелко, увеличьте диаграмму, потянув за угол: график должен читаться без напряжения.

Еще один простой способ настроить диаграмму — сменить стиль или цвета с помощью готовых шаблонов Excel. 

Как изменить данные в уже созданной диаграмме

Схема связана с таблицей, по которой ее построили. Если изменить число в исходной ячейке, значение на диаграмме обновляется автоматически. Например, если продажи за март стали не 180 000, а 200 000 рублей, высота соответствующего столбца изменится, как только вы измените его в таблице.

Сложнее, если в таблицу добавили новую строку. Например, нужно добавить май к продажам за январь — апрель. В этом случае Excel не всегда расширяет диапазон сам. Если новый месяц не появился на графике, выберите диаграмму и проверьте диапазон данных. В веб-версии Excel для этого есть кнопка «Выбор данных». 

Или заново выделите нужную таблицу и постройте новую схему. Иногда это сделать быстрее, чем вносить правки в уже готовую.

Что делать, если что-то получилось неправильно

Иногда результат выглядит странно: появляются лишние подписи, нулевые значения, пустые сектора или неправильные категории. 

Частые ошибки:

• Выделять лишние строки. Например, если вместе с данными попала строка «Итого», Excel воспринимает ее как отдельную категорию и сравнивает не только месяцы или расходы, но и общую сумму, а это искажает картину.
• Оставлять пустые строки внутри таблицы. Из-за них Excel неверно определяет данные. 
• Делать на круговой диаграмме слишком много секторов, из-а чего она становится нечитаемой. Лучше выбрать столбчатую или линейчатую.

Если все построили правильно, но результат выглядит перегруженно (много подписей, длинная легенда или мелкие значения), увеличьте размер, уберите лишние элементы или выберите другой тип графика.

Как сделать все понятнее

Название должно объяснять, что показано на диаграмме. «Продажи по месяцам» понятнее, чем просто «Продажи». Единицы измерения указывайте в таблице, названии ряда или подписи оси.

Не используйте слишком много цветов. Для столбчатой диаграммы с одним показателем достаточно одного. Для круговой разные цвета нужны, чтобы различать категории, но они не должны мешать пониманию.

Подписи данных добавляйте там, где они действительно помогают. Если значений мало, удобно использовать числа. Если значений много, лучше оставьте только оси или легенду.

Не смешивайте разные единицы измерения. Например, продажи в рублях и количество заказов лучше показывать отдельно, иначе читателю трудно сравнивать показатели. Следуйте правилу: одна задача — одна диаграмма.