Как правильно написать заявление на отпуск

• Заявление на отпуск: образец документа 
• Обзор видов отпуска 
• Ежегодный оплачиваемый 
• Когда уходит в отпуск новичок
• Дополнительный 
• Неоплачиваемый 
• Декретный 
• Для приемных родителей  
• Учебный 
• За свой счет  
• Когда писать заявление 
• Перенос и продление отдыха 
• Коротко о главном  

Заявление на отпуск: образец документа 

Вопросы отдыха работников описаны в Трудовом кодексе. Он рассматривает виды и длительность отпуска, его особенности для отдельных категорий работников и жителей некоторых регионов. Но вот форму заявления закон не регламентирует. 

Однако есть сведения, которые обязательно должен содержать документ, чтобы он не вызвал вопросов ни у начальства, ни у кадровиков, ни у бухгалтерии. 

Вот стандартная форма: 

• «Шапка»: в правом верхнем углу указывают адресата заявления — как правило, это руководитель организации-работодателя, и данные сотрудника, который планирует отдохнуть, — ФИО и должность. В верхней левой части нужно оставить место для визы непосредственного руководителя — он может отметить, что даты отпуска с ним согласованы. 
• Заголовок: слово «заявление». 
• Содержательная часть. Обычная формулировка такова: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск» и даты, а также длительность отдыха. В зависимости от вида отпуска формулировка может немного различаться. 
• Дата и подпись. Когда написано заявление, обычно указывают в левом нижнем углу, а подпись сотрудника и ее расшифровку — в правом нижнем углу. 
• Опись приложений. Иногда к заявлению нужно приложить документы, обосновывающие необходимость отпуска. Например, когда заканчивает работать беременная сотрудница, к заявлению она прикладывает больничный лист (или указывает номер электронного документа), при оформлении ученического отпуска — вызов от учебного заведения. В этом случае нужно добавить пункт «Приложения» и вписать туда документы. 

Неважно, как написано заявление на отпуск, — от руки или распечатано, главное, чтобы в нем была все нужная информация и личная подпись сотрудника.  

Итак, документы оформлены, чемоданы упакованы, а кот пристроен друзьям. Дело осталось за малым — оформить карту «Халва», верную спутницу в поездках. 

Обзор видов отпуска 

Существует несколько видов. Вот основные из них: 

• Ежегодный оплачиваемый. Стандартная длительность — четыре недели. Может быть и больше, а вот меньшая длительность вне закона. Инвалидность работника продлевает его отпуск на два дня, детсадовские воспитатели отдыхают 42, школьные педагоги — 56 дней. 
• Дополнительный полагается работникам на вредном производстве или тем, чей рабочий день ненормирован. 
• Декретный — под этим понятием скрывается сразу несколько видов отпусков, связанных с рождением ребенка и присмотром за ним. 
• Учебный — оплачиваемые дни для тех, кто повышает профессиональное мастерство.  
• Неоплачиваемый. Его также называют административным или за свой счет. Взять можно при некоторых обстоятельствах, о них мы поговорим позже, или если просто почувствовали, что устали. Но в его предоставлении работодатель может отказать, если сочтет основание недостаточно убедительным. 

Посмотрим на особенности оформления каждого из этих отпусков.

Ежегодный оплачиваемый 

Его оплачивает работодатель. Стандартная протяженность — 28 дней. Ее можно дробить на несколько частей, обязательное условие — чтобы хотя бы одна из них была не меньше двух недель. Возможно, есть еще какие-то особенности, принятые в вашей организации. Уточните у старожилов, непосредственного руководителя или лучше всего — в отделе кадров. 

Обратите внимание — длительность отпуска независимо от его вида всегда считается в календарных днях.

Даже если отпуск все ближе, а денег на путевку не хватает, это не повод отказываться от отдыха в пользу пыльного города или трудоемкого дачного времяпрепровождения. 

В конце года составляется график отпусков — сотрудники должны обозначить даты, в которые они планируют отдыхать в следующем году. Это официальный документ, который необходимо утвердить самое позднее за две недели до окончания предыдущего года. 

Если все идет по плану, то за полмесяца сотрудники отдела кадров сообщают работнику о приближающемся отпуске. Чуть позже готовят приказ — для этого заявление от планирующего отдохнуть сотрудника необязательно.

Однако редко какому отделу удается соблюдать график без изменений. Одни сотрудники уходят, другие приходят, изменяются личные обстоятельства и планы работников. Это нормально, главное не забыть, что при изменении дат отпуска — если они отличаются от периода, указанного в декабре предыдущего года — нужно обязательно подать заявление. Делают это обычно за пару недель до «дня Х».

Ниже — образец заявления на очередной оплачиваемый отпуск. 

Когда уходит в отпуск новичок 

Недавно принятый на работу сотрудник может уйти отдыхать через полгода. Точкой отсчета служит не начало года, а начало работы на новом месте. 

На практике новички часто уходят отдыхать и раньше, но следует обязательно заручиться согласием руководства. 

Не ждать положенного срока для того, чтобы сделать перерыв в работе, могут некоторые категории сотрудников:

• несовершеннолетние работники;
• женщины перед декретом;
• сотрудники, ставшие приемными родителями малышу до трех месяцев. 

Дополнительный

У некоторых работников есть право на оплачиваемые дни отдыха сверх обычных двадцати восьми.

• Работники с вредными или опасными условиями труда могут получить семь календарных дней отдыха и больше. 
• Сотрудники, чей рабочий день ненормирован, — от трех дней. Обратите внимание, ненормированный рабочий день — официальная формулировка из трудового законодательства. Если вы просто периодически задерживаетесь, чтобы закончить задание или проект, или выходите на работу в свои выходные, это не считается ненормированным рабочим днем.
• Те, кто работает на Крайнем Севере, — 24 дня, в районах, к нему приравненных, — 16.
• Пострадавшие от радиации в Чернобыле — две недели. 

Длительность может быть больше (но не меньше), если это прописано в коллективном трудовом договоре. Также работодатель может по своей инициативе назначить дни отдыха для любых сотрудников. 

Дополнительный отпуск работает так же, как обычный — в конце года составляется график отпусков. Если удается его придерживаться, то уйти отдыхать можно без извещения работодателя. Если же даты отдыха меняются, то следует написать заявление. 

В отличие от обязательных для отдыха четырех недель основного отпуска, вместо дополнительного работник может оформить денежную выплату. 

Неоплачиваемый 

Его длительность определяется договоренностями между сотрудником и работодателем. Компания не выплачивает отпускнику за эти дни ни зарплату, ни отпускные. Чтобы за это работнику не засчитали прогул, важно правильно оформить заявление.  

«Шапка» документа — стандартная: кому предназначен документ и от кого он. В тексте обязательно должно быть указано, что речь идет об отпуске без выплаты заработной платы, а также обозначается период отдыха и его длительность. Не забудьте указать дату подачи заявления и поставить подпись. Ниже — образец заявления за свой счет.

В тексте можно указать причину, по которой сотрудник хочет сделать перерыв в работе. Обычно обходятся дежурной формулировкой «по семейным обстоятельствам», но чтобы повысить шансы на положительное решение, можно конкретизировать и приложить подтверждающие бумаги. Например, копию свидетельства о рождении ребенка или о смерти близкого родственника. 

Дело в том, что работодатель имеет право предоставить административный отпуск работнику, но не обязан это делать. Если же руководитель увидит, что причина действительно уважительная, он не сможет отказать.

В некоторых ситуациях предоставление неоплачиваемого отпуска — не акт доброй воли, а прямая обязанность работодателя:

• смерть близкого родственника — причина для отпуска до пяти дней; 
• рождение ребенка — до пяти дней;
• регистрация брака дает основание для пятидневного отдыха;
• сотрудники, вышедшие на пенсию по возрасту, но продолжающие работать, — до двух недель;
• сотрудники с инвалидностью — до двух месяцев;
• жены и родители военнослужащих, погибших при исполнении служебных обязанностей, — до двух недель. 

Декретный

Хотя в законодательстве такого понятия не существует, в обиходе мы часто говорим о декрете. 

Обычно под ним подразумевают три отдельных отпуска — по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора и до трех лет. 

Длительность первого — 140 дней, разделенных поровну на период до примерной даты родов и после. При многоплодной беременности срок увеличивается на 54 дня. Осложненные роды или кесарево сечение увеличивает период на 16 дней.

Выплаты за больничный производит Социальный фонд. Он же выплачивает пособие по уходу за ребенком до полутора лет.

После того, как отпрыску исполнилось полтора года, мама (папа или бабушка, вышедшая в отпуск по уходу) имеет право не возвращаться на работу, а продолжать ухаживать за малышом дома. При этом за сотрудником сохраняется рабочее место. 

Но вот отпускных при уходе за ребенком до трех лет уже не положено. Иногда особо ответственные работодатели берут на себя повышенные обязательства, хотя по закону они не обязаны этого делать. Также семья может претендовать на единое детское пособие и оформить ежемесячные выплаты из материнского капитала.

Оформление заявления, связанного с рождением ребенка и уходом за ним в первые месяцы и годы, имеет свои особенности.

К документу нужно приложить больничный лист, выданный в клинике, где наблюдается будущая мама. Если оформлен электронный лист нетрудоспособности, в заявлении достаточно указать номер документа.

Когда срок больничного приблизится к концу, следует написать заявление на отпуск по уходу за ребенком до полутора лет. К нему прикладывают копию свидетельства о рождении малыша. 

Если мама (папа или другой близкий родственник) не планирует к окончанию этому срока возвращаться к работе, она должна написать заявление на отпуск по уходу за ребенком до трех лет.

Отпуск для приемных родителей

Люди, решившие усыновить ребенка, также имеют право на оплачиваемый отпуск. Его продолжительность — 70 дней. Точка отсчета — дата рождения малыша, а не момент его появления в жизни приемных родителей. 

К заявлению нужно приложить копию соответствующего решения суда и свидетельство о рождении.

Когда срок истечет, наступит пора отпусков по уходу за ребенком до полутора, а затем — трех лет. Выплаты также производит СФР.

Учебный

Длительность оплачиваемого отпуска для обучения может длиться от девяти дней до полугода. Оплачивает его работодатель. 

К заявлению нужно приложить документ от вуза или ссуза — справка-вызов подтвердит, что в эти даты действительно проходит сессия, аттестация и другие образовательные мероприятия. 

Отпуск для обучения предоставляется не каждому работающему студенту. Должны соблюдаться несколько условий:

• у учебного заведения есть государственная аккредитация;
• работник зачислен на заочную или вечернюю форму обучения;
• образование этого уровня — первое для сотрудника. Если в «багаже» работника уже есть диплом бакалавра, но он хочет закончить магистратуру, то он может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Однако возможны исключения — например, сотрудник может оформить отпуск для получения второго высшего образования, если оно необходимо для более качественного выполнения должностных обязанностей. Более того, инициатором такого обучения может стать работодатель — если он видит в работнике потенциал профессионального роста и хочет повысить эффективность сотрудника.

Студент-многостаночник, который кроме учебы умудряется работать в нескольких местах, может рассчитывать на оплачиваемый отпуск на время сессии или диплома только по основному месту работы. Там, где он трудится по совместительству, придется брать отпуск без содержания.  

Длительность студенческого отпуска варьируется — от девяти дней на сдачу госэкзаменов на вечерней форме основного общего образования до полугода для подготовки докторской диссертации.

За свой счет  

Если невозможно получить оплачиваемый студенческий отпуск, можно оформить его без содержания. В этом случае за сотрудником сохранится его рабочее место, но он не будет получать никаких выплат.

К заявлению также нужно приложить справку-вызов от деканата.

Длительность — от десяти дней на период вступительных испытаний в ссузе до четырех месяцев для сдачи госэкзаменов и подготовки дипломной работы.

Когда писать заявление

За сколько дней пишется заявление на отпуск? Как мы уже выяснили, иногда оно вовсе не обязательно — например, если вы планируете отдохнуть в даты, обозначенные в графике отпусков. В других ситуациях сроки зависят от вида отпуска.

Заявление на оплачиваемые виды отпуска лучше подавать заранее, оптимально — за пару недель. 

Это необходимо, во-первых, для бухгалтерии — она должна рассчитать отпускные и перечислить их. Самый поздний срок перечисления — три дня до начала вашего отдыха. 

Во-вторых, время нужно и для ваших коллег, чтобы они успели перестроить работу отдела и распределить обязанности отпускника между другими сотрудниками.

А вот обозначить намерение взять дни за свой счет можно практически в любой момент, ведь часто основанием служат внезапные и неотложные события.

Как оформить перенос и продление

Есть несколько ситуаций, когда даты отпуска могут быть изменены. 

• По инициативе работодателя. Если сотрудник только собирается или уже вышел в отпуск, но на предприятии возникла внештатная ситуация, которая требует его присутствия, то работодатель может отозвать или перенести отдых работника. Перенос — для случаев, когда отпуск еще не начался, отзыв — если человек уже отдыхает. Последний возможен только если работник согласен на такие изменения. Если же он не хочет менять планы, то может не обосновывать свое решение.   

Отзыв невозможен для несовершеннолетних, беременных, а также для занятых на вредных производствах. 

Дни отпуска, которыми работник не успел воспользоваться из-за отзыва, он может присоединить к следующему отпуску или взять отдельный. Даты отдыха можно указать сразу при оформлении согласия на отзыв отпуска — этот документ является обязательным. 

• По инициативе сотрудника. Работодатель обязан продлить отпуск, если сотрудник заболел во время отдыха, и на этот период врачи выдали лист нетрудоспособности. 

А вот необходимость ухаживать за приболевшим членом семьи — не основание для продления отпуска. Нюансы ищите в трудовом законодательстве. 

Отдельного заявления на продление отпуска в случае болезни не нужно. Достаточно предоставить больничный лист — пересчет дней отпуска производится автоматически. 

Коротко о главном 

Вот что должен знать каждый работник об оформлении отпуска: 

• Заявление не нужно, если сотрудник планирует уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в даты, указанные в графике отпусков. Советуем со всей серьезностью продумывать свои планы заранее, а не выбирать абы какие даты в предновогоднем угаре, когда доходит дело до составления графика отпусков на следующий год. 
• Если даты отдыха отличаются от обозначенных в графике, то следует написать заявление на отпуск. 
• Оптимальный срок подачи заявления — за пару недель до начала отдыха. 
• В документе нужно указать даты отдыха. 
• Некоторые ситуации требуют дополнительных документов. При оформлении ученического отпуска к заявлению прикладывают вызов от учебного заведения, при выходе в декрет — больничный лист из женской консультации.