Раньше я не задавалась вопросом, что такое департамент и чем он отличается от отдела. Всегда казалось, что это одно и то же. Просто первый вариант уже устарел, и ему на замену пришло более современное, простое слово. В повести Н. В. Гоголя «Шинель» главный герой работает в департаменте иностранных дел.
Оказалось, что различия все-таки есть. Поговорим об особенностях работы структурных подразделений фирм и организаций.
Для чего необходимы структурные подразделения
Сотрудничество с поставщиками материалов, закупка сырья, логистика, маркетинг, заключение договоров с клиентами — это далеко не все процессы, с которыми сталкиваются предприниматели.
Чтобы не допустить хаоса, организовать максимально эффективный и прибыльный бизнес, создаются департаменты, цехи, отделы, филиалы и другие структурные составляющие среднего и большого бизнеса.
Каждый участок выполняет свою работу: делает прогнозы, ставит задачи, несет ответственность за результат, взаимодействует с другими отделами и филиалами. Руководители подразделений подчиняются генеральному директору.
Структурные подразделения бывают двух видов: внутренние и обособленные. Первые располагаются по юридическому адресу фирмы. Координаты вторых обычно не совпадают с официальным адресом компании.
Причины, почему так происходит, могут быть разными. Например, организация настолько масштабная, что разместить все на одной территории невозможно. Головной офис фирмы, где сотрудники принимают заказы и заключают сделки с клиентами, находится в черте города, а производственные цехи — на окраине, в промышленной зоне.
Об открытии и закрытии внутренних подразделений не нужно извещать ФНС. Эта информация прописывается в локальных актах организации. А вот данные об обособленных подразделениях следует отправлять в налоговую.
Внутренние подразделения
Объединяют сотрудников со схожими обязанностями: отдел продаж, маркетинга, служба безопасности. Названия не регламентируются законом. Это значит, что называться они могут по-разному.
Безусловно, есть общепринятые обозначения, которые уже закрепились в кадровом производстве. Однако компании вольны придумывать собственные названия.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся внутренние подразделения.
- Бюро
Минимальная единица отдела. Обычно ведет бумажные дела, регулирует административные вопросы. Примеры: бюро пропусков, бюро находок.
В некоторых отраслях, например в госучреждениях, бюро — это аналог департамента. То есть отвечает за определенное направление работы, но требует специальных навыков или профессии.
Бывают и отдельные предприятия, именуемые бюро. Например, бюро переводов, конструкторское или кредитных историй.
- Отделы
Это небольшие подразделения. Все отделы внутри компании объединяются общей целью, а сотрудники внутри одного отдела — единой задачей. Например, маркетинговый отдел занимается продвижением компании, а юридический — обеспечением законодательной безопасности.
Работой нескольких специалистов управляет руководитель.
- Департаменты
Более крупные подразделения, которые состоят из нескольких отделов. Допустим, департамент образования в университете состоит из отделов планирования учебного процесса, лицензирования, организации приема абитуриентов.
Работу сотрудников контролирует начальник или руководитель департамента.
Департамент крупнее отдела: сотрудников больше, а функционал шире. В этом их основное отличие. Один департамент, как правило, включает в себя несколько отделов.
- Службы
Это структуры, которые выполняют задачи для нескольких подразделений или всей организации. Например, служба безопасности занимается защитой всей компании.
- Управления
Заведуют административными и управленческими делами. Они делегируют задачи другим отделам и службам, а также контролируют качество их работы.
Такие подразделения часто бывают в больших организациях или государственных учреждениях. Например, управление логистики ведает работой транспортного отдела и цеха.
Обычно управление — подразделение департамента, которое реализует отдельные направления в бизнесе. Департамент может определять политику организации, принимать решения. Управление же реализует задачи, которые ставит департамент. Получается, что он выше.
- Цехи
Производственное подразделение. Отвечает за выпуск какой-либо продукции: например, пошив одежды или кондитерскую выпечку.
Цехи могут быть как внутренними подразделениями, так и внешними. Все зависит от места нахождения.
Внешние подразделения
Обособленные или внешние подразделения находятся по самостоятельному юридическому адресу, должны быть оборудованы рабочими местами. Если подразделение имеет свой баланс, нужно вести учет и отчитываться по нему отдельно.
Существует три основных типа обособленных подразделений.
- Отделение
Бывает в государственных учреждениях. Касается медицины, банков, организаций по страхованию населения, Социального фонда России.
Отделения охватывают определенные территории, административные единицы и обслуживают проживающих там жителей. Например, у Совкомбанка более 1900 отделений по всей России.
Хотите открыть собственный бизнес, но все упирается в финансы? Составьте бизнес-план, сделайте расчеты и возьмите кредит в Совкомбанке.
Мозг закипает от инновационных бизнес-идей? Дайте им реализоваться! Поможет кредит на стартап от Совкомбанка. Получите до 10 млн рублей разовым переводом или после открытия кредитной линии. Выгодные процентные ставки и персональный гибкий график погашения позволят не отвлекаться на сиюминутные проблемы и запустят ваш стартап в космос!
- Филиал
Главная компания, но в уменьшенном формате. Выполняет те же функции, но находится в другом населенном пункте, городе и даже в другой стране.
Например, компания по производству молочной продукции нуждается в расширении и увеличении потребительского охвата. Тогда она открывает филиал в другом месте.
- Представительство
Подразделение, которое представляет интересы головной фирмы. Сотрудники представительства привлекают клиентов, заключают договоры, защищают интересы организации в судах.
