Как правильно оформить авансовый отчет: пошаговая инструкция
Авансовый отчет помогает учесть расходы сотрудника. Например, он мог съездить в командировку, что-то потратить из своих денег. Работодатель возместит работнику его расходы на основании этого документа. Разбираемся, как заполнять авансовый отчет.
Что такое авансовый отчет
Авансовый отчет — это первичный учетный документ. Он подтверждает траты сотрудника в служебных целях. На его основе организация возмещает расходы работника.
Документ используют не только чтобы компенсировать расходы за командировку — поручения работодателя могут быть самыми разными. Например, водитель заполняет авансовый отчет, чтобы потратить деньги на бензин для служебной машины. Руководитель административно-хозяйственного отдела (АХО) компании заполняет авансовый отчет, чтобы заказать в офис бумагу, канцелярские принадлежности.
Еще польза авансового отчета в том, что суммы идут в расходы компании. Так можно платить меньше налогов: например, вы выбрали систему «Доходы минус расходы».
К отчету работник прилагает чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы.
Когда можно заполнить отчет
Закон не запрещает составлять авансовый отчет заранее. Работодатель рассчитывает примерные расходы сотрудника — точно предугадать их не всегда возможно. В случае превышения организация доплатит недостающую сумму постфактум. Если расходов меньше, работник возмещает разницу.
Даже если сотрудник ранее не заполнил документ по предыдущим тратам, ему можно снова выдать деньги для другой, новой цели.
Авансовый отчет оформляют на основании либо заявления работника, либо приказа руководителя организации. Достаточно одного документа.
Работники сдают отчет в срок, установленный руководителем компании (предпринимателем). Это правило ввели с 2020 года: раньше требовалось сдавать документ строго в трехдневный срок.
Как правильно заполнять авансовый отчет
До 2013 года действовала унифицированная форма № АО-1. Однако потом у компаний и ИП появилось право разрабатывать собственные формы. Главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты согласно части 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете:
- Наименование документа.
- Дата.
- Наименование юрлица или ИП.
- Содержание хозяйственной деятельности.
- Величина расходов.
- Подписи ответственных лиц.
Печать организации на авансовом отчете не нужна.
На практике многие предприниматели используют форму, загруженную в программу учета вроде 1С.
Сотрудники редко сами заполняют авансовые отчеты, хотя и должны оформлять часть документа сами. Обычно лишь передают подтверждение в бухгалтерию: кассовые чеки, акты, товарные накладные.
Сам отчет заполняет бухгалтер. Он вносит в документ обязательные данные, а также сверяет обозначенную работником сумму с подтверждающими документами. Если оплата не подтверждена, нужно исключить эту сумму из отчета.
Уже после заполнения бухгалтер передает документ работнику на подпись. В конце утверждает главный бухгалтер и руководитель организации.
Если бухгалтера в штате нет или он работает на аутсорсе, все перечисленные действия выполняет руководитель. Подписывает авансовый отчет тоже только он.
Пример заполнения
Екатерина съездила в служебную командировку из города Набережные Челны в Москву и обратно. Работодатель выплатил заранее 17 000 ₽ с условием, что возместит оставшиеся расходы после поездки, если понадобится.
Командировка была два дня, сумма к возмещению — 20 000 ₽. Она включает билеты на сумму 11 000 ₽, отель — 6000 ₽, расходы на трансфер до аэропортов, а также поездки по Москве — 3000 ₽.
Что заполняет работник
Эту часть формально заполняет сотрудник — хотя на практике бухгалтер.
Екатерина указывает название юридического лица, свой отдел, должность и свои данные. Далее — сколько получила денег от работодателя и в какой форме. В случае Екатерины выплатили 17 000 ₽ на зарплатную карту «Халва».
В следующей строке Екатерина указывает перерасход или остаток по авансовому отчету. У нее были расходы на такси, поэтому работодатель должен ей доплатить еще 3000 ₽.
В строке «Приложение» Екатерина делает пометку, что прикладывает подтверждающие документы:
- электронные авиабилеты;
- посадочный талон;
- чек об оплате номера в отеле;
- ваучер или договор о проживании;
- чеки об оплате такси из приложений.
На оборотной стороне отчета Екатерина еще раз вносит данные по расходам. Прописывает те же подтверждающие документы, определяет общую сумму трат. Затем подписывает, прикрепляет приложения и сдает отчет.
Малый бизнес обычно передает вопросы бухгалтерии сторонним организациям, ИП или даже самозанятым. Это выходит дешевле, чем нанимать специалиста в штат. Экономить можно и на других направлениях, например, выгодно подключив эквайринг в Совкомбанке.
У вас есть бизнес в интернете? Подключите интернет-эквайринг от Совкомбанка и пользуйтесь всеми преимуществами торговли онлайн.
Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Бизнесу»/«Эквайринг» на сайте банка sovcombank.ru
Что заполняет бухгалтер
Бухгалтер проверяет данные Екатерины. Присваивает документу номер, вписывает табельный номер работника. Пишет прописью сумму к утверждению в правом верхнем углу. Также прописывает сумму в нижней части отчета, начиная с фразы «Отчет проверен».
Далее бухгалтер в правой части таблицы авансового отчета прописывает бухгалтерские счета. ИП этого делать не нужно.
На оборотной стороне отчета подтверждают, что расходы Екатерины приняты к учету. Также специалист подписывает отчет.
После проверки отчет передают главному бухгалтеру, а затем — на утверждение руководителю компании, в которой работает Екатерина.
Что будет, если не заполнить
С помощью авансового отчета фиксируют расходы, которые учитывают для расчета налогов бизнеса. Поэтому если его нет, проверяющие посчитают выплаченные работнику суммы его доходом. Проще говоря, с него придется уплатить .
Работодатель — это налоговый агент. Он должен не только заплатить налоги от суммы в отчете, но и начислить страховые взносы. Соответственно, за отсутствие таких начислений организацию или ИП могут наказать штрафом в 20% от суммы доначислений.
Еще есть административная ответственность по статье 15.11 . Незаполнение отчета считают грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету.
За первое нарушение штраф будет от 5 до 10 тысяч ₽, за повторное — от 10 до 20 тысяч. Причем сколько отчетов, столько и штрафов. Поэтому лучше все заполнять вовремя и корректно.
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Лучшие статьи у вас под рукой!
А еще интерактивы и мемы — просто подпишитесь на наши соцсети
Пишу о финансах, экономике и инвестициях. Надеюсь, вместе мы покажем результаты уровня Уоррена Баффета.
Комментарии
Комментарии пользователей проходят модерацию, поэтому появляются не сразу
