Закрывающие документы: виды, оформление, особенности

• Что такое закрывающие документы
• Как передают документы
• Виды сделок
• Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии
• Акт
• Товарно-транспортная накладная
• Счет-фактура
• Универсальный передаточный документ
• Платежные документы
• Транспортная накладная
• Товарная накладная
• Документы по налоговым статусам
• Самозанятый
• Индивидуальный предприниматель
• Кратко

Что такое закрывающие документы

Закрывающие документы узаконивают деловые отношения между заказчиком, исполнителем, клиентом, поставщиком и другими сторонами. 

Документы подписывают все участники сделки, но только после ее завершения и при условии, что все оговоренные обязательства выполнены качественно и в срок. 

Так, они подтверждают:

• заказ услуг;
• срок, цену, условия сделки;
• покупку сырья и готовой продукции; 
• отсутствие претензий у сторон; 
• расходы и доходы ИП, самозанятого или компании.

Обычно за оформлением следит бухгалтер: проверяет, регистрирует, ведет, хранит. Предприниматели, которые не хотят нанимать дополнительного сотрудника, занимаются документами сами.

Как передают документы

Контрагент может передать документы разными способами:

• лично;
• по электронной почте; 
• заказным письмом с уведомлением о получении. 

Получатель обязан проследить:

• за сроками;
• фактическими ошибками;
• правильностью оформления.

Если бумаги придут с опозданием, их придется учесть только в следующем квартале. ФНС выпишет штраф. Также не получится:

• получить вычет по НДС;
• подтвердить расходы;
• уменьшить налог на прибыль;
• вовремя отчитаться перед налоговиками.

Чаще всего проблемы возникают по четырем причинам: 

• поставщик вовремя не отчитался о сделке;
• в оригиналах допущены ошибки и опечатки;
• контрагент отправил копии вместо оригиналов;
• стороны проигнорировали обмен бумагами и упустили сроки.

Чтобы процесс был четким и быстрым, в договоре важно указывать все требования, условия сделок, обязательства и перечень важных бумаг. 

Виды сделок

Закрывающие документы обязательно нужны:

• при оказании услуг;
• отправке закупок;
• выполнении работ;
• продаже материалов, готовых товаров;
• аренде специальной техники и транспорта.

От сделки и режима налогообложения зависят вид и число документов, которые должны подготовить участники. 

Что входит в закрывающие документы для бухгалтерии

Бухгалтеру важно знать все о любых сделках компании или ИП. Для полной отчетности в зависимости от вида деловых отношений потребуются:

• акт;
• чек;
• квитанция;
• счет-фактура;
• кассовый ордер;
• авансовый отчет;
• выписка из банка;
• расчетная ведомость;
• платежная ведомость;
• платежное поручение;
• табель учета рабочего времени;
• товарно-транспортная накладная. 

У каждого документа свои особенности оформления. Рассмотрим самые популярные. 

Акт

Акт нужен, чтобы исполнитель и заказчик завершили сделку и подтвердили, что не имеют претензий друг к другу. Его оформляют в двух экземплярах в свободной форме — закон не устанавливает стандарт. 

Однако в документе в любом случае должны быть:

• номер;
• дата составления;
• данные о заказчике;
• название документа;
• сведения об исполнителе;
• стоимостные и натуральные показатели; 
• перечень, описание, объем работ или услуг;
• подпись участников сделки с расшифровкой. 

Акт выполненных работ оформляют, даже если исполнитель оказал заказчику нематериальные услуги, например написал тексты для сайта или для телеграм-канала. 

Товарно-транспортная накладная

Документ дублирует данные товарной и транспортной накладной, среди которых:

• условия перевозки;
• описание, цена, количество заказанных товаров;
• сведения о заказчике, перевозчике, исполнителе.

Товарно-транспортную накладную оформляют при единовременном заказе у стороннего поставщика или при перевозке товаров, например между магазинами одного юридического лица. 

Этот документ составляют по единой форме № 1-Т.

Счет-фактура

Счет-фактура обязателен для компаний и индивидуальных предпринимателей, которые платят налог на добавленную стоимость (НДС). Его выставляют в течение пяти дней с момента завершения сделки, а оформляют в двух экземплярах по единому образцу. 

Этот документ очень важен для бизнеса, ведь именно на его основании ИП и организации получают налоговый вычет. 

У счета-фактуры, как и у других закрывающих документов, есть особенности оформления. Все они прописаны в Налоговом кодексе РФ. 

Универсальный передаточный документ

Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет акт и счет-фактуру и подтверждает расходы и доходы заказчика и исполнителя. 

УПД составляют в день завершения сделки в нескольких экземплярах (для каждого участника) по форме, рекомендованной налоговой службой. 

Платежные документы

Три основных типа: 

• чек;
• поручение;
• требование.

Исполнитель может выдать чек заказчику из онлайн-кассы или мобильного платежного терминала, а после передать в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). 

Бизнес вправе составлять товарные чеки по своим шаблонам. Обязательно нужно указать:

• ИНН;
• дату;
• сумму;
• номер;
• услугу;
• товары;
• название компании или Ф. И. О. предпринимателя.

Платежные поручения по назначению похожи на чеки, но их оформляют, когда товар или услуга оплачены безналичным расчетом по банковским реквизитам. 

Платежные требования отличаются от чеков и поручений. Их предъявляют, когда хотят взыскать с заказчика долг по договору. Вид платежных документов бизнес выбирает в зависимости от своего налогового режима и рода деятельности. 

Транспортная накладная

Нужна при перевозке товаров. В ней указывают:

• сведения о товарах;
• наименования отправителя и получателя;
• перечень сопровождающих документов. 

Ее оформляют, когда заказчик забирает груз в трех экземплярах:

• для отправителя;
• перевозчика;
• получателя. 

Форма транспортной накладной стандартизирована, но не обязательна, ее можно менять.

Товарная накладная

У товарной накладной тоже есть общепринятая форма ТОРГ-12, но предприниматели имеют право изменять ее. Чтобы подтвердить отгрузку и прием товаров, потребуется два экземпляра.  

Основные реквизиты:

• дата выдачи;
• данные поставщика;
• наименование документа;
• подпись ответственного сотрудника с расшифровкой и должностью;
• перечень, описание, объем товара в денежном и натуральном эквивалентах.

Документы по налоговым статусам

Бизнес должен хранить закрывающие документы в течение пяти лет.

Оригиналы закрывающих документов нужны:

• для подачи в суд;
• внутреннего учета;
• юридической безопасности;
• уменьшения налоговой базы;
• защиты от недобросовестных контрагентов.

Самозанятый

К закрывающим документам от самозанятого для юрлица или ИП относится только чек. Его можно сформировать самому, когда заказчик направит акт выполненных работ и переведет деньги за услуги. 

Установите мобильное приложение «Мой налог», которое разработали специально для плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). 

 В приложении найдите раздел «Чеки», выберите категорию заказчика, сформируйте чек по внутреннему шаблону. Отправьте его не позже десятого числа следующего месяца или в течение трех дней с момента подписания акта, если такое условие есть в договоре. 

Индивидуальный предприниматель

Перечень закрывающих документов от ИП зависит от сделки и налогового режима. Так, предприниматель на упрощенной системе налогообложения (УСН) составляет только:

• акт;
• счет;
• договор. 

Чтобы ваш бизнес процветал, оформляйте и регистрируйте документы вовремя. Важно наладить не только коммерческие процессы, но и решение сложных юридических вопросов. Если не справляетесь сразу с несколькими обязанностями сами, делегируйте их профессионалам. 

Список для бизнесменов на других режимах иной:

• акт;
• договор;
• счет-фактура;
• счет на оплату;
• товарная накладная;
• платежный документ;
• универсальный передаточный документ.

Компании оформляют те же документы, что и индивидуальный предприниматель. 

Кратко

Без закрывающих документов почти любая сделка теряет юридическую силу, а ее участники — время и деньги. Они остаются без защиты, рискуют попасть под санкции ФНС.

Если закрывающих бумаг нет, ИП и организацию обяжут:

• заплатить больше налогов;
• выплатить штрафы и пени.

Всегда следите за документооборотом, бухгалтерским учетом и отношениями с контрагентами. Основа успешного бизнеса — внимательность ко всем внутренним и внешним процессам.