Как правильно оформить сотрудника на удаленную работу: что надо знать работнику и работодателю

Удаленку предпочитают и сотрудники, которые справляются со своими обязанностями не выходя из дома, и работодатели, которые оценили преимущества дистанционной команды. В статье рассказываем нюансы и особенности дистанционной работы по ТК РФ.

• Терминология и правовые основы дистанционной работы по ТК РФ
• Пошаговый процесс удаленного трудоустройства
• Плюсы и минусы удаленной работы для работника и работодателя

Если до пандемии, в 2019 году, удаленка в России была чем-то редким и диковинным, то после — уже эффективная модель сотрудничества двух сторон. Это такая же важная работа, но чтобы выполнять ее официально вне офиса, нужно правильно составить трудовой договор.

Терминология и правовые основы дистанционной работы по ТК РФ

В российском законодательстве нет определения «удаленная работа» — сотрудника можно устроить на дистанционную работу. Обыватели используют эти понятия как равнозначные. Но если надо действовать в правовом поле, то употребляем второе.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ, дистанционная работа — это выполнение трудовых задач вне стационарного рабочего места работодателя с использованием интернет-технологий.

Важно различать временную удаленку из-за карантина, производственной аварии или несчастного случая на предприятии. Такой труд регулируется отдельными нормами.

За результат отвечает сам сотрудник, и, в отличие от надомной работы, он не имеет права привлекать к ней членов семьи, друзей.

Особенности регулирования труда дистанционных работников

Сотрудник может самостоятельно определять график труда и отдыха, если в трудовом договоре не прописано другое.

Обязательно ли работать дома? Работодатель не контролирует конкретное место выполнения задач — это может быть как домашний офис, так и кофейня или коворкинг.

Работник и компания договариваются, как будет происходить коммуникация: через электронную почту, мессенджеры, корпоративный портал. Совещания и планерки при необходимости проводят через приложения видеосвязи: Skype, Zoom, «Яндекс Телемост», VK Teams или другие.

С точки зрения права в остальном работа не отличается от офисной. У специалиста есть права и обязанности, оплачиваемый отпуск, возможность уйти на больничный или взять отгул. 

Работодатель делает отчисления в фонды, а НДФЛ и страховые взносы уплачивает по месту своей регистрации. Если сотрудник работает из другого региона, это не влияет на налоговую юрисдикцию.

Условия увольнения также в рамках ТК — по договоренности сторон или по желанию работодателя или работника. Однако наказать сотрудника за прогул нельзя, ведь это объективно трудно доказать.

Зато есть две дополнительные причины для прекращения рабочих отношений между организацией и специалистом — когда он:

1. Не отвечает в течение двух дней.
2. Переезжает в место, где не сможет выполнять рабочие задачи.

Трудовой договор с дистанционным работником: обязательные условия

Как прописать дистанционную работу в трудовом договоре:

1. Укажите, что рабочие функции человек выполняет дистанционно. Пример формулировки: «Работник выполняет трудовые обязанности дистанционно с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, включая интернет».
2. Допустимо общее указание удаленного рабочего места в трудовом договоре. Как пример, прописать «дистанционно». Или зафиксировать адрес сотрудника, если это важно для налоговой отчетности, доставки оборудования или корреспонденции.
3. Если требуется привязка к графику, пропишите эти часы. То есть когда человек должен быть на связи с работодателем.
4. Определите, кто предоставляет технику. Если сотрудник использует личное оборудование, укажите размер компенсации (ст. 188 ТК РФ).

Пошаговый процесс удаленного трудоустройства

Первый шаг — предоставить документы. Какие документы нужны, чтобы нанять работника на «дистанционку»:

• паспорт;
• трудовая книжка — с 2020 года в ходу электронная;
• СНИЛС;
• военный билет и другие документы, справки по требованию.

Дополнительно может понадобиться свидетельство о рождении детей — для налоговых вычетов.

Это стандартный перечень для приема в компанию. Получается, в этом вопросе нет разницы, дистанционно работник будет трудиться или в офисе.

Будущий сотрудник может принести документы лично или в цифровом виде, если договор вы заключите с помощью обмена электронными документами (ЭДО).

При договоренности сторон запись о приеме на работу в трудовую книжку на удаленке вносить не надо. Стаж можно доказать с помощью договора и сведениями о трудовой деятельности, которые электронно подает работодатель.

Как проходит процесс ЭДО:

1. Сотрудник направляет документы в отсканированном виде.
2. Трудовой договор узаканивают с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
3. Если у работника нет подписи, допустим обмен бумажными документами по почте (ст. 312.2 ТК РФ).

Второй этап — подписание локальных нормативных актов.

Далее стороны заключают договор, где указано, что специалист будет выполнять обязанности удаленно. При необходимости расписан режим и важные нюансы.

После этого организация издает приказ о приеме в компанию. Специалисты кадровой службы (либо уполномоченный сотрудник) ведут трудовую книжку.

Бизнес — значит забота обо всем, будь то закупка оборудования или товара, аренда, заработная плата, налоги, бюджет на маркетинг и рекламу. Иногда, чтобы сделать скачок вперед, нужна поддержка. Кредит от Совкомбанка может стать той самой опорой и помочь развить любимое дело.

Плюсы и минусы удаленной работы для работника и работодателя

Всем ли подходит дистанционный труд? Разберем преимущества и риски для обеих сторон.

Для организации: экономия и риски

Для работника: свобода и ответственность

Оформление удаленного труда по ТК РФ требует внимания к деталям: четкого определения условий в договоре, соблюдения электронного документооборота и учета прав работника.

При правильном подходе удаленка станет эффективным инструментом для обеих сторон трудовых отношений.