Что такое деловая переписка
В 2018 году Алина устроилась на работу в крупный IT-холдинг. Все сотрудники компании общались в корпоративном мессенджере. Однажды ей тоже пришлось им воспользоваться, но что-то пошло не так.
Девушке предстояло показать себя во всей красе основателю компании, чтобы получить бесплатное обучение по копирайтингу. Однако она не знала, что существует «особый» порядок действий во время переписки с ним.
На вопрос начальника «На какой должности вы работаете» Алина не раздумывая ответила «Копирайтер». Тут же он довольно грубо отреагировал, что на его вопросы ответ должен состоять из 500 символов.
Конечно, после такого ей отказали в бесплатном обучении да еще и обвинили в отсутствии креатива. Разберемся вместе с Алиной, какие правила деловой переписки существуют, чтобы не оказаться в подобной ситуации.
Что это? Обмен коммерческой информацией между различными организациями или внутри одной компании между подразделениями. Письма оформляются как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Для кого? В таком формате общаются не только нефтяные магнаты и бизнесмены, но и коллеги, партнеры организаций и их клиенты.
Зачем нужна деловая переписка
Основная цель — добиться от получателя выполнения конкретной задачи. Умение вести деловую переписку поможет поднять репутацию сотрудника в коллективе.
На российских предприятиях деловое общение составляет 70-75% от всей документации.
Деловые коммуникации чаще выполняют следующие функции: информационную, коммуникативную и правовую.
- Информационная
Работники компании получают необходимые для них сведения.
- Коммуникативная
Эта функция помогает поддерживать связь между руководителем и подчиненными, а также между коллегами.
- Правовая
На любую компанию могут подать в суд. В таком случае деловая переписка будет выступать в качестве доказательства.
Важно: документы необходимо оформить на фирменном бланке, подписать и заверить печатью компании. Так они будут иметь юридическую силу. Письма, которые были отправлены внутри организации, подобных правил к оформлению не требуют.
Виды деловых писем
Письма делятся на несколько видов по цели и теме послания. С некоторыми из них вы наверняка знакомы, так как сталкивались с их написанием на работе или в обычной жизни.
|
Вид письма |
Характеристика |
|
Сопроводительное |
Люди, которые хотя бы раз откликались на вакансию, вспомнят о сопроводительном письме. В таких случаях оно описывает, что находится во вложении. Например, портфолио |
|
Оферта |
Предложение заключить сделку с другим физическим или юридическим лицом. В таком письме обязательно прописываются сроки, условия договора и платежа |
|
Рекламация |
Многие и не догадываются, что пишут деловое письмо, когда отправляют сообщение с претензией к качеству доставленного товара. Однако даже такой вид коммуникации — один из видов бизнес-общения |
|
Гарантийное |
Название говорит само за себя. В письмах такого вида исполнитель дает гарантии выполнить обещание в установленные сроки |
|
Приглашение |
Призыв пойти на семинар, собеседование, конференцию. Письмо позволяет получателю посетить долгожданное (или не очень) мероприятие |
|
Поздравление |
У кого-то из сотрудников компании день рождения? Скорее всего, утром на почте он увидит письмо с поздравлениями от коллег |
|
Благодарность |
Благодарственное письмо — лучший способ для бизнеса сказать «спасибо» |
|
Сообщение |
Передача получателю важной информации, извещения или уведомления о каком-либо событии. Например, о проведении совместной встречи |
|
Напоминание |
Способ напомнить сотруднику о чем-либо, чтобы получить его ответ или добиться решения конкретной задачи |
Главные правила деловой переписки
Письма должны быть четкими, грамотными и лаконичными. Это главные правила бизнес-коммуникации. Избегайте жаргонизмов, двусмысленных формулировок и слов.
6 главных правил делового общения
- Формальный стиль и обращение на «вы». Не надо «тыкать». Такой тип обращения нельзя использовать даже во время деловой беседы с другом. Личная жизнь и работа несовместимы.
- Отсутствие ошибок при использовании терминов, ведь они говорят о некомпетентности сотрудника. Замените сложное понятие доступными словами, если не знаете, как правильно его употреблять.
- Простой язык. Чтобы избежать недопонимания, откажитесь от сложных формулировок, понятий, конструкций, длинных предложений. Понятно, что многим хочется показать свою начитанность, но в деловой переписке важна простота.
- Точность и четкость излагаемых мыслей. Адресат должен понять, какую информацию вы пытаетесь донести.
- Один информационный повод — одно письмо. Например, вы ставите сотрудникам несколько задач. Каждую из них необходимо прописать в отдельном письме. В противном случае текст будет перенасыщенным.
- Перепроверка текста. Перед отправкой письма его надо проверить и убедиться, что нет ошибок, опечаток и других погрешностей
- Использование корпоративной почты. Личный электронный ящик оставьте для получения промоакций от любимых магазинов.
На почту пришло письмо от образовательного портала? Сообщают о скором повышении цен? Самое время купить курс о навыках делового общения. С выгодным кредитом от Совкомбанка вы сможете себе это позволить.
Если вам нужно взять кредит на развитие бизнеса, покупку квартиры, авто или просто на личные цели, то вы всегда найдете выгодное решение в Совкомбанке. Мы выдаем кредиты до 5 млн рублей на срок до пяти лет, а комфортный ежемесячный платеж вы можете рассчитать на нашем кредитном калькуляторе.
Структура делового письма
Все должно иметь свою структуру и порядок. Официальные письма — не исключение.
Что входит в структуру делового письма.
- Данные адресата и дата создания.
- E-mail получателя (конкретный сотрудник или отдел).
- Вступление, которое содержит обращение.
- Основной текст, который состоит из двух частей. В первой излагаются причины или цель письма, во второй — выводы, предложения, требования.
- Отсылка на вложение (например, прайс-лист).
- Заключение, написанное в уважительной форме.
- Подпись адресанта с указанием телефонного номера.
Оформление делового письма
Важно: для оформления деловых писем был разработан ГОСТ Р 7.0.97-2016. В стандарте отражены основные требования к содержанию документов.
Несколько правил из ГОСТа:
- Используйте шрифты Arial №12 или 13, Times New Roman №13 или 14.
- Выравнивание заголовков — по центру или левому краю. Текста — по ширине.
- В заголовке указывается название и содержание письма.
- Инициалы получателя пишутся после фамилии, в подписи — перед ней.
- Название фирмы прописывается в именительном падеже, человека — в дательном.
Оформление делового письма на бумаге
Несмотря на повсеместное использование электронной почты, деловые письма еще отправляют на бумаге. Важно, чтобы переписка велась в соответствии с особыми правилами.
Печать официального документа производится на фирменном бланке. Лучше использовать бумагу высокого качества. Необходимо разборчиво указать данные отправителя. Для иностранных партнеров данные адресанта прописываются на английском языке.
Перед отправкой по почте письмо складывают один раз текстом внутрь и помещают в конверт. Важные документы отправляют в картонных пакетах формата А4.
Реквизиты отправителя указываются и в письме, и на конверте. Адрес получателя пишут только на конверте, а отправителя — еще и в документе.
Образец делового письма на бумажном носителе (файл)
Оформление электронного делового письма
Бизнес-письмо составляется так, чтобы посыл отправителя был понятен. У получателя не должны округляться глаза при виде непонятных формулировок, невнятных фраз и обилия ненужной информации.
В графе получателя прописывается либо один адрес электронной почты, либо несколько, если письмо отправляется нескольким людям. В поле «Копия» можно добавить еще одного участника переписки. В таком случае вы уведомите его о происходящем. Ответа или участия в обсуждении от него не требуется.
Тема письма должна быть уникальной и понятной. Например, «Отчет от главного бухгалтера» и «Отчет. Декабрь 2022. Итоговый вариант». Во втором случае получатель поймет, о чем идет речь.
В теле письма содержатся три основных элемента.
- Приветствие (например, Уважаемый Анатолий Анатольевич).
- Изложение вопроса: описание проблемы, пути решения, презентация кого или чего-либо, напоминание.
- Адресант прописывает призыв к действию или просьбу.
Подпись в электронной почте — важный момент. В ней содержатся данные об отправителе: ФИО, должность, наименование компании, номер телефона. Можно указать дополнительные данные, например, Telegram.
В соответствии с правилами этикета в деловом письме должна прописываться информация о вложении и подводка к нему. Сами вложения стоит называть лаконично и понятно, они не должны превышать 3-5 Мб.
Сроки ответа можно указать в самом конце. Это делают в тех случаях, когда задача требует длительного решения. В остальных случаях на письмо надо ответить в течение 2-3 часов с момента получения.
Образец электронного делового письма (файл)
Ошибки деловой переписки
Чтобы собеседник не вышел из себя, пишите правильно.
- Нет приветствия
Деловое письмо — это, по сути, официальный документ. В переписке с друзьями можно забыть про приветствие, но в бизнес-коммуникации это грубая ошибка.
- Сокращения
«Пжл», «спс» и «ок» оставляем для знакомых. В деловых письмах такие сокращения — табу.
- Юмор
Никаких шуток и выдержек из анекдотов. Байки лучше рассказывать во время посиделок с приятелями после работы.
- Множество восклицательных знаков
Эксцентричные особы в конце предложений ставят по три, а то и по пять восклицательных знаков. В деловом письме избегаем таких ошибок.
- Канцелярит
Слишком формальные высказывания доставляют неудобства при чтении письма. Будьте проще и предложения делайте такими же.
- Caps Lock
«АНАТОЛИЙ, СРОЧНО ОТПРАВЬ МНЕ ОТЧЕТ!». Не очень приятно, согласитесь? В Сети написанные заглавными буквами предложения воспринимаются как крик. Вы же не хотите орать на своего босса (или подчиненного)? Даже если и хотите, лучше сделайте это про себя.
- «Заранее спасибо»
Преждевременной благодарностью вы ставите сотрудника в неловкое положение и обязываете выполнить какую-либо просьбу. Чтобы подстегнуть собеседника, лучше написать ему о перспективах.
- Непонятная тема письма
Формулировка «Зина, мандарины» может ввести получателя в заблуждение. Он будет злиться, когда поймет, что под этими словами скрывался документ о закупке Зиной мандаринов на новогодний корпоратив.
ТОП-5 книг о деловом общении
Дома или в офисе — везде необходимо общаться с начальством, коллегами и партнерами. Не всегда можно найти человека, который научит грамотно выстраивать разговор.
Мы составили подборку книг по искусству ведения деловой переписки, чтобы вы могли овладеть этим навыком.
В этом мире можно получить все что угодно. Главное — иметь желание. Карта рассрочки «Халва» поможет воплотить мечту в реальность.
Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она, словно швейцарский нож, содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 15% с бесплатным обслуживанием. Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева
Авторы хита «Пиши, сокращай» представили миру свое новое детище. В книге есть советы, как научиться уважать собеседника без дешевой вежливости и манипуляций. Читатель узнает, как сделать переписку с коллегами продуктивной, понятной и простой. В пособии представлены наглядные примеры, как стоит делать, а как — нет.
«Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах», Саша Карепина
Удаленка, которая стала привычным форматом работы во время пандемии, показала, что без электронной почты не обойтись. Умение плодотворно общаться с начальством стало важным условием для бизнеса. Эксперт в деловой переписке Саша Карепина рассказывает в своей книге, как беседовать в формате «онлайн», чтобы вас поняли и услышали.
«Правила делового общения. 33 «нельзя» и 33 «можно», Нина Зверева
Небольшая по объему, но очень полезная книга от обладательницы двух ТЭФИ, бизнес-тренера Нины Зверевой. В книге она с юмором делится секретами успешной коммуникации.
«Без обид! Как эмоциональный интеллект помогает общаться с коллегами и руководством», Молли Вест Даффи, Лиз Фосслиен
Существует мнение, что на работе нельзя показывать свои эмоции. В то же время психологи не советуют долгое время подавлять их, так как это вредно для здоровья и негативно сказывается на продуктивности. Авторы книги «Без обид!» помогают найти баланс. В сборнике есть советы, как слышать себя и коллег, направлять чувства в нужное русло.
«Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет», Ольга Шевелева
Некорректное обращение, отсутствие приветствия, обилие ошибок при деловой переписке, — эти детали могут негативно сказаться на заключении сделки и даже стать причиной увольнения. Ольга Шевелева собрала в своей книге правила делового этикета в России и за границей.
Выводы
Итак, перед написанием делового письма определите его главную цель. Внимательно изучите структуру. Она позволяет повысить эффективность переписки, сократить время на понимание темы послания, повысить репутацию в компании, четко передать ключевые моменты.
Ознакомьтесь с правилами оформления письма. Когда оно составлено корректно, получатель сразу поймет, что от него хотят.
Изучите главные ошибки делового общения, чтобы не допускать их.
