Акт выполненных работ: что это, для чего составляют, какие реквизиты обязательно указывать

Этот документ подтверждает, что подрядчик завершил работу и результат устроил клиента. Теперь заказчик обязан оплатить услуги. Расскажем, почему важно оформлять акт выполненных работ и как правильно это сделать.

• Для чего нужен акт
• Обязательно ли его составлять
• Что включить в документ
• Значение для суда
• Основное

Для чего нужен акт

Если компания или индивидуальный предприниматель заказывают работы или выполняют их, нужно оформлять акт (его еще называют актом сдачи-приемки или приема-передачи). 

Акт выполненных работ фиксирует: исполнитель сделал все, что должен был, а заказчик принял результат. Когда акт составили и подписали обе стороны, исполнитель может получить плату за работу, объясняет адвокат Андрей Жолудев. 

Функции документа:

• юридически подтверждает завершение работ;
• документально обосновывает расходы для налогового учета;
• выступает основанием для оплаты;
• необходим для бухгалтерской отчетности (относится к первичной документации);
• защищает интересы обеих сторон при возможных спорах.

Сначала стороны заключают договор подряда/оказания услуг. Акт сдачи-приемки становится завершающим документом, своего рода подведением итогов и служит доказательством, что заказчик принял работу.

Как правило, акт выполненных работ больше нужен исполнителю, чем заказчику. Причина: именно исполнитель по умолчанию должен доказывать, что услуга оказана и ее качество соответствует договору, отмечает судебный юрист по гражданским и арбитражным делам Дмитрий Царебулев.

Обязательно ли его составлять

«Гражданское законодательство РФ не обязывает составлять акт выполненных работ», — объясняет Анастасия Агамалова, директор департамента юридического сопровождения бизнеса юридической компании «Золотое правило».

Если акта не будет, это не значит, что услуги фактически не оказаны. Доказать, что работа была выполнена, можно и другими документами, это подтверждает судебная практика.

Но все же акт лучше составить, а в договоре прописать, что подтверждением оказания услуг выступает акт сдачи-приемки. Там же, в договоре, нужно согласовать форму этого документа и порядок подписания сторонами.

То есть если в акте будет прописано, к примеру, «Услуги копирайтера по написанию трех статей стоимостью 30 000 рублей оказаны в период с 01.10.24 по 31.10.24 года» и заказчик уклонится от подписания акта, но при этом не представит никаких возражений, будет считаться, что копирайтер написал три статьи в указанный период. И заказчик должен будет их оплатить в полном размере.

Как отмечает Анастасия Агамалова, если у вас есть акт, вам будет проще доказать свою правоту в суде в случае разбирательств. Кроме того, он нужен для бухгалтерского учета: любой факт хозяйственной деятельности обязательно оформляют первичным учетным документом.

Адвокат Андрей Жолудев называет основные риски сторон, не составивших акт выполненных работ:

• проблемы с получением оплаты;
• сложности с подтверждением расходов в налоговой;
• невозможность официально закрыть договорные отношения;
• вероятность возникновения споров.

Что включить в документ

Специальных требований к форме и содержанию акта выполненных работ в Гражданском кодексе РФ нет. «Главное, чтобы в документе были указаны сроки предоставления услуг или выполнения работ, их перечень и стоимость», — говорит Екатерина Цибизова.

Анастасия Агамалова перечислила, какие реквизиты должен включать акт выполненных работ по договору оказания услуг: 

• наименование документа (можно назвать актом оказанных услуг, актом сдачи-приемки оказанных услуг или актом об оказании услуг);
• дату составления;
• наименование заказчика и исполнителя;
• описание услуг (вид, объем, иные характеристики), рекомендуется указывать их подробно, в том числе чтобы подтвердить факт оказания услуг для налоговой; 
• стоимость услуг, в том числе сумму НДС при необходимости;
• должности и подписи исполнителя и заказчика или уполномоченных ими лиц. Если подписывает сотрудник, действующий на основании доверенности, укажите ее реквизиты.

Хотя печать не относится к обязательным реквизитам первичного документа и с 2015 года ее можно не использовать, эксперт советует сторонам все же поставить печати (если они есть).

Чтобы избежать споров, в акте Анастасия Агамалова также рекомендует указывать:

• реквизиты договора, в рамках которого исполнитель оказал услуги. Если стороны заключили несколько договоров, реквизиты помогут определить, к какому из них относится акт;
• замечания по поводу качества оказанных услуг, если они возникли у заказчика (для этого лучше предусмотреть специальные графы). В противном случае заказчику в дальнейшем затруднительно будет ссылаться на недостатки в работе исполнителя; 
• информацию о передаче заказчику результата работы исполнителя, если был этап согласования конкретного результата (например, проекта аналитической справки, заключения, отчета и др.).

Андрей Жолудев советует составлять акт в двух экземплярах и хранить его не менее пяти лет.

Елена Исаева, управляющий партнер ЮА «Исаева и партнеры», рекомендует:

• Подписывайте акт сразу после завершения работ, чтобы избежать рисков с затягиванием приемки и последующими претензиями. 
• Детализируйте содержание: избегайте общих фраз и указывайте точный перечень и объем работ, чтобы снизить риск споров о том, какие работы подразумевались. 

Нередко заказчики пытаются заплатить исполнителю за работу меньше, ссылаясь на мнимые недочеты. Поэтому компаниям и особенно индивидуальным предпринимателям стоит обезопасить себя от убытков и тщательно составить текст документов: договора об оказании услуг и акта выполненных работ. 

А чтобы недостаток оборотных средств не помешал выполнить обязательства, возьмите в Совкомбанке выгодный кредит на прозрачных условиях. 

Значение для суда

Юрист Дмитрий Клинков подчеркивает: если между сторонами возникнут споры, акт сдачи выполненных работ послужит доказательством в суде.

При этом Елена Исаева советует не ограничиваться актом как единственным подтверждением. Суд учтет и иные доказательства, например переписку, отчеты, экспертные заключения и так далее. 

Акт не будет считаться решающим доказательством, если другая сторона представит дополнительные материалы. Для полноценной защиты интересов стоит использовать комплекс доказательств, включая фото и видео.

Основное

Акт выполненных работ — это документ, подтверждающий, что исполнитель оказал некую услугу заказчику. Его составляют в письменном виде, в двух экземплярах, и подписать его должны обе стороны — заказчик и исполнитель. 

Обязательные реквизиты акта:

• наименование документа;
• дата и место составления;
• полные реквизиты сторон (названия организаций / ФИО, адреса, ИНН);
• ссылка на договор, по которому выполнялись работы;
• подробное описание выполненных работ или оказанных услуг;
• стоимость (цифрами и прописью);
• подписи уполномоченных лиц;
• печати организаций (при наличии).

«Акт сдачи-приемки выполненных работ помогает избежать многих проблем в будущем и обеспечивает надежную правовую защиту всем участникам сделки», — подытоживает адвокат Андрей Жолудев.