Зачем нужна транспортная накладная (ТН) и как правильно ее заполнить

Транспортная накладная — важный документ в логистике. Без него не получится подтвердить перевозку грузов, пройти таможенный контроль, доказать вину перевозчика во время споров. В статье рассказали о транспортной накладной и о том, как правильно ее заполнить.

• Что такое транспортная накладная (ТН)
• В каких случаях обязательна
• Кто и когда оформляет
• Какие данные должны быть в накладной
• Как заполнить транспортную накладную без ошибок
• Что будет, если оформить неправильно
• FAQ

Что такое транспортная накладная (ТН)

Транспортная накладная (ТН) — это договор на перевозку груза между отправителем, транспортной компанией (перевозчиком) и получателем. В ней прописывают, что, куда, когда и на каких условиях доставляют. ТН бывает бумажной и электронной.

Для отправителя — это доказательство, что груз передали перевозчику. Для перевозчика — документ, который устанавливает его обязанности и условия перевозки: маршрут, сроки, особые требования к грузу. Для получателя — основание для приемки груза: по накладной он проверяет, все ли доставили в оговоренном объеме и состоянии.

С 1 сентября 2026 года в России для всех коммерческих перевозок грузов будут нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН).

ЭТрН — цифровой документ, который полностью заменяет бумажную ТН. Ее обязательно заверяют квалифицированной электронной подписью и передают в ГИС ЭПД.

В каких случаях обязательна

Во всех ситуациях, когда надо документально зафиксировать условия договора на перевозку и передачу груза. Ее обязательно оформляют в следующих случаях:

1. Товары отправляют сторонним перевозчиком. ТН — основной документ, который подтверждает договоренности с транспортной компанией, частным перевозчиком или курьерской службой. Без нее невозможно доказать расходы на логистику, предъявить претензию, если груз повредят или потеряют.
2. Грузы перемещают между филиалами или складами компании на собственном транспорте. Даже если товар не покидает пределы одной юридической организации, но перемещается между ее подразделениями — складами, магазинами, филиалами. ТН необходима для внутреннего учета, контроля движения материальных ценностей и списания товара с одного объекта на другой.
3. Международные перевозки. В этом случае накладная — это обязательный таможенный документ. Она нужна, чтобы пройти таможенный контроль, подтвердить экспорт или импорт, доказать правоту в суде, если возникнут международные споры.

Когда без нее можно обойтись

Если груз перемещается внутри компании и почти нет риска что-то потерять или испортить, подойдут и другие документы. Например, когда товар просто переставляют с одного места на другое в пределах одного склада или перевозят из отдела в отдел в том же здании. Для этого обычно хватает внутренней накладной или простого акта передачи.

Иногда доставку подтверждает обычная товарная накладная (ТОРГ-12). В нее вручную вписывают все нужные отметки о перевозке: кто, куда и на какой машине отвозил груз. Но это скорее исключение.

С 1 января 2026 года электронные формы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ официально утратили силу. Вместо них — универсальный передаточный документ (УПД).

Бумажных вариантов приказ не коснулся.

Кто и когда оформляет

Отправитель — ответственный за оформление транспортной накладной. Именно он знает все про товар и условия его доставки.

Документ составляют непосредственно перед отправкой груза. Что происходит дальше:

1. Отправитель заполняет основные разделы накладной: вносит данные о себе и получателе, подробно описывает груз, указывает адреса и особые условия перевозки.
2. Передает заполненный документ перевозчику — водителю или представителю транспортной компании, когда машина прибывает на погрузку.
3. Перевозчик сверяет фактическое количество мест и состояние груза с данными в накладной. Если все совпадает, ставит свою подпись и печать, подтверждая приемку.
4. Документ следует вместе с грузом. В пункте назначения его вручают получателю.
5. Получатель расписывается в накладной — подтверждает получение. Его подпись закрывает сделку.

Всего подготавливают три экземпляра накладной: для отправителя, перевозчика и получателя.

Какие данные должны быть в накладной

Для наглядности все сведения, которые должны быть в транспортной накладной, оформили таблицей. Так вы ничего не упустите, когда будете заполнять или проверять документ.

Как заполнить транспортную накладную без ошибок

Ошибка в накладной — это риск финансовых потерь, задержек в доставке и споров с контрагентами. Когда будете заполнять бланк, сосредоточьтесь на ключевых моментах.

1. Проверьте реквизиты сторон. Убедитесь, что полные наименования отправителя, перевозчика и получателя, адреса и контакты указаны точно, без сокращений.
2. Детально опишите груз. Укажите не просто «коробки», а конкретное название товара: «Cмартфоны модели X, 10 шт.». Четко пропишите количество мест, вес и тип упаковки. Если товар хрупкий, боится влаги, обязательно укажите это в графе с особыми пометками.
3. Сверьте данные, когда будете принимать заказ. Все расхождения письменно зафиксируйте в накладной до того, как расписаться.
4. Не оставляйте графы пустыми. Лучше поставить прочерк, чтобы потом никто ничего не исправил и не дописал.
5. Проверьте подписи и печати всех сторон сделки. Без них документ не имеет силы.

Образец транспортной накладной — на сайте «КонсультантПлюс».

Защитите бизнес от непредвиденных ситуаций — оформите страховку от Совкомбанка. С полисом перестанете переживать о финансовых рисках и других проблемах.

Что будет, если оформить неправильно

Накладная перестанет быть официальным документом — превратится в простую бумажку, которая не защищает ни одну из сторон. Какие проблемы возникают из-за ошибок или небрежности:

1. Трудности с расчетами. Перевозчик может оспорить стоимость услуг, если в накладной неточные данные о весе, объеме или классе груза. Доказать правоту без корректного документа будет практически невозможно.
2. Проблемы с налогами. ФНС не примут к учету расходы на перевозку, если договор составили с нарушениями. Это грозит штрафами и доначислениями.
3. Претензии без доказательств. Если товары повредили или потеряли, отправитель не сможет взыскать ущерб с перевозчика.
4. Ошибки в доставке. Неточный адрес, неверные контакты или несогласованные сроки приведут к задержкам и разбирательствам. Груз просто «зависнет».
5. Проблемы на таможне. В международных перевозках из-за ошибки в накладной остановится оформление груза на границе. Исправления и повторное согласование займут дни и приведут к штрафам за простой.
6. Бесполезность в суде. Если возникнет серьезный конфликт, суд не примет некорректно составленный документ в качестве доказательства.
7. Размытая ответственность. Если не будет четких отметок о приемке-передаче с подписями и печатями, не получится установить, на каком именно этапе испортили или потеряли товар.

FAQ

Быстро проясним неочевидные моменты и поможем избежать распространенных ошибок.

Чем различаются транспортная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН)?

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, который сопровождает груз при перевозке: фиксирует перемещение товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) и служит основанием для расчетов за услуги транспортировки.

Разница в назначении документов:

• ТТН — это «два в одном». Он одновременно учитывает сам товар (как при продаже) и оформляет его перевозку. Его использовали раньше, когда продавец сам организовывал и оплачивал доставку.
• ТН — документ только для перевозки. Она фиксирует договор с перевозчиком. Сам товар при этом учитывается отдельно, по своей товарной накладной.

Как исправить ошибку в накладной?

Если еще не подписали бумажный документ, распечатайте и правильно заполните новые бланки. Нашли ошибку после отгрузки — аккуратно зачеркните, чтобы старый текст оставался читаемым. Рядом напишите верные данные. Сделайте пометку об исправлении, распишитесь, поставьте печать.

В электронном документе исправить ошибку не получится. Придется оформить «Уведомление об уточнении» через оператора электронного документооборота.

Сколько времени надо хранить накладную?

Срок хранения — пять лет.

Список источников

1. Гражданский кодекс, статья 785 «Договор перевозки груза» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 24.06.2025, с изм. от 16.12.2025) (дата обращения: 15.01.2026).
2. Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 07.06.2025) (дата обращения: 15.01.2026).
3. Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации» от 21.12.2020 N 2200 (ред. от 27.05.2025) (дата обращения: 15.01.2025).
4. Приказ Федеральной налоговой службы от 9 декабря 2021 г. N ЕД-7-26/1065@ «Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда» (дата обращения: 15.01.2026).
5. «КонсультантПлюс»: «С 1 сентября 2026 г. устанавливаются случаи, при которых транспортная железнодорожная накладная оформляется на бумажном носителе» (дата обращения: 15.01.2026).
6. Приказ Федеральной налоговой службы от 30 ноября 2015 г. N ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме» (дата обращения: 15.01.2026).
7. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449) (дата обращения: 16.01.2026).