Онбординг: что это, этапы сопровождения новых сотрудников

Быть новичком всегда непросто. Если в компании работает система онбординга, сотрудники чувствуют поддержку с первого дня и быстрее адаптируются, а бизнес снижает текучку. Разбираемся, как работает онбординг и как его грамотно организовать.

• Что такое онбординг и зачем нужен
• Кто должен проводить
• Как адаптировать новичка: этапы
• Пребординг
• Первый день
• Первый месяц и до конца онбординга
• Инструменты онбординга
• Ошибки, которых стоит избегать

Что такое онбординг и зачем нужен

Это поэтапное погружение сотрудника в работу компании, простыми словами — адаптация к новой среде. Не просто экскурсия по офису, а система, которая помогает понять корпоративные правила, влиться в команду, освоить процессы и инструменты, чтобы эффективно решать задачи.

Онбординг запускают, когда новый сотрудник и работодатель договариваются о трудоустройстве. Чаще всего процесс совпадает по времени с испытательным сроком и занимает три месяца. В некоторых компаниях он длится меньше или дольше.

Собрали в таблицу задачи, которые решает система.

Ученые Каролинского института выяснили, что компании, которые уделяют больше внимания адаптации новичков, получают в среднем в 2,5 раза больше выручки. 

Кто должен проводить онбординг

Чтобы адаптация прошла успешно, важно распределить зоны ответственности. В процессе должны участвовать три стороны:

1. HR-специалист. Как правило, отвечает за организационные моменты — оформление документов, подготовку рабочего места, выдачу оборудования и доступов. Знакомит с ценностями компании и правилами коммуникации, проводит welcome-тренинги. Собирает обратную связь по адаптации.
2. Непосредственный руководитель. Ставит задачи, определяет KPI, помогает связать цели новичка с целями отдела, оценивает результаты, дает обратную связь сотруднику.
3. Наставник. Более опытный коллега, за которым закрепляют нового работника. Помогает влиться в процессы и разобраться с программами, отвечает на вопросы, выручает, когда сложно или непонятно.

Не всегда задачи по адаптации распределяют именно так — это зависит от специфики процессов и размера компании. Например, доступ к рабочей почте и чатам может давать не HR, а руководитель. В небольших фирмах в роли наставника часто выступает сам начальник.

В компаниях покрупнее для онбординга создают особую должность — бадди. Это коллега новичка, который берет на себя роль доброго приятеля. Он отвечает за моральную поддержку и комфорт, объясняет негласные правила коллектива, погружает в корпоративную жизнь. Он же позовет на совместный обед с коллегами или узнает в мессенджере, как у нового сотрудника дела.

К бадди не стыдно обратиться с самыми «глупыми» и мелкими вопросами, например, как включить микрофон на созвоне, где найти бланк отчета или можно ли брать печеньки на общей кухне. А еще он сориентирует, к кому идти, если запутались в корпоративной иерархии.

Как адаптировать новичка: этапы

По данным исследования Superjob, сотрудники осваиваются на новом месте в среднем за два месяца. Процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня. Разберем каждый этап онбординга.

Пребординг

Это период между тем, как человек принимает приглашение на работу и приступает к ней. Главная цель пребординга — убрать тревожность «первого дня», когда новичок нервничает, потому что не знает, что его ждет.

Что делают в рамках пребординга:

• высылают приветственное письмо или сообщение в мессенджере от имени руководителя или команды — можно включить в него краткий план первого дня, фото коллег или офиса;
• знакомят с базовой информацией — например, отправляют небольшую презентацию с миссией, ценностями, структурой компании;
• рассказывают об основных правилах — графике работы, дресс-коде, в каких мессенджерах переписываются;
• предоставляют электронные документы, которые нужно подписать новичку. Если человек выходит в офис, он сможет заранее ознакомиться с бумагами, на удаленку — сразу подписать и отправить;
• информируют коллег о приходе сотрудника, его роли и опыте;
• составляют план онбординга — прописывают задачи по периодам и показатели, по которым будут оценивать результаты новичка;
• назначают наставника и фиксируют с ним план адаптации на первую неделю;
• готовят рабочее место и оборудование — заказывают ноутбук, телефон, пропуск, настраивают учетные записи;
• планируют встречи и созвоны с ключевыми членами команды, если они необходимы.

Так новый сотрудник придет на работу не растерянным, а подготовленным.

Первый день

Цель — сформировать позитивное впечатление и показать, что здесь человеку рады. Важно избегать формализма, не перегружать информацией и не бросать разбираться с задачами самому.

Что даст новичку почувствовать себя частью команды уже в первый день:

• личная встреча у ресепшена HR-специалистом — если сотрудник работает на удаленке, важно написать ему с самого утра, чтобы он не ждал полдня в тревоге;
• небанальная экскурсия по офису — провести по основным локациям и поделиться нюансами, например «это тихая комната, если нужно уединение, а кофе на кухне лежит в верхнем шкафчике»;
• знакомство с командой и добавление в корпоративные чаты;
• вводная встреча или созвон с руководителем, чтобы кратко обсудить основные задачи на ближайшие дни, неделю и испытательный срок, озвучить KPI на этот период, ответить на вопросы и представить наставника;
• доступ к базе знаний для новичков — где хранятся все инструкции и полезная информация;
• обед с коллегами, на который пригласят;
• быстрое трудоустройство — когда не нужно полдня тратить на заполнение форм и подписание бумаг;
• готовое рабочее место;
• обратная связь по итогу дня, которую собирает hr-специалист, наставник или бадди, — какие впечатления, возникли ли сложности, чем помочь.

Все это снижает риск увольнений в первые дни и ускоряет адаптацию.

Первый месяц и до конца онбординга

Цель дальнейшей адаптации — плавно погружать в задачи и постепенно наращивать их сложность.

Например, в первую неделю сотрудник изучает продукты и услуги компании, внутренние системы и инструменты, знакомится с процессами отдела и смежными командами, проходит тренинги. Выполняет простые задачи под руководством наставника. Посещает собрания в режиме наблюдателя.

Со второй недели в план добавляют более сложные задачи. Сотрудник активнее участвует в рабочих обсуждениях. После первого месяца действует в проектах наравне с командой, а наставник переходит в режим консультанта по сложным вопросам.

Перечислим ключевые принципы онбординга со второго дня и до окончания:

1. В первый месяц регулярное общение с наставником — например, встречи, созвоны или чаты раз в один–два дня, чтобы обсудить вопросы и сложности.
2. Обратная связь по работе сотрудника — по итогам первой недели, первого месяца, второго и финишная.
3. Четкие KPI и их прозрачная оценка — промежуточные результаты и более развернутые финальные, корректировка плана, если необходимо.
4. Чек-ины с HR — когда кадровые специалисты собирают впечатления новичка: как проходит адаптация, что нравится, что дается тяжело. Например, в конце первой недели, а дальше по итогам каждого месяца. 
5. Погружение в корпоративную культуру — фокус не только на работе. Важно помогать сотруднику вливаться в коллектив — например, через совместные обеды, тимбилдинги, участие в корпоративных спортивных активностях и неформальное общение после работы.

Когда испытательный срок заканчивается, сотрудник и компания решают, подходят ли друг другу. Итоговую оценку новичку могут дать не только HR, наставник и руководитель, но и другие коллеги — насколько, по их мнению, он надежный в работе и комфортный в общении.

Онбордингу предшествует еще один важный этап — поиск работы мечты. Если навыков не хватает, пройдите нужное обучение. С помощью «Халвы» курсы можно оплатить в беспроцентную рассрочку и приступить к занятиям без промедлений. 

Инструменты онбординга

Рассказываем о самых популярных инструментах, которые используют для адаптации новых сотрудников.

Welcome-тренинг 

Онлайн или офлайн-встреча для всех новичков месяца, которую проводят HR-специалисты. На мероприятии рассказывают об истории, стратегии, ценностях, корпоративных правилах и программах компании. Отвечают на общие вопросы.

Welcome-бокс

Набор подарков для новичка — например фирменный ежедневник, термокружка, кепка с логотипом компании, электронный скидочный сертификат у партнера.

Вручают лично в первый день, на welcome-тренинге или отправляют курьером, если сотрудник на удаленке.

По данным опроса Superjob (2023), все больше работодателей внедряют эту практику — за четыре года показатель вырос почти в два раза.

База знаний для новичка

Единое хранилище всей необходимой информации, инструкций, шаблонов, обучающих курсов, нужных контактов и доступов к рабочим сервисам. Форматы могут быть разные — система папок на гугл-диске, электронная энциклопедия с ссылками на файлы, корпоративный портал с разделами.

Позволяет новичку найти ответы самому, снижает нагрузку на наставников и HR. 

Одним из элементов базы знаний может быть интерактивная карта команды. Это инфографика с фото и зонами ответственности коллег, которая наглядно показывает, к кому по какому вопросу идти или писать.

Чат-боты

Цифровые помощники для новых сотрудников, которые автоматизирует ответы на типовые вопросы. Например, новичок пишет «Где взять договор?», а бот в ответ присылает шаблон документа и видеоинструкцию, как его заполнять.

Карта адаптации

Интерактивный чек-лист с этапами, сроками, ответственными и статусами, который повышает прозрачность онбординга. Визуализирует план действий новичка, отражает стадии и контрольные точки.

Геймификация

Иногда в онбординг внедряют игровые элементы. Например, начисляют баллы, когда новичок проходит этапы адаптации: изучает материалы, выполняет задачи в срок, успешно решает тесты.

Накопленные баллы обменивают на небольшие бонусы — корпоративный мерч, возможность выйти на работу на три часа позже, сертификат в книжный, кофе-брейк с руководителем.

Это повышает вовлеченность и мотивацию новичка.

Видео- и аудиоинструкции

Короткие ролики или записи экрана, которые объясняют сложные процессы, — например, как пользоваться корпоративной платформой или работать в какой-то программе.

Главные плюсы — наглядность и возможность освежить информацию в памяти в любое время, никого не дергая.

Опросы

Автоматизированные анкеты, которые заполняет новый сотрудник, чтобы оценить процесс адаптации. Обычно их отправляет HR-отдел в конце каждого месяца испытательного срока.

Индивидуальные чаты / встречи / созвоны

Регулярные короткие персональные беседы в онлайн или офлайн-формате. Цель — обсудить прогресс, трудности, ответить на актуальные вопросы, дать обратную связь новичку.

Такие беседы могут организовывать разные сотрудники, которые проводят онбординг. Например, наставник — ежедневно в начале, по запросу потом, HR — раз в две недели / месяц, руководитель — еженедельно или реже в зависимости от специфики процессов.

В небольших компаниях часто создают «чат новичка» с HR и руководителем — там можно оперативно задавать вопросы и обсуждать сложности.

Ошибки, которых стоит избегать

Важно не только внедрить систему адаптации, но и следить, чтобы она грамотно работала. Вот главные враги эффективного онбординга:

1. Наставник «для галочки», у которого нет времени, желания и навыков для поддержки новичка.
2. Информационная перегрузка — когда информацию не дозируют, а в первую же неделю выдают все разом.
3. Скудная обратная связь — новичок не знает, что у него получается хорошо, а над чем нужно поработать.
4. Размытые критерии оценки — сотрудник не понимает, что от него ждут на испытательном сроке и на какие показатели ориентироваться.
5. Короткий онбординг — после первой недели интерес к новичку пропадает, его бросают наедине с задачами.