Как купить подарки к Новому году и не превысить бюджет: моя таблица в Excel

Быть щедрым Дедом Морозом приятно, но тратить больше запланированного не хочется. В этом году мой бюджет на подарки был 20 000 ₽, и я его немного превысила. Долго не могла понять, куда «уплыли» деньги, пока не собрала расходы и доходы в таблицу в Excel.

• Список новогодних подарков
• Бюджет в Excel
• Доходы и расходы
• Бюджет на подарки
• Если тратите определенную сумму
• Если тратите процент
• Сумма на человека
• Журнал покупок
• Дата
• Для кого
• Что купили
• Сколько стоило
• Сколько осталось в бюджете
• Контроль трат

Без системы трудно взять под контроль финансы. Таблица для ведения бюджета, для накопления денег или, как в моем случае, покупки подарков в Excel — простой инструмент.

Программа позволяет отслеживать доходы и расходы в одном месте. Не нужно скачивать лишние приложения, а банковские часто не дают полной картины. С Excel сразу увидите, кому купили «лишний» подарок, а кому подарили немного.

Список новогодних подарков

Я спланировала подарки на Новый год заранее, чтобы не бегать по магазинам в последний момент и не выйти из бюджета. Моя главная задача — порадовать близких, но тратить при этом только те деньги, которые есть.

Вот что и кому я решила подарить:

• Молодому человеку — игровой руль (2666 ₽), ортопедическую подушку (1260 ₽) и конфеты (543 ₽).
• Маме — фотоальбом с нашей собакой (540 ₽), сертификат в магазин парфюмерии (2000 ₽), конфеты (819 ₽) и керамический брелок в виде собаки (187 ₽).
• Семье сестры общий подарок — сертификат в лыжный комплекс (5000 ₽).
• Бабушке — красивый календарь с дачными пейзажами и открытку (1164 ₽). Она каждый год покупает такие, и этот точно придется ей по вкусу.
• Подруге Анне — пазлы и настольную игру (1894 ₽).
• Подруге Полине — игру «Зимние прогулки» (1258 ₽), термокружку (489 ₽) и чай (119 ₽).
• Сестре и маме парня — подарочные наборы косметики (1290 ₽ и 1469 ₽). Беспроигрышный и практичный вариант.
• Бабушке парня — сладкий набор (700 ₽).

Для упаковки — скретч-наклейки (176 ₽), крафтовая бумага (235 ₽) и открытки (346 ₽).

Всего на подарки потратила: 22 155 ₽. Вышла за рамки бюджета — не критично.

Чтобы не запутаться, я завела таблицу в Excel. Туда записывала все идеи, а потом — реальные покупки с ценами. Это помогло сразу увидеть, сколько уже потрачено и сколько осталось, контролировать себя и вовремя отказываться от слишком дорогих покупок.

Бюджет в Excel

В файле четыре главных блока:

1. Доходы и расходы.
2. Бюджет на подарки.
3. Журнал покупок.
4. Контроль трат.

Задача — уложиться в запланированную сумму. Шаблон подойдет тем, кто уже определился с бюджетом. Если вы пока не знаете, сколько готовы потратить, мой совет — сначала решить именно это.

Ведь покупка самых лучших подарков, как бы вы ни любили близких, может привести — и по личному опыту скажу, что приводит — к ситуации, когда вы все раздарили, а сами остались без праздничного ужина, украшений и наряда. Бывает и так, что вам могут ничего не подарить в ответ.

Поэтому бюджет — это еще и ваша защита от разочарований. Работает правило, как в самолете: сначала позаботьтесь о себе и своих обязательных расходах, а уже потом распределяйте то, что можете безболезненно отдать.

Доходы и расходы

Для начала внесите в таблицу все доходы и расходы за месяцы, из которых планируете брать деньги на праздник. Если вы уже ведете учет финансов — отлично, этот шаг можно пропустить.

Это нужно, чтобы увидеть реальную сумму, которую вы можете выделить без ущерба для себя. Сложите все поступления и вычтите обязательные траты: аренду, ипотеку, коммуналку, расходы на еду, транспорт, бытовую химию.

Обязательно оставьте деньги на свои цели. Это может быть подушка безопасности, копилка на отпуск или крупную покупку.

Лучше отложить 1000 ₽, которые спасут положение в январе, чем остаться совсем без запаса.

Для этого посчитаем по формуле в ячейке B7:

=B3+B4-B5-B6

Не забудьте включить все источники дохода: отпускные, деньги с подработок, возвращенный кешбэк. Внесите их дополнительно — у меня их нет, поэтому я не писала. Когда сложите все поступления и вычтете все обязательные расходы, вы получите точную сумму — это ваш реальный остаток на подарки.

То же самое проделайте с другими месяцами. Я считала для ноября и декабря, так как именно с денег за эти месяцы покупала подарки. В декабре формула такая:

=E3+E4-E5-E6

Бюджет на подарки

Сначала определитесь: вы потратите весь остаток на подарки, только его часть или установите процент от суммы? От этого решения зависит, какую сумму выделите на каждого человека.

Покажу, как сделать расчет в обоих случаях — если у вас есть фиксированная сумма или если вы хотите выделить процент. Лично я всегда отталкиваюсь от конкретного бюджета.

Если тратите определенную сумму

Я точно знала, что готова потратить именно 20 000 ₽ на все подарки. Если вы знаете конкретную сумму, то впишите ее в соответствующую строку.

Если тратите процент

У меня есть 64 000 ₽, которые я могла бы потратить на подарки, но не сделаю этого. Ведь на эти деньги нужно еще накрыть праздничный стол, купить четыре подарка на дни рождения, украсить дом и выделить бюджет на встречи с друзьями и походы по музеям в новогодние каникулы.

Я тратила фиксированную цифру, но покажу, как считать через проценты — вдруг вам так удобнее или если вы сравниваете, что выгоднее.

Например, вы готовы выделить на подарки лишь 30% от суммы в остатке. Впишите этот процент в строку «Процент». Ниже, в строке «Сумма процента», посчитайте, сколько это в рублях по формуле:

=(B7+E7)*B10

Сумма на человека

В строке ниже напишите, сколько у вас одаряемых. Посчитайте всех.

В «Сумма на человека» впишите формулу:

=ЕСЛИ(B11>0;B11/B13;B12/B13)

Формула покажет, сколько вы можете потратить на одного человека, чтобы денег хватило на всех. Формула сложная, зависит, отталкиваетесь вы от процента или конкретной суммы.

Новогодние траты велики: подарки близким, угощения для стола, украшение дома. Но праздник можно провести не только радостно, но и экономно. С Халвой с каждой покупки вы возвращаете кешбэк до 10% в любом из 260 000+ магазинов-партнеров.

А можете распределить крупные траты на несколько месяцев — выручит рассрочка без переплат. Так вы сосредоточитесь на самом важном — отдыхе с семьей.

Журнал покупок

Ведите учет всех покупок, чтобы случайная находка — например, стайлер Dyson или часы Apple Watch SE в «Халва Маркете» — не перекосила весь бюджет в пользу одного человека. Для этого в таблице предусмотрено пять столбцов.

Дата

Деньги поступают в разное время: аванс, зарплата с премией, кешбэк или отпускные. Чтобы не потратить все сразу, отслеживайте дату каждой покупки в таблице. Так вы равномерно распределите траты.

Для кого

Отслеживайте, кому именно вы купили подарок. Этот столбец понадобится нам дальше.

Что купили

Вписывайте даже самые мелкие покупки — ленты для упаковки, пакеты, а у меня, например, указаны конфеты и глина для лепки брелка.

Сколько стоило

Укажите полную стоимость товара. Чтобы не ставить знак рубля вручную, выделите ячейки, на вкладке «Главная» в разделе «Числовой формат» выберите «Денежный» из выпадающего списка.

Сколько осталось в бюджете

В ячейку Е18 впишите формулу:

=ЕСЛИ($B$11>0;$B$11;$B$12)-D18

Она будет считать, сколько у вас осталось в кошельке после покупки.

В ячейку Е19 добавьте:

=E18-D19

И за черный крестик растяните формулу вниз до строки «Итого». В «Итого» впишите:

=СУММ(D18:D37)

В соседнюю ячейку Е38 (у вас она может быть другой — смотря сколько всего купили) впишите, насколько вы вышли за рамки бюджета. Поставьте равно и укажите последнюю ячейку. Например, у меня:

=E37

Я немного превысила бюджет, но ожидала подобное. Накопления позволили.

Контроль трат

В начале мы посчитали, сколько нужно потратить на подарок одному человеку, чтобы купить их всем. Но в «Журнале покупок» не видно, сколько в итоге ушло на каждого — подарки покупались в разное время.

Чтобы это исправить, создадим таблицу с подсчетами.

В первый столбец впишите имя того, кому предназначается подарок — точно так же, как вы указывали в «Журнале покупок».

Эту таблицу можно сделать сразу, чтобы видеть, кому вы уже купили достаточно подарков. Так избежите лишних трат и ненужных подсчетов в конце.

Во втором столбце вставьте формулу:

=СУММЕСЛИ($B$18:$B$37;ЯЧЕЙКА("содержимое";G18);$D$18:$D$37)

И растяните ее вниз за черный квадратик — остальные значения посчитаются автоматически. Чтобы они были красными — цвет укажет, что вы потратили больше положенного, — создайте правило.

На «Главной» в разделе «Стили» нажмите «Условное форматирование» и выберите «Создать правило».

1. В диалоговом окне «Создание правила форматирования» выберите пункт «Форматировать только ячейки, которые содержат».
2. В разделе «Изменить описание правила» оставьте тип «Значение ячейки».
3. В следующем выпадающем списке выберите условие «больше».
4. Укажите адрес ячейки с вашим лимитом на человека. Например: =$B$14.
5. Нажмите «Формат...».
6. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Шрифт».
7. Установите начертание «Полужирный» и выберите красный цвет.
8. Нажмите «ОК».
9. Нажмите «ОК».
10. Чтобы распространить правило на другие ячейки, выделите ячейку с настроенным форматированием и растяните ее маркер заполнения (черный крестик в правом нижнем углу) вниз на нужный диапазон.

Правилом можно управлять через «Главная», «Условное форматирование» и пункт «Управление правилами».

С помощью таблицы в Excel я планировала и контролировала покупки подарков. Этот способ оказался намного удобнее, чем держать все в голове или на разрозненных бумажках. Он уберег от лишних трат и помог создать праздник без стресса и перерасхода.