Как выиграть тендер и узнать, кто победитель: пошаговая инструкция

• Инструкция, как выиграть тендер
• Как узнать, кто победил в тендере
• Каковы процедуры определения победителей
• Какие бывают форматы закупок
• Зачем получать информацию о победителях
• Где получать информацию о победителях
• Чек-лист, или Как стать победителем в закупках

Инструкция, как выиграть тендер

Сфера закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ — это 32 трлн рублей в 2023 году. Объем закупок крупнейших заказчиков у малого и среднего бизнеса по итогам 2023 года составил почти восемь трлн рублей.

Читайте, как принять участие в закупках, если хотите стать участником этого растущего рынка.

1. Рассчитайте ресурсы компании

Понадобятся деньги — от подготовки к участию до сдачи проекта рассчитывайте на собственные силы. Зачастую заказчик расплачивается за выполненную работу или переводит деньги в несколько этапов, когда выполнена часть работы по договору. А это значит, что, возможно, несколько месяцев вы должны платить зарплату, находить деньги на покупку материалов из собственных средств или прибыли, полученной ранее.

Расчеты заказчик проводит через семь дней после того, как примет работу по договору.

Возможно, начинающей фирме понадобится кредит. Вложение средств позволит получить стабильный заказ на продолжительное время, зарекомендовать себя на рынке.

2. Правильно выбирайте заказчика

Подберите подходящий вам рынок реализации товаров, работ, услуг.

Решите, с кем вы хотите сотрудничать:

• с полностью коммерческой компанией;
• с компанией, в создании которой государство принимает активное участие;
• с государственными (муниципальными) компаниями.

От этого выбора зависит, по каким правилам будете участвовать в тендерах, заключать и исполнять договоры. Достаточно ли вам ориентироваться на Гражданский кодекс, нужно ли ознакомиться с положениями 44-ФЗ, стоит ли посмотреть 223-ФЗ?

3. Найдите подходящую закупку

Существует много платных сервисов, специальных программ, которые помогают участникам закупок. С их помощью по заранее определенным фильтрам можете найти нужную именно вам закупку заказчика.

Если будете участвовать в закупках по 223-ФЗ либо 44-ФЗ, то ищите тендеры в единой информационной системе (ЕИС). Часть закупок видна даже неавторизованному пользователю, для просмотра других нужна авторизация.

Смотрите закупки на сайте ЕИС в разделе «Закупки», то есть по извещениям от заказчиков. Увидите тендеры, которые уже опубликованы, отфильтруйте их по тем, которые на этапе приема заявок. Затем сможете ознакомиться с основными требованиями закупочного извещения (документации), изучить информацию о процедуре.

На что обратить внимание в закупке:

• Сроки приема предложений.
• Обеспечительные меры, то есть платежи, которые нужны для участия в тендере. Они бывают трех видов:
  • обеспечение заявки (на этапе подачи заявки),
  • обеспечение исполнения договора (на этапе заключения договора),
  • обеспечение гарантийных обязательств (на этапе исполнения договора).

Посмотрите, какую сумму нужно внести. Если изымать деньги из оборота и замораживать их в качестве обеспечения невыгодно, то можно получить банковскую или независимую гарантию. Тогда банк станет гарантом исполнения ваших обязательств по контракту. Или поищите закупку, где вообще не нужно вносить обеспечительные платежи — такие тендеры тоже бывают.

• Требования к участникам: 
• Обращайте внимание, что именно требует от вас заказчик, какие нужны лицензии, допуски. Иногда требования предъявляются не только к участнику, но и к исполнителю. 
• Внимательно изучите извещение, техническое задание, иные положения закупочной документации. В тендерах по 44-ФЗ к участникам могут предъявлять дополнительные требования, если предмет закупки из перечня 2571-ПП РФ, либо если начальная максимальная цена контракта превышает 20 млн рублей. В этих случаях, чтобы подать заявку, нужно получить дополнительную аккредитацию на электронной площадке.
• Изучите требования к поставляемой продукции, сроки и условия исполнения договора.
• Посмотрите, какие нужны сертификаты или декларации соответствия, гарантийное обслуживание, характеристики и так далее. Есть ли требование к поставке именно отечественной продукции — возможно, в закупке установлены запреты, ограничения или преимущества относительно российской продукции, продукции из стран ЕАЭС.
  
  
• Принципы выбора победителя.

В аукционе и запросе котировок выбирают только по цене, в конкурсе и запросе предложений — по наилучшим условиям договора. В аукционе — это шаг аукциона, в конкурсе или запросе предложений — критерии выбора победителя, порядок присвоения баллов и удельный вес каждого критерия.

Еще один вариант — искать по планам закупок в разделе «Планирование». Здесь увидите будущие тендеры, которые заказчики только хотят разместить.

4. Рассчитайте цену

Для расчета цены учтите следующие моменты:

• условия и сроки поставки;
• расходы на обеспечительные меры;
• расходы на заключение договора (контракта), ведь электронная площадка торгов взимает плату за заключение договора с победителя;
• снижение цены во время торгов;
• максимальные баллы — если у вас нет опыта, а вы участвуете в конкурсе, обращайте внимание, за что начисляют большее количество баллов;
• риск неуплаты или задержки оплаты по договору (контракту);
• приоритеты — если в закупке преимущества у отечественной продукции, есть риск снижения цены, если вы предлагаете импортную.

5. Изучите информацию о закупке

Подробно изучите все документы, которые предоставляет заказчик.

Вы вправе обратиться за разъяснениями. Составьте обращение в произвольной форме, его опубликуют на ЭТП. Согласно 44-ФЗ, вы можете уточнять информацию три раза.

Отправить запрос можно за три дня, причем по 44-ФЗ за три календарных, а по 223-ФЗ — за три рабочих дня до окончания подачи заявок в открытом конкурсе. Или за 72 часа — в закрытом для 44-ФЗ.

В течение двух дней заказчик должен дать объяснения. Если их нет, вы вправе подать жалобу в ФАС. Но обратите внимание, что для 44-ФЗ и 223-ФЗ сроки подачи жалобы в это ведомство разные.

6. Составьте предложение участника

Составьте описание своего предложения в соответствии с требованиями заказчика. При госзакупках по 44-ФЗ характеристики продукции формируются в структурированной форме с помощью функционала электронной площадки.

Обязательно соберите все документы для подтверждения требований заказчика. Бывает, что продукция поставщика качественная, но из-за отсутствия документов об этом заявку отклоняют. По 44-ФЗ дополнительный запрос документов у участника закупки не предусмотрен. В 223-ФЗ такая процедура есть, но заказчики не обязаны ее использовать.

Помните, что любое несоответствие требованиям снижает шансы на прием заявки. 

7. Проверьте заказчика

Если вы хотите взвесить все риски при работе с новым клиентом, то есть простые бесплатные способы проверки.

Выясните, банкротится, ликвидируется ли компания. Имейте в виду, что процедура банкротства довольно длительная, может идти и пять лет. Для поставщиков это всегда риск неисполнения обязательств по договорам со стороны такого заказчика.

Ликвидация компании тоже происходит не в один день. Часто это долгий процесс, который не заметишь по состоянию офиса фирмы или числу персонала в нем.

Это неполный перечень источников информации: ресурсов много, часто сложно самостоятельно проверить все. Поэтому на рынке есть сервисы, которые автоматически агрегируют информацию о заказчиках из разных источников и выдают в одном месте.

Простой, но более затратный вариант — платный сервис проверки. Они есть у надежных банков или у электронных площадок, на которых компании размещают закупки. Эти ресурсы имеют давнюю статистику, вы увидите не только сегодняшний день, но и историю по заказчику.

Чек-лист проверки:

• Посмотрите, есть ли очевидные намеки на мошенничество:
  • заказчик вдруг к вам обратился сам или через посредника;
  • контактные данные заказчика в заявке на электронной площадке отличаются от контактов обратившегося к вам;
  • ложный тендер от реальной компании;
  • запрос обеспечения совпадает с началом банкротства или ликвидации заказчика;
  • помощник-эксперт гарантирует победу в тендере и просит предоплату за свою работу;
  • вам предлагают инвестировать в закупки и гарантируют высокий доход;
  • обещают научить вас «всегда выигрывать» тендеры.
• Проверьте заказчика через официальные каналы на банкротства и ликвидации.
• Пользуйтесь сервисами проверки поставщиков от известных компаний.
• Смотрите в сети отзывы о заказчиках от реальных поставщиков не на сайтах заказчиков, а на сторонних ресурсах.
• Обращайтесь к проверенным экспертам.

8. Соберите документы

Наиболее трудоемкий этап — подготовка документов.

Какие документы нужно собрать:

• информация о названии, адресе;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• копия решения о назначении на должность или доверенность;
• декларация о соответствии единым требованиям;
• копии учредительных документов;
• декларации о принадлежности к льготным категориям поставщиков (СМП, СОНО, организации инвалидов и УИС);
• предложение о поставке и документы на товар;
• платежное поручение или гарантия — независимая или банковская.

Особое внимание уделите обеспечению заявки — это сигнал заказчику, что перед ним серьезный исполнитель. Деньги вернут после подписания контракта.

Как получить ресурсы для подачи заявки реализации заказа:

• использовать средства компании;
• предоставить банковскую гарантию.

Присмотритесь к условиям Совкомбанка, который предоставляет бизнесу займы для участия в торгах на оптимальных условиях.

9. Оформите заявку

Ориентируйтесь на образец, предоставленный организатором. Заполнять ее нужно внимательно — любая ошибка автоматически приводит к отказу.

10. Подайте заявку

Отправить заявку онлайн на ЭТП может любой зарегистрированный пользователь с ЭЦП. Оператор подтвердит получение.

Соблюдайте сроки подачи. Заявку можно подать в течение:

• семи дней — для договора на сумму до трех млн рублей;
• двадцати дней — для договора стоимостью более трех млн рублей.

Вы вправе изменить текст заявки или отказаться от участия до завершения срока подачи.

11. Ожидайте результатов тендера

Организатор тендера публикует протокол подведения итогов на ЭТП в течение трех дней после окончания конкурса. Если вы выиграли тендер — значит, вы подписываете контракт и приступаете к поэтапному выполнению заказа.

Поддержка МСП на торгах

Как узнать, кто победил в тендере

Чтобы понять, почему победил тот или иной участник, разберитесь в правилах участия. По 44-ФЗ заказчиками выступают государственные учреждения, например средние школы и детские садики. Это госзакупки. По 223-ФЗ вашими заказчиками будут компании с государственным участием, например «Почта России» и РЖД. 

44-ФЗ строго регламентирует все конкурсные процедуры. 223-ФЗ задает лишь общие правила, а подробности расписываются в положении о закупках той или иной компании. Значит, если вы участвуете в тендере по 44-ФЗ, вам достаточно знать сам закон, а вот в тендерах по 223-ФЗ нужно обязательно изучить положение о закупках компании-заказчика.

Можно ли участвовать в тендерах сразу по обоим законам? Да, многие так и делают. Важно лишь знать нюансы, тогда повышаются ваши шансы на победу.

Каковы процедуры определения победителей

По обоим законам есть конкурентные и неконкурентные процедуры определения победителей.

Конкурентные:

• аукцион — несколько участников в реальном времени торгуются за заказ, постепенно снижая цену, и кто предложит лучшую — тот победил;
• запрос котировок — тоже выигрывает тот, кто предложит меньшую цену, только нет торга, как в аукционе, здесь сразу участники заявляют свою цену, менять ее нельзя;
• конкурс — здесь ценовые и неценовые критерии выбора победителя, среди неценовых могут быть наличие материальной базы, длительность работы на рынке, опыт сотрудников и другие;
• запрос предложений (только для 223-ФЗ) — похоже на конкурс, но здесь заказчиком может быть сразу установлен верхний порог цены, сжаты сроки участия.

Неконкурентные процедуры — закупки у единственного поставщика. То есть заказчик просто что-то покупает без конкурса у какой-то компании или физлица. Закон строго определяет, что и на какую предельную сумму можно купить.

Какие бывают форматы закупок

Посмотрите, какие типы простых неконкурентных процедур чаще всего используют ваши потенциальные заказчики:

1. Закупка «с полки» (по 44-ФЗ) — это аналог магазина. Поставщик на электронной площадке размещает свое предложение: что продает, характеристика товаров, цена, сроки поставок. Заказчик заходит в такой магазин, видит предложения и покупает то, что ему подходит.
2. Закупка в электронном магазине (по 223-ФЗ) — принцип продажи похож на закупку с полки, вот только здесь критерии выбора поставщика определяет не только закон, но и положение компании о закупках. Здесь главную роль может играть не низкая цена, а какие-то другие критерии.
3. Закупка малого объема (по 44-ФЗ) — разновидность закупки товара, работы или услуги у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тысяч рублей.

Зачем получать информацию о победителях

Допустим, вы решили, по какому закону будете участвовать в тендерах, выбрали формат процедуры — конкурентная или неконкурентная. Посмотрите, кто обычно побеждает в таких закупках.

Вы поймете, сколько тендеров выигрывают победители, на сколько готовы отступить от начальной максимальной цены, какие условия предлагают. Это позволит понять:

• какая ниша не занята конкурентами;
• какие условия поставок выбрать;
• как сформировать лучшее;
• как стать единственным поставщиком.

Работайте с такой статистикой аккуратно, потому что это данные прошлого. Никто не гарантирует, что они повторятся в будущем. Пробуйте заходить в новые для себя ниши, даже высококонкурентные, например строительство, но без высоких затрат.

Где получать информацию о победителях

Информация о победителях тендеров хранится в Единой информационной системе сферы закупок (ЕИС). Заходите на сайт, далее:

1. В горизонтальном меню выберите «Контракты и договоры».
2. Входите в «Реестр контрактов» или «Реестр договоров».
3. Ищите закупки по ключевым словам или по параметрам. К примеру, можно смотреть только аукционы.
4. Выберите интересный вам контракт из результатов поиска.
5. Кликните на его реестровый номер и перейдите в карточку контракта.
6. Внизу открывшейся страницы будет информация о поставщике.

Вы получите название организации-победителя, ИНН, КПП, почтовый адрес, статус, например «Субъект малого предпринимательства», иногда телефон и e-mail.

В поиске ЕИС вы можете вбить название компании и увидеть, в каких закупках она участвовала. Посмотрите, какие договоры исполнены, а какие расторгнуты и почему. Видны и сами договоры со всеми прописанными в них условиями. Можно посмотреть, на сколько снижена цена в ходе аукциона.

В итоге у вас будет достаточно много информации, которую стоит проанализировать и примерно понять, кто и на каких условиях обычно побеждает в закупках.

44-ФЗ обязывает заказчика выложить информацию о победителях, а 223-ФЗ позволяет не размещать. Получить данные о победителе можно на странице договора:

• кликните на «Извещение о закупке»;
• выберите «Протоколы».

Также есть специальные сервисы поиска информации о закупках и победителях, которые «тянут» информацию из того же ЕИС и представляют ее в удобном виде. Они позволяют не только найти информацию о договоре и поставщике, но и проверить организацию, посмотреть, какое место она занимает в специальном рейтинге.

Чек-лист, или Как стать победителем в закупках

Итак, пройдемся по пунктам.

1. Выберите нужный вам регион или регионы.
2. Выберите нишу: какие товары или услуги можете поставлять, кому хотели бы поставлять, на каких условиях.
3. Посмотрите, какие запросы на закупки есть в нужном вам регионе: кто закупает, по какому ФЗ, какие чаще всего закупочные процедуры, какие цены, требования к поставщикам.
4. Посмотрите, кто в этом регионе и в этой нише побеждает, как часто это делает, на каких условиях. Оцените уровень конкуренции.

Скажем, если у одного и того же заказчика побеждает одна и та же компания, да еще при этом без значительного снижения в цене от начальной, то это повод задуматься о прозрачности закупок у данного заказчика. Возможно, вам и участвовать в них не стоит.

Если победители у одного заказчика отличаются, то обратите внимание, на сколько снижается первоначальная цена. И в ходе чего: аукциона или запроса котировок, предложений. Тогда поймете, сколько на рынке реально стоят ваши услуги или товары.

Поймите, к чему готовиться: к аукциону, к запросу котировок или нужно выставлять предложения от единственного поставщика. Можете ли вы быть этим единственным, подходите ли под требования закона. Если не можете, то опять же не стоит участвовать в некоторых закупках, потому что просто нет шансов на победу.

5. Изучите сайты компаний-победителей тендеров с точки зрения продуктовой линейки, географии присутствия, других бизнес-показателей. Это даст вам информацию о том, в чем ваш продукт лучше.
6. Отстройтесь от конкурентов — сделайте ваше предложение таким, чтобы оно выглядело лучше. Здесь нужно обращать внимание не только на цену, но и на другие условия: материально-техническую базу, доставку, опыт сотрудников и так далее.
7. Изучите положения компаний-заказчиков о закупках, если участвуете в тендерах по 223-ФЗ. Изучите сайты государственных или муниципальных заказчиков. Это поможет лучше понять их запросы, чего они ожидают.

Изучение победителя — это изучение рынка, на котором вы работаете или собираетесь выйти. Без такого анализа вам будет сложно занять лидирующие позиции, а значит, сложно победить.

Помните, никакая информация не бывает лишней: чем больше вы знаете о рынке, о конкурентах, о заказчиках, тем лучше шансы на победу в закупках.

Желаем успешного участия в выгодных тендерах и надежных заказчиков.