Займы сотрудникам: требования закона
Займы вправе выдавать исключительно специализированные уполномоченные компании: банки, ломбарды и МФО. Если этим занимаются прочие организации, их накажут административным штрафом:
- ИП и малые компании заплатят 30–50 тысяч рублей;
- средние компании и крупный бизнес — от 300 до 500 тысяч рублей.
Может наступить и уголовная ответственность.
Однако есть исключение — работодатель вправе оформить беспроцентный договор займа с сотрудником с удержанием из заработной платы. Для этого нужно указать в договоре, что за выданную сумму проценты не взыскиваются.
Важно: если между ИП и сотрудником оформлен заем на сумму до 100 тысяч рублей и в тексте договора ничего не говорится про ставку, считается, что такой заем — беспроцентный.
Правила оформления
Если деньги выдает организация, нужно обязательно составить письменный договор.
Если ИП, бумаги можно не подписывать, но при одном условии — в долг дают меньше 10 тысяч рублей. Для спокойствия обеих сторон договор лучше заключить, даже если речь идет о небольших суммах.
Пока ИП не передаст сотруднику деньги, а заемщик не напишет расписку, что он их получил, договор нельзя считать заключенным.
Что писать в тексте договора
Чтобы документ имел юридическую силу, в договоре займа обязательно нужно прописать:
- сумму;
- сроки возврата. Либо заемщику придется вернуть долг в течение 30 дней с момента, когда работодатель письменно потребует это;
- способы возврата долга: разом или частями, наличными, безналично или удержанием с зарплаты (удержать могут до 100%, поэтому величину нужно обговорить заранее);
- под какой процент выдается заем. Он может быть любым, но по умолчанию процентная ставка равна ключевой ставке Центробанка РФ;
- способ начисления процентов;
- реквизиты и подписи сторон.
Как отразить в налоговом учете
Основная сумма долга (тело займа) не учитывается ни в статье расходов, ни в доходах при возврате. Выбивать чеки тоже не нужно. Но если работодатель выдавал заем под проценты, их учитывают при общей и упрощенной системах налогообложения.
Если у заимодателя патентная система налогообложения, доход от процентов роли не играет. При совмещенной системе патента и УСН доход с процента облагается налогом. Если используется патент и общий режим, доход с процентов облагается НДФЛ.
Особенности бухгалтерской проводки
Выдача займа сотруднику требует бухгалтерской проводки. То есть нужно учесть расходы и доходы.
Так, при выдаче займа работнику в статье «дебет» указывают субсчет 73-1 или 58-3, в статье «кредит» — 51 или 50. Оформляется выписка из банка по р/с или расходный кассовый ордер.
Если начисляются проценты по займу, в дебет вносят 73-1 или 58-3, в кредит — 91-1. Оформляется справка-расчет.
После получения процентов по займу и возврата долга в строке «дебет» пишут счет 51 или 50, в «кредит» — субсчет 73-1 или 58-3. Оформляют выписку банка по р/с либо приходный кассовый ордер, расчетную или расчетно-платежную ведомость.
Подсчет выгоды работника
Работодатель, который выдает заем под низкий процент или без процентов, считается налоговым агентом. Он должен подсчитать выгоду, полученную работником от экономии на процентах, и исчислить с нее НДФЛ.
Для беспроцентного займа материальную выгоду считают по формуле:
Материальная выгода по займу без процентов = Сумма займа × 2/3 ставки ЦБ, если заем в рублях (или 9%, если в валюте) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней.
При займе под проценты формула расчета сложнее:
Материальная выгода по займу под низкий процент = Сумма займа × (2/3 ставки ЦБ, если заем в рублях (или 9%, если в валюте) − Ставка по договору займа) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней.
После этого результат умножается на ставку НДФЛ: для резидентов это 35%, для нерезидентов — 30%.
Пример расчета:
15 февраля 2024 года организация оформила работнику-резиденту заем на 100 тысяч рублей на 30 дней по ставке 4% годовых. Представим, что ключевая ставка ЦБ в тот период составляла 16%.
Выходит, что сотрудник получил заем под 10,7%. Материальная выгода — 549,2 рубля.
В феврале: 100 тысяч рублей × (16% × 2/3 − 4%) × 14 дней / 366 дней = 256,3 рубля.
В марте: 100 тысяч рублей × (16% × 2/3 − 4%) × 16 дней / 366 дней = 292,9 рубля.
Исчисленный НДФЛ: 549,2 рубля × 35% = 192,2 рубля.
Давать заем сотруднику или нет, зависит от работодателя. Намного быстрее оформить кредит в Совкомбанке. Даже если нужна крупная сумма, например до 5 млн рублей, можно оформить договор под залог автомобиля или недвижимости. Нужно только заполнить заявку и дождаться одобрения.
В Совкомбанке можно оформить кредит наличными на любые цели до 5 млн рублей. Выберите удобную программу и рассчитайте ежемесячный платеж на кредитном калькуляторе. Деньги нужны срочно? Достаточно паспорта и любого второго документа. Нужна крупная сумма? Вы можете взять кредит под залог автомобиля или недвижимости. Заполните заявку на сайте и получите быстрое одобрение.
Займы на покупку недвижимости
Компания может оформить заем под проценты или без них на строительство дома, покупку квартиры или участка. Если у работника есть право на налоговый вычет, материальная выгода по такому займу НДФЛ не облагается.
В таком случае заемщик должен получить уведомление в инспекции Федеральной налоговой службы и передать документ заимодателю. В уведомлении указывают реквизиты договора займа, выданного на покупку жилья, на которое распространяется налоговый вычет.
Как простить долг
Так как в большинстве случаев организации дают работникам взаймы не с целью заработать, а с целью помочь решить финансовые проблемы, работодатель может простить долг.
Потребуется оформить соглашение либо направить должнику уведомление. В тексте прописывают дату и номер договора займа и информацию о долге: сумму, вид, срок.
Заимодавец вправе простить основной долг или только проценты, например за определенные месяцы. Если это не прописать, считается, что долг снимается полностью. Он признается безнадежным после истечения трех лет исковой давности.
С работника нужно удержать 13% НДФЛ с ближайшей зарплаты, так как прощенный долг приравнивается к натуральному доходу. Исчисляют налог со дня, когда было подписано соглашение о том, что долг возвращать не надо.
Работодателю не нужно делать страховые взносы с прощенного долга.
Итоги
Беспроцентный займ сотруднику от организации разрешен законом. В то же время компании вправе выдать нужную сумму работникам под процент: размер и прочие условия отражают в письменном договоре.
Основная сумма займа и ее возврат не отражаются на налоговых обязательствах работодателя-заимодателя.
При выдаче займа под проценты компании, работающие по ОСН и УСН, включают сумму процентов в доходы.
Если компания решает простить долг, то составляет соответствующее соглашение. А с дохода, полученного работником по невозвращенному займу, удерживают 13% НДФЛ.
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
