Как оформить договор беспроцентного займа организации с сотрудником

• Займы сотрудникам: требования закона
• Правила оформления
• Что писать в тексте договора
• Как отразить в налоговом учете
• Особенности бухгалтерской проводки
• Подсчет выгоды работника
• Займы на покупку недвижимости
• Как простить долг
• Итоги

Займы сотрудникам: требования закона

Займы вправе выдавать исключительно специализированные уполномоченные компании: банки, ломбарды и МФО. Если этим занимаются прочие организации, их накажут административным штрафом:

• ИП и малые компании заплатят 30–50 тысяч рублей; 
• средние компании и крупный бизнес — от 300 до 500 тысяч рублей.

Может наступить и уголовная ответственность. 

Однако есть исключение — работодатель вправе оформить беспроцентный договор займа с сотрудником с удержанием из заработной платы. Для этого нужно указать в договоре, что за выданную сумму проценты не взыскиваются.

Важно: если между ИП и сотрудником оформлен заем на сумму до 100 тысяч рублей и в тексте договора ничего не говорится про ставку, считается, что такой заем — беспроцентный.

Правила оформления

Если деньги выдает организация, нужно обязательно составить письменный договор.

Если ИП, бумаги можно не подписывать, но при одном условии — в долг дают меньше 10 тысяч рублей. Для спокойствия обеих сторон договор лучше заключить, даже если речь идет о небольших суммах.

Пока ИП не передаст сотруднику деньги, а заемщик не напишет расписку, что он их получил, договор нельзя считать заключенным.

Что писать в тексте договора

Чтобы документ имел юридическую силу, в договоре займа обязательно нужно прописать:

• сумму;
• сроки возврата. Либо заемщику придется вернуть долг в течение 30 дней с момента, когда работодатель письменно потребует это;
• способы возврата долга: разом или частями, наличными, безналично или удержанием с зарплаты (удержать могут до 100%, поэтому величину нужно обговорить заранее);
• под какой процент выдается заем. Он может быть любым, но по умолчанию процентная ставка равна ключевой ставке Центробанка РФ;
• способ начисления процентов;
• реквизиты и подписи сторон.

Как отразить в налоговом учете

Основная сумма долга (тело займа) не учитывается ни в статье расходов, ни в доходах при возврате. Выбивать чеки тоже не нужно. Но если работодатель выдавал заем под проценты, их учитывают при общей и упрощенной системах налогообложения.

Если у заимодателя патентная система налогообложения, доход от процентов роли не играет. При совмещенной системе патента и УСН доход с процента облагается налогом. Если используется патент и общий режим, доход с процентов облагается НДФЛ.

Особенности бухгалтерской проводки

Выдача займа сотруднику требует бухгалтерской проводки. То есть нужно учесть расходы и доходы.

Так, при выдаче займа работнику в статье «дебет» указывают субсчет 73-1 или 58-3, в статье «кредит» — 51 или 50. Оформляется выписка из банка по р/с или расходный кассовый ордер.

Если начисляются проценты по займу, в дебет вносят 73-1 или 58-3, в кредит — 91-1. Оформляется справка-расчет.

После получения процентов по займу и возврата долга в строке «дебет» пишут счет 51 или 50, в «кредит» — субсчет 73-1 или 58-3. Оформляют выписку банка по р/с либо приходный кассовый ордер, расчетную или расчетно-платежную ведомость.

Подсчет выгоды работника

Работодатель, который выдает заем под низкий процент или без процентов, считается налоговым агентом. Он должен подсчитать выгоду, полученную работником от экономии на процентах, и исчислить с нее НДФЛ.

Для беспроцентного займа материальную выгоду считают по формуле:

Материальная выгода по займу без процентов = Сумма займа × 2/3 ставки ЦБ, если заем в рублях (или 9%, если в валюте) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней.

При займе под проценты формула расчета сложнее:

Материальная выгода по займу под низкий процент = Сумма займа × (2/3 ставки ЦБ, если заем в рублях (или 9%, если в валюте) − Ставка по договору займа) × Количество дней пользования займом в месяце / 365 (366) дней.

После этого результат умножается на ставку НДФЛ: для резидентов это 35%, для нерезидентов — 30%.

Пример расчета:

15 февраля 2024 года организация оформила работнику-резиденту заем на 100 тысяч рублей на 30 дней по ставке 4% годовых. Представим, что ключевая ставка ЦБ в тот период составляла 16%. 

Выходит, что сотрудник получил заем под 10,7%. Материальная выгода — 549,2 рубля.

В феврале: 100 тысяч рублей × (16% × 2/3 − 4%) × 14 дней / 366 дней = 256,3 рубля.

В марте: 100 тысяч рублей × (16% × 2/3 − 4%) × 16 дней / 366 дней = 292,9 рубля.

Исчисленный НДФЛ: 549,2 рубля × 35% = 192,2 рубля.

Давать заем сотруднику или нет, зависит от работодателя. Намного быстрее оформить кредит в Совкомбанке. Даже если нужна крупная сумма, например до 5 млн рублей, можно оформить договор под залог автомобиля или недвижимости. Нужно только заполнить заявку и дождаться одобрения. 

Займы на покупку недвижимости

Компания может оформить заем под проценты или без них на строительство дома, покупку квартиры или участка. Если у работника есть право на налоговый вычет, материальная выгода по такому займу НДФЛ не облагается.

В таком случае заемщик должен получить уведомление в инспекции Федеральной налоговой службы и передать документ заимодателю. В уведомлении указывают реквизиты договора займа, выданного на покупку жилья, на которое распространяется налоговый вычет.

Как простить долг

Так как в большинстве случаев организации дают работникам взаймы не с целью заработать, а с целью помочь решить финансовые проблемы, работодатель может простить долг.

Потребуется оформить соглашение либо направить должнику уведомление. В тексте прописывают дату и номер договора займа и информацию о долге: сумму, вид, срок.

Заимодавец вправе простить основной долг или только проценты, например за определенные месяцы. Если это не прописать, считается, что долг снимается полностью. Он признается безнадежным после истечения трех лет исковой давности.

С работника нужно удержать 13% НДФЛ с ближайшей зарплаты, так как прощенный долг приравнивается к натуральному доходу. Исчисляют налог со дня, когда было подписано соглашение о том, что долг возвращать не надо.

Работодателю не нужно делать страховые взносы с прощенного долга.

Итоги

Беспроцентный займ сотруднику от организации разрешен законом. В то же время компании вправе выдать нужную сумму работникам под процент: размер и прочие условия отражают в письменном договоре.

Основная сумма займа и ее возврат не отражаются на налоговых обязательствах работодателя-заимодателя.

При выдаче займа под проценты компании, работающие по ОСН и УСН, включают сумму процентов в доходы.

Если компания решает простить долг, то составляет соответствующее соглашение. А с дохода, полученного работником по невозвращенному займу, удерживают 13% НДФЛ.

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.