Какие документы запросить у сотрудника при смене фамилии?

Он должен составить заявление и предоставить документы, по которым установлено новое ФИО. Лучше не хранить копии оригиналов без необходимости, чтобы не обрабатывать избыточные персональные данные, а зафиксировать реквизиты документов в заявлении или личной карточке.

Какие кадровые документы компания обязана обновить?

Обязательно: 1. Трудовая книжка (если ведется на бумаге); 2. Договор и личная карточка сотрудника; 3. Кадровые приказы и локальные учетные формы, где указаны ФИО работника. Дополнительно проверьте договоры, доверенности, банковские реквизиты, ДМС, пропуска, внутренние системы и реестры, чтобы не осталось расхождений в данных.

Нужно ли менять трудовой договор при смене фамилии сотрудника?

По общему подходу достаточно зафиксировать новые данные в личной карточке и приложить к договору заявление сотрудника и реквизиты документов, так как смена фамилии не меняет условий труда. По закону сотрудник обязан предъявить паспорт только один раз — при трудоустройстве. Но с точки зрения корпоративного порядка лучше оформить дополнительное соглашение к договору, в нем указать основание смены фамилии и новые реквизиты работника.

Бизнесу

ТСТатьяна Солдатова

24.04.2026

Как правильно изменить фамилию в трудовой книжке при замужестве: образец и пример записи

Чтобы заменить документы, сотруднику достаточно подать заявление — образец дадим ниже. А вот работодателю важно правильно все оформить по Трудовому кодексу. Рассказываем, как сделать запись в трудовой о смене фамилии в связи с замужеством или другими обстоятельствами.

Какие документы нужны для замены фамилии

изменения в трудовой — Для смены рабочих документов бухгалтерии нужно оформить довольно много бумаг. Источник: Wasana Kunpol / Shutterstock / FOTODOM

Какие документы нужны для замены фамилии

Основные — это заявление сотрудника и приказ работодателя. По приказу Минтруда, смена фамилии — не повод полностью менять трудовую книжку, достаточно внести поправки.

По какой форме нужно заявление

Сейчас по умолчанию заводят электронные трудовые книжки. Бумажные остались только у тех, кто в свое время написал для этого отдельное заявление.

Если речь о бумажной трудовой, то для смены фамилии сотрудник обязан написать заявление. Если все уже переведено на электронный документооборот, то теоретически уведомлять работодателя о смене документов работник не обязан (если это не закреплено в договоре).

Государственные органы получают информацию об изменениях в фамилии и паспорте самостоятельно. На практике лучше заняться этим самостоятельно и указывать новую фамилию при сдаче бухгалтерской отчетности, в справке ЕФС-1 и других положенных по вашему режиму налогообложения документах. Во внутренней документации компании изменить данные — в интересах самой компании. Но для этого нужно получить от сотрудника информацию об изменениях, свидетельство из загса или новый паспорт — вносить правки можно только на их основе

Трудовой договор можно не менять полностью, а сделать к нему дополнительное соглашение.

Как оформить приказ

Чтобы внести изменения, руководитель должен оформить соответствующий приказ и назначить ответственного — обычно это кто-то из бухгалтерии. Утвержденной формы нет — важно указать документы, подтверждающие смену фамилии. На основе этого приказа внесут изменения и в другую бухгалтерскую документацию.

приказ по трудовой — Нужно не только распорядиться, но и назначить ответственного (с ознакомлением)

Как сделать запись в бумажной трудовой

О том, что ФИО изменилось, пишут на титульном листе. Старую фамилию зачеркивают так, чтобы прошлая запись хорошо читалась, и делают новую. Если места в документе нет, нужно вшить в него вкладыш. Рядом на обложке трудовой указывают причину — обычно это заключение брака, но могут быть и другие причины.

изменения образец — Исправления нужно делать аккуратно. Источник: e.profkiosk.ru

Ответственность работодателя

Вести трудовую книжку должен работодатель. Если на момент смены ФИО человек не был трудоустроен, изменения вносит следующий работодатель. Если этого не сделать — это нарушение законодательства, ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Могут вынести предупреждение или выписать штраф:

1000–5000 рублей для должностных лиц и ИП;
30–50 тысяч рублей для юридических лиц.

За повторное нарушение по этой статье ответственность жестче:

для должностных лиц до 20 тысяч штрафа и дисквалификация;
для ИП — до 20 тысяч штрафа;
для юридических лиц — до 70 тысяч рублей штрафа.

Чек-лист

Итак, если кто-то в штате меняет ФИО, нужно внести правки в документы:

Трудовую книжку.
Договор — можно через дополнительное соглашение.
Личную карточку — исправляют по аналогии с книжкой.
Книгу учета книжек.
Табель учета рабочего времени.
График отпусков.

В различной бухгалтерской и налоговой документации тоже нужно писать по-новому.

Менять всю внутреннюю документацию (табели учета и графики, например) не обязательно, но компании так будет проще работать. Удобнее вести бухгалтерию через электронный документооборот. А если открыть расчетный счет в Совкомбанке, банк возьмет часть бухгалтерских задач на себя. Сейчас по акции «Держи ноль» можно получить двойные лимиты на бесплатном обслуживании.

Откройте расчетный счет

В Совкомбанке есть выгодные предложения для предпринимателей. Подайте заявку, чтобы узнать индивидуальные условия.

Оценивайте свои финансовые возможности и риски. Изучите все условия в разделе «Бизнесу/РКО» на сайте sovcombank.ru

Отправить заявку

Часто задаваемые вопросы

Остановимся еще раз на том, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии по закону.

Какие документы запросить у сотрудника при смене фамилии?
Он должен составить заявление и предоставить документы, по которым установлено новое ФИО. Лучше не хранить копии оригиналов без необходимости, чтобы не обрабатывать избыточные персональные данные, а зафиксировать реквизиты документов в заявлении или личной карточке.
Какие кадровые документы компания обязана обновить?
Обязательно: 1. Трудовая книжка (если ведется на бумаге); 2. Договор и личная карточка сотрудника; 3. Кадровые приказы и локальные учетные формы, где указаны ФИО работника. Дополнительно проверьте договоры, доверенности, банковские реквизиты, ДМС, пропуска, внутренние системы и реестры, чтобы не осталось расхождений в данных.
Как правильно изменить фамилию в трудовой?
Изменения делают прямо на титульном листе с ФИО — старую фамилию зачеркивают одной линией и рядом или поверх пишут новую. На внутренней стороне обложки должны быть реквизиты документа‑основания, подпись бухгалтера и при наличии печать организации.
Нужно ли менять трудовой договор при смене фамилии сотрудника?
По общему подходу достаточно зафиксировать новые данные в личной карточке и приложить к договору заявление сотрудника и реквизиты документов, так как смена фамилии не меняет условий труда. По закону сотрудник обязан предъявить паспорт только один раз — при трудоустройстве. Но с точки зрения корпоративного порядка лучше оформить дополнительное соглашение к договору, в нем указать основание смены фамилии и новые реквизиты работника.