Цикл Деминга (PDCA): как улучшить бизнес-процессы за 4 шага

Непрерывно улучшать свой бизнес, своевременно выявлять проблемы и ошибки — одна из основных задач предпринимателя. Для этого есть много методик, но базовой была и остается PDCA, или цикл Деминга. Рассказываем, что это и как внедрить его эффективно.

• В чем суть цикла Деминга
• Этапы Деминга
• План
• Выполнение
• Контроль
• Внедрение
• Работает ли PDCA
• Какие у подхода проблемы и ограничения
• Сложность адаптации
• Нужен квалифицированный персонал
• Полный цикл может занять долгое время
• Как эффективно внедрить PDCA
• Точные цели, измеримые показатели
• Сбор достоверных данных
• Мотивация, вовлечение сотрудников
• Гибкость, адаптация методов
• Коммуникация, обучение
• Контроль, ответственность
• Резюме

В чем суть цикла Деминга 

Мир постоянно меняется, продукт бизнеса должен меняться следом. В теории звучит просто, а на практике работа над проектом или отдельным продуктом масштабная и состоит из множества задач. Популярная идея — разбивать такие сложные задачи на отдельные шаги. 

Цикл Деминга предлагает эти шаги, причем в виде круга повторений. Так бизнес-процессы будут совершенствоваться последовательно, четко, непрерывно. 

Вот что это за шаги: 

1. Plan (Планирование) — определение целей, способов их достижения.
2. Do (Выполнение) — реализация запланированных мероприятий, проведение экспериментов, пилотных проектов.
3. Check (Проверка) — оценка результатов, сравнение фактического исполнения с поставленными целями, выявление отклонений.
4. Act (Действия) — принятие решений на основе анализа полученных данных, внесение изменений в процесс или продукт, закрепление улучшений.

На основе первых букв этапов цикл называют PDCA. Этот подход применяют почти во всех сферах, включая управление проектами, маркетинг, IT-разработку, производственный менеджмент. Многие известные методики созданы на основе PDCA — например, бережливое производство и методология шести сигм. На этот же подход ссылается стандарт менеджмента качества ИСО 9001- 2015.

Этапы Деминга 

Цикл PDCA — очень общая схема. Тем не менее включенные в нее шаги позволяют выстроить нужное направление, стратегию. 

План

Этот этап требует качественной аналитики. Его можно разбить на такие задачи:

1. Определите четкую цель, которую компания хочет достичь. Например, повышение производительности, снижение затрат или улучшение качества продукта.
2. Проведите тщательное исследование текущего состояния дел, соберите все нужные данные и выявите проблемные зоны. 
3. Выработайте стратегию — список потенциальных решений проблем. 
4. Определите, какие ресурсы нужны и где их взять. 
5. Сформулируйте конкретные задачи для профильных отделов и/или индивидуально для сотрудников. 

Этап планирования в рамках цикла Деминга крайне важен, так как именно здесь закладываются основы будущих улучшений. Вот что вам может помочь:

Выполнение

Это этап выполнения плана, его особенности зависят от характера проекта или производства. Лучше разбить все на такие подшаги: 

1. Проведите тестовое или экспериментальное внедрение изменений. 
2. Разработайте способы измерения результата, назначьте ответственных. 
3. Соберите объективные данные, без этого невозможно перейти на следующий этап. 

Для примера мы взяли внедрение цикла Деминга при управлении инфраструктурными транспортными проектами. 

Контроль

На этом этапе оценивают результаты пробных запусков. 

1. Проанализируйте собранные данные, сопоставьте результат с целью. 
2. Зафиксируйте расхождения между планом и итогами выполнения, а также причины этих расхождений. 
3. Подведите итоги, сформулируйте шаги для исправления ошибок. 

Внедрение

Когда нововведения испытали и изучили, можно переходить к последнему этапу. Для этого нужно: 

1. Исправить ошибки, если такие есть. 
2. Сделать новые удачные решения стандартом для компании и ее сотрудников. 
3. Ввести новые стандарты качества. 

Работает ли PDCA

Эта методика предложена еще в прошлом веке, ее до сих пор испытывают, дополняют, совершенствуют. Часто работу Деминга считают одним из условий «японского экономического чуда». В разной литературе по экономике, бизнесу, предпринимательству подход Деминга упоминают в основном как отличный способ отслеживать состояния бизнеса и продукта. Методика помогает выявлять необходимость изменений и вносить их. 

Чаще всего упоминают такие позитивные эффекты: 

1. Повышение качества. Метод помогает компаниям и проектам сделать продукцию или услуги лучше. С ним проще находить, исправлять недостатки, постоянно улучшать рабочие процессы.
2. Риск-менеджмент. Методика дает выявить, проанализировать возможные риски проекта или процесса. Так проблемы выявляются быстрее и имеют меньше последствий. 
3. Экономия затрат. Метод улучшает управление ресурсами и процессами, что снижает расходы. Постоянный анализ итогов, совершенствование подходов помогают эффективно вести проекты, грамотно расходовать средства.
4. Непрерывность улучшений. Организации и проекты регулярно оценивают свою работу, ищут возможности для повышения эффективности, внедряют новые решения. Это обеспечивает конкурентоспособность, успешное развитие бизнеса.

Например, есть результаты внедрения цикла на одном авиастроительном предприятии. Целью было сократить время производственного процесса на 20%, а количество брака — на 30%. В итоге показатели изменились на 89,5% и 52,1% соответственно. 

Какие у подхода проблемы и ограничения

Универсальных подходов нет, у подхода Деминга тоже есть свои ограничения и сложности внедрения. 

Сложность адаптации

Для эффективной работы нужны:

• налаженная система регулярного мониторинга,
• система корректировки всех бизнес-процессов,
• зрелая управленческая структура,
• вовлеченные сотрудники. 

Так выполнение цикла не станет простой формальностью. 

Нужен квалифицированный персонал

Эффективное применение PDCA требует аналитически грамотных специалистов, способных интерпретировать полученные данные и вырабатывать адекватные решения.

Полный цикл может занять долгое время

Это порождает две проблемы. Первая — нетерпение со стороны сотрудников и руководителей. Вторая — эффективность внедрений оценивают только на одном из четырех этапов, а пока до него не дойдет время, компания будет работать менее эффективно. В итоге методика плохо подходит для проектов с жесткими сроками. 

Как эффективно внедрить PDCA

Чтобы реализация методики Деминга приносила плоды, нужно подготовить базу. 

«Успешная стратегия кайдзен однозначно предполагает, что ответственность за поддержание стандартов возлагается на рабочего, а совершенствование стандартов — обязанность менеджмента. При этом и на рабочего возлагается ответственность за выдвижение предложений по совершенствованию. Кроме того, рабочий и самостоятельно может проводить совершенствование своей деятельности, если оно не выходит за рамки заданных стандартов. 

Японское понимание менеджмента сводится к следующему: поддерживать и повышать стандарты». 

(Жемчугов А.М. и Жемчугов М.К., описывая PDCA как часть японского экономического чуда)

Точные цели, измеримые показатели

Команда сможет сфокусироваться на важных аспектах работы, только если дать им четкие цели и метрики. Нужно установить количественно измеряемые критерии успеха, такие как уровень качества продукции, себестоимость товаров или сроки выполнения заказов.

1. Пример цели — уменьшить число возвратов продукции на 20% за квартал.
2. Пример метрики — сокращение среднего времени обработки заказа на 15%.

Сбор достоверных данных

Без точных данных невозможно принять релевантные решения. Для правильного анализа нужны надежные методы сбора данных. Можно использовать: 

1. Опросники, анкеты.
2. Автоматизированные системы учета.
3. Интервью с сотрудниками.

Мотивация, вовлечение сотрудников

Активное участие персонала существенно влияет на успех любого нововведения. Важно обеспечить открытую коммуникацию, поощрять инициативу, признавать вклад каждого сотрудника в общее дело. В этом помогут: 

1. Премии за лучшие идеи.
2. Внутренние конкурсы, соревнования.
3. Проведение тренингов, семинаров.

Гибкость, адаптация методов

Организация должна уметь приспосабливаться к новым условиям, вовремя вносить изменения в рабочие процессы, быстро откликаться на обратную связь от клиентов и партнеров.

Вот что можно использовать: 

1. Быстрая прототипизация идей.
2. Использование Agile-подходов.
3. Создание кросс-функциональных команд.

Коммуникация, обучение

Все сотрудники должны понимать принципы работы по Демингу и владеть необходимыми инструментами для принятия решений. Среди базовых инструментов: 

1. Информативные стенды, плакаты.
2. Интранет-порталы, внутрикорпоративные рассылки.
3. Семинары, мастер-классы.

Контроль, ответственность

Нужны условия, при которых за каждым принятым решением следует какая-то награда или ответственность. Нужно контролировать исполнение планов и проводить регулярные аудиты. В этом помогут: 

1. Периодические отчеты, презентации.
2. Установленные KPI, система вознаграждений.
3. Аналитика отклонений и рисков.

Резюме

Цикл Деминга (PDCA) действительно способствует повышению эффективности организаций, особенно там, где важна систематичность и постоянное стремление к улучшению. Но он не будет эффективен, если в компании нет сотрудников, способных ответственно выполнить каждый этап. 

Также цикл — это не решение раз и навсегда. Его нужно постоянно повторять, дополнять, совершенствовать другими методиками.